司法書士向けの電話代行サービスを探している方必見
「人手が足りず電話が取りきれない」「外出中に事務所にかかってきた電話を取るスタッフがいない」など司法書士の方も電話に関する悩みを抱えているのではないでしょうか。
上記のような悩みや課題を解決するには、電話代行サービスを導入するのが一つの選択肢です。そこで、こちらの記事では司法書士向けの電話代行サービスを提供している会社を紹介していきます。
司法書士向け電話代行サービスの一覧
| 会社名 | サービスの特徴 |
|---|---|
CUBE電話代行サービス
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司法書士事務所のブランドイメージを大切にする高品質＆英語対応可の電話代行サービス
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ビジネスアシスト |
司法書士、行政書士事務所専用プランを提供 |
ニーズシステム |
専門用語もしっかり聞き取り、メールなどで内容を報告 |
渋谷オフィス |
520時間もの研修を積んだオペレーターが対応 |
ベルシステム24 |
要望に対して柔軟・スピーディに対応が可能 |
電話代行サービス |
お客さまに合わせたオーダーメイド対応 |
テルシンク24 |
多彩な契約プランを用意 |
エンジェル・ファンド・ジャパン |
24時間365日対応の電話代行サービスを提供 |
ネットワーク |
19時まで電話に対応しているので終業後の入電にも対応 |
アフターコールナビ |
電話応対のマニュアルを随時更新し、精度を上げていく |
CUBE電話代行サービス
CUBE電話代行サービスの概要
CUBE電話代行サービスは、オペレーターの応対品質を強みとしてるサービスです。99.2%という高い導入継続率からは、高いサービス品質がクライアントからも認められていることが伺えます。スタッフは司法書士事務所への電話を日々受けているため、法務局をはじめ役所や裁判所、他の士業事務所からの伝言の聞き取りも安心して任せられます。
同サービスを運営している株式会社大阪エル・シー・センターは、社員教育に力を入れています。オペレーターは全員、正社員で秘書検定2級以上の資格を保有。さらには入社後に、1,000時間以上の研修プログラムを受けています。
サービスプランは、低予算で導入できる「シンプルプラン」から、英語と日本語の2カ国語で対応できる「英語対応プラン」まで、自社のニーズに応じて選べます。月額の利用料金は10,000円（税不明）～となっており、大きな予算がかけられない企業でも比較的導入しやすい点も魅力の一つです。
全プランには、「応答後転送サービス」が含まれています。これは、内線のように担当者に直接つなげるサービスです。外出中は代行スタッフに任せ、事務所にいるときは自社スタッフにつなげてもらうことで、重要な連絡を逃さない柔軟な対応が可能です。
オプションとして、Chatwork、Slack、LINEWORKS、Google Chatなどのチャットツールでの連絡内容の報告や伝言の共有もできます。自社の環境に合わせてサービスをカスタマイズすれば、利便性や業務効率をさらに高めることができます。
CUBE電話代行サービスを選ぶべき理由
秘書検定2級以上、電話応対技能検定取得のオペレーターが対応
CUBE電話代行サービスの大きな強みは応対品質の高さです。電話対応を担当するのは、秘書検定を取得し、正しいビジネスマナーと電話応対スキルを身に着けたスタッフなので、新規顧客や既存顧客などからの大事な電話も安心して任せることができます。
CUBE電話代行サービスでは、新規スタッフ入社後、一年間で独自にコース化した研修プログラムを履修。その後も各自のスキルレベルに合わせて研修を継続的に実施しています。新人の独り立ちまでのマンツーマン指導や、定期的な面談など、徹底したオペレーター教育に力を入れています。
スキルが高いスタッフが対応してくれるサービスを選ぶことで、従来の受電取りこぼし防止といった効果のように新規顧客の獲得や既存顧客の流出防止といった効果も見込めます。
ネイティブのチェックを受けたスタッフによる英語対応プラン
CUBE電話代行サービスには、海外留学や海外事務の経験を持ち、ネイティブスピーカーによるスキルテストをクリアしたオペレーターも在籍しています。英語対応プランを選べば、外国人在留者や外資系企業の取引先とのやりとりがある事務所でも導入できます。
英語対応プランには日本語の電話代行も含まれており、他のプランと併用する必要はありません。「日本語が主だが、たまに英語の問い合わせがくる」という企業にとって便利なプランです。
サービス保証制度あり！満足しなかった場合は全額返金
CUBE電話代行サービスでは、安心して利用してもらえるよう、「サービス保証制度」を導入しています。サービス開始1ヶ月以内に、「まったくメリットがなかった」、「満足できなかった」と判断された場合には、費用（初期登録料・会費・保証金）を全額返金しています。
解約手続きも専用用紙に記入をし、FAXで送信するだけという簡単さなので、安心してサービスを利用開始することができます。
CUBE電話代行サービスの導入事例
マニュアル一辺倒ではない、柔軟な対応に感銘を受けた
元々大手の電話代行業者を2年程使っていました。電話がつながりにくかったり、オペレーターのスタッフ間で情報共有が出来ておらず、キューブさんへ乗り換えました。 導入後に、仲の良い知人に頼んでやってもらった覆面調査電話でも特に問題なく応対いただけましたし、マニュアル一辺倒ではなく、機転を効かせた対応もしていただけているようで選んで良かったと感じています。応答後転送を使えるのは、ものすごく重宝しています。
CUBE電話代行サービス公式HP：(https://www.cube108.jp/case/case1.html）
手を止めずに作業ができて満足！
日々の電話の件数が多いため、事務員が電話の度に手が止まってしまい、作業もその分遅くなっていたので、作業効率を上げるためと、現場スタッフの業務量軽減になればと思い電話代行を導入しました。導入後、自分が思っていたよりも多くTELが月間500件程も鳴っていて、受電をCUBEに任せたことで現場から手を止めずに作業ができていると喜びの声も上がっていて、非常に助かっています。
CUBE電話代行サービス公式HP：(https://www.cube108.jp/case/case1.html）
英語対応を依頼して５年目
当時、英語対応もしてくれる代表電話受付代行サービスは、キューブさんだけでした。 対応と連絡が的確で丁寧です。いつも安心して対応してもらっているので、集中して仕事に取り組めます。
CUBE電話代行サービス公式HP：(https://www.cube108.jp/case/case1.html）
CUBE電話代行サービスの料金
利用プランは以下の通りで、自社の業務形態やニーズに合わせて選べます。
- シンプルプラン：11,000円（税込）
- スタンダードプラン：27,500円（税込）
- 英語対応プラン：16,500円（税込）
CUBE電話代行サービスの会社概要
| 会社名 | 株式会社大阪エル・シー・センター |
|---|---|
| 所在地 | 大阪市北区梅田1丁目11番4-1100号 大阪駅前第4ビル11階 |
| URL | https://www.osakalc.co.jp/ |
電話代行サービスとは？
「電話代行サービス」とは、企業や事務所などにかかってきた電話を代行業者に転送し、オペレーターが自社・事務所のスタッフとして電話の応対を行います。その内容や応対内容については、電話やメール、さまざまなチャットサービスなどを活用して報告が行われるといったサービスです。
こちらのサービスでは電話応対のトレーニングを受けたプロフェッショナルが対応を行っていくため、品質の高い電話応対を提供できる点が特徴となっています。
司法書士事務所が電話代行サービスを利用するべき理由
電話対応を行う人員の採用が必要ない
電話代行サービスを利用した場合、電話対応を行う人員を採用する必要がなくなり、採用コストや教育コスト、また教育にかかる時間なども必要なくなります。電話代行サービスを利用するにも費用が必要となりますが、スタッフを採用するよりもコストを抑えることが可能です。
さらに電話代行会社側でもしっかりと研修を行っていますので、新たに事務所で電話応対や基本的な業務知識などに関する教育を行う必要がない点もポイントのひとつといえます。
電話をかけてきた方に対してスムーズに対応ができる
電話代行サービスで応対を行うオペレーターは、上記の通りしっかりと研修を受けています。さらに士業の電話代行サービスの場合、専門的な用語などにも対応できる会社もあります。そのため、電話をかけてきた方に対してスムーズに対応を行えますので、良い印象に繋がると考えられます。
またオペレーターは、基本的なビジネスマナーに関する研修もしっかりと受けています。その中では、正しい言葉遣いなどについてもトレーニングを受けており、日々の業務でも丁寧な受け答えを心がけていますので、クライアントに寄り添った親切な対応を行えます。
クレームに対しても状況に応じた対応が可能
時には事務所にクレームの電話がかかってくる場合も考えられますが、電話代行サービスのオペレーターは、クレームが入った場合でも状況に応じた対応ができます。この点から、電話の応対内容による二次的なクレームに発展することを防げるといった面もあります。
司法書士事務所が電話代行サービスを利用するメリット
クライアントに「電話がいつでも繋がる」という信頼感を与えられる
司法書士事務所へ電話をかける場合、そのクライアントは何らかの相談をしたいと考えている状況であると予想できます。
クライアントにとっては用件だけでも伝えられることで少しは安心すると考えられますが、特に少人数で運営している司法書士事務所の場合には、常にスタッフのみで電話を取りこぼさずに対応するのは難しいといえます。
このような場合に電話代行サービスを利用すると、クライアントからの電話を取りこぼさずに対応することが可能になります。さまざまな代行会社がサービスを提供していますが、中には24時間365日の電話対応を行えるところもありますので、事務所のニーズに応じてサービスを選択することがおすすめです。
重要な電話のみを取り次いでくれる
事務所にかかってくる電話は、クライアントからの電話以外に営業電話やアンケート調査といった内容のものも。しかし、ただでさえ忙しい中でこのような電話に時間を取られるのは煩わしいと考える方も多いはずです。しかもこのような電話に対応している間に大切な電話を取り逃がす可能性もあります。
電話代行サービスの利用により、一次受付を行った上で不要な電話は取り継がないといった対応も可能となります。そのため、重要な電話やクライアントからの相談事にかける時間を増やすことに繋げられます。
業務に集中できる
事務所で作業中に電話が鳴った場合、電話を取るには一旦作業をストップする必要があります。そうなると、どうしても作業効率の低下は避けられません。また、来客中に電話が鳴り続けているためにお客さまとの話に集中できないといった状況も考えられます。
このような場合もオペレーターが入電を全て対応してくれますので、業務に集中することが可能に。電話が多く作業がストップしがちな場合にも、電話代行サービスの利用によって業務効率のアップが期待できます。
電話代行サービスでよくある質問
電話代行サービスの費用相場は？
各社により異なりますが、今回ご紹介しているサービスで比較した場合には月50コールまでの場合は月額5,000〜10,000円程度が相場となっていますが、コール数が同じだったとしても対応時間やサービス内容が異なるケースもありますので、どのようなサービスが含まれるのかをよく確認することが大切です。
また、コールオーバー時の料金は、1件あたり100〜150円と設定している業者が多くなっていますが、プランなどによっても異なるため、こちらもあらかじめチェックしておきたい部分といえます。
電話代行サービスを選ぶ際の注意点は？
情報漏洩のリスクに備える
電話代行サービスを利用する場合には、まず「情報漏洩」のリスクに注意する必要があります。基本的には電話代行サービスでは社内規定やコンプライアンスについてもしっかりとしているものの、情報漏洩のリスクはゼロではないと考えてあらかじめ対策を行っておくことが大切です。
電話でのやり取りの中では、個人情報や機密情報が含まれるケースも。そのような場合には担当者からの折り返しを行う旨を電話先の方に伝えて社内の人間が対応する、という流れにすることも対策のひとつといえます。
想定外の事態にも備えておく
オペレーターは電話対応のプロフェッショナルではあるものの、想定外の問い合わせを受けた場合などに対応しきれない可能性もあります。何かを知りたくて電話をしたもののそれに対する回答が得られないと、顧客満足度の低下につながることも考えられます。
このように想定外の事態が発生した場合に対応するためには、オペレーターに事前に説明をしておくのもひとつの方法ですが、代行業者の中には専門的なサービスを提供しているところも。あらかじめ、自社のニーズに合った対応ができると考えられる業者を選択するといった方法もあります。
司法書士向け電話代行サービスのまとめ
この記事では、司法書士向けの電話代行サービスを提供する業者を10社紹介してきました。士業は専門用語が多く、通常の電話代行よりも丁寧な電話対応が求められます。自社に合った業者を選ぶことで、電話対応にかかる手間を削減しながら自社スタッフの人件費も抑え、本業に専念することができます。会社を選定するにあたっては自社とのマッチ度やサービス内容を吟味しましょう。
- 免責事項
- 本記事は、2023年9月時点の情報をもとに作成しています。掲載各社の情報・事例をはじめコンテンツ内容は、現時点で削除および変更されている可能性があります。あらかじめご了承ください。
