専門性の高い弁理士事務所が電話代行サービスを利用するには、相応の知識・経験・マニュアル等のある実績豊富な業者を選定する必要があります。ここでは、弁理士事務所への対応が可能な電話代行会社8社をピックアップし、それぞれの特徴や費用の目安をご紹介しています。
弁理士向け電話代行会社の一覧表
弁理士向けの渋谷オフィスに対応している会社を8社ご紹介します。まずは、各社の特徴やサービス利用料金の目安を分かりやすく一覧で比較してみましょう。
| 会社名 | サービスの特徴 |
|---|---|
CUBE電話代行サービス
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弁理士事務所のブランドイメージを大切にする高品質＆英語対応可の電話代行サービス
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ビジネスアシスト |
特許関連の専門知識を持つ専任チームが対応 |
渋谷オフィス |
弁理士電話代行は得意分野の1つ 。最初の1か月は実質的なお試し期間 |
BusinessCall（ビジネスコール） |
リアルタイムで電話内容を確認できる。Pマークも取得済み |
テルリンク |
十分な研修を受けたプロのオペレーターが電話対応。1か月無料のお試し期間あり |
Biz on call |
業務開始前に徹底したオペレーター研修を実施。英語対応も可能 |
ニーズシステム |
創業39年の豊富な実績を誇る、法律関連を中心とした士業専門のサービス |
電話代行サービス（電話代行サービス株式会社） |
初期費用0円で月額7,700円（税込）からの低コスト |
エンジェル・ファンド・ジャパン |
メール代行サービスの併用でビジネスチャンスを逃さない |
CUBE電話代行サービス
CUBE電話代行サービスの概要
CUBE電話代行サービスは、秘書検定2級以上の資格を持つ正社員オペレーターが対応する、質の高い電話代行サービスです。導入継続率は99.2％と非常に高く、司法書士事務所や役所、裁判所からの電話対応にも対応可能です。
月額料金は11,000円から利用でき、シンプルプランや英語対応プランなど多様なプランが揃っており、業務効率化に大いに貢献します。また、SlackやChatworkといったチャットツールにも対応しており、リアルタイムでの情報共有が可能です。
CUBE電話代行サービスを選ぶべき理由
秘書検定2級以上、電話応対技能検定取得の正社員オペレーターが対応
CUBE電話代行サービスは、秘書検定2級以上を取得した正社員オペレーターが担当し、専門性の高い弁理士事務所に最適な高品質な電話対応を提供します。
1,020時間以上の研修とマンツーマンの指導を受けたオペレーターが、専門用語やビジネスマナーに精通しているため、クライアントに対して迅速かつ正確な対応が可能。業務効率を高めると同時に、クライアントとの信頼関係を強化します。
さらに、専門業務に集中しつつ、電話対応の質を維持できるため、顧客満足度の向上や新規顧客の獲得にも貢献します。 電話代行を活用することで、コスト効率が向上し、繁忙期や不在時でも大切なクライアントからの連絡を逃すことなく対応できます。
また、専門的な知識が求められる場合でも、オペレーターが的確に応対し、ミスを防ぐことで、事務所の信頼性を長期的に高めることが可能です。
ネイティブのスキルチェックを受けたスタッフによる英語対応プラン
CUBEの英語対応プランは、国際的なクライアントを多く抱える弁理士事務所や企業にとって、最適なサービスです。
ネイティブレベルのスキルを持つオペレーターが、日本語と英語の両方に対応し、海外からの問い合わせにも迅速かつ正確に応対します。
このプランを導入することで、英語対応スタッフの雇用や教育にかかるコストや時間を大幅に削減でき、業務効率が飛躍的に向上します。
特に、国際業務に集中したい経営者にとっては、重要なビジネスチャンスを逃さずに対応できる点が大きなメリットです。
Teams、Chatwork、Slack等メンション報告も対応
CUBE電話代行サービスは、Teams、Slack、Chatwork、LINEなど、さまざまなチャットツールに対応しており、リアルタイムで電話の内容を報告することが可能です。
これにより、社内の業務フローに合った方法で情報を共有し、業務効率化をさらに促進できます。
既存のツールをそのまま使えるため、新たなツール導入の手間を省くこともできます。
CUBE電話代行サービスの導入事例
大阪府大阪市北区 特許事務所様 導入16年目
長年お世話になっていますが、困ったことは一つもありません。キューブさんへ24時間転送していて、事務所にいる時は携帯電話へつないでもらい、不在時には用件を聞き取ってメールで報告をもらっています。営業電話は取らなくて良く、スタッフ皆さんの対応が丁寧で取引先への印象も良く、満足しています。
引用元：CUBE電話代行サービス公式HP（https://www.cube108.jp/case/case9.html）
埼玉県さいたま市 特許事務所 導入5年目
英語と日本語を両方の対応の少ない件数のプランがあり導入しました。特許庁受理官庁や審査官からの電話も正確に報告をもらえるので助かっています。
引用元：CUBE電話代行サービス公式HP（https://www.cube108.jp/case/case9.html）
鹿児島県鹿児島市 特許事務所 導入6年目
送ったスケジュール通りに対応してもらっています。営業を省いて内線感覚でつないでもらったり、不在の際は戻り時間を伝えてもらったり秘書の様な存在です。
引用元：CUBE電話代行サービス公式HP（https://www.cube108.jp/case/case9.html）
CUBE電話代行サービスの料金プラン
- シンプルプラン: 11,000円（税込）
- スタンダードプラン: 27,500円（税込）
- 英語対応プラン: 16,500円（税込）
CUBE電話代行サービスの会社概要
| 会社名 | 株式会社大阪エル・シー・センター |
|---|---|
| 所在地 | 大阪市北区梅田1丁目11番4-1100号 大阪駅前第4ビル11階 |
| URL | https://www.osakalc.co.jp |
弁理士向け電話代行会社とは？利用するメリット
本来やるべき業務に集中できる
知的財産権の出願資料を作成するにあたり、弁理士は非常に細かいリサーチや計算を重ねる必要があります。これらの業務には思考の流れがあるので、可能な限り集中力を妨げる要素を排除しなければなりません。
しかしながら、どうしても集中力を様投げるやむを得ない要素があります。それが電話対応です。
電話対応を電話代行会社に任せれば、本来やるべき業務に集中できる環境が創出されます。仕事の質もスピードも上がり、お客様からの満足度も向上することでしょう。
外出中や打ち合わせ中でも安心して電話対応を任せられる
外出したり打ち合わせしたりなど、弁理士は事務所を不在にすることが多い仕事。事務スタッフが常駐している事務所なら問題ありませんが、一人事務所の場合、たとえ電話転送をかけていても上手に電話へ対応できないことも多いでしょう。
電話代行会社を利用すれば、事務所不在中の電話にも漏れなく対応が可能。電話オペレーターが対応した電話の中に、大事なビジネスチャンスが潜在しているかもしれません。
既存のお客様の満足度アップに貢献する
事務所へ電話をかけてくる人は、新規のお客様ばかりではありません。当然ながら、既存のお客様からの問い合わせ電話もたくさん入ります。
大事な既存のお客様が電話をかけてきたにも関わらず、電話に出られないことが多い状況では、やがてお客様からの信頼を低下させる恐れもあるでしょう。
電話代行を利用すれば、既存のお客様からの電話にも漏れなく対応が可能。満足度が維持され、お客様との信頼関係も長期的に維持できるでしょう。
弁理士向け電話代行サービスでよくある質問
Q1.弁理士が電話代行を利用するべき理由とは？
ビジネスチャンスを逃さないため
一昔前に比べ、現代は知的財産権が重視される時代となりました。時代の変化に伴い弁理士業務も増えてきたのですが、一方で少しでも多くの顧客を獲得するために事務所間での競争が激化。ビジネスチャンスを逃さないためには、外出中や定休日に掛かってくる1本の電話も無駄にできなくなりました。
不在時にかかってくる電話の中には、大きな案件が潜在しているかもしれません。しかしながら、電話をかけた相手は、「不在のようだし、急ぎだから別のところにお願いしよう」と考える可能性もあります。競争が激化する弁理士業界でビジネスチャンスを逃さないようにするため、電話代行会社を利用するべきでしょう。
繁忙期と閑散期の波があるため
知的財産権の出願を行う主体の多くは企業なので、出願の件数は企業全体の景気に左右されると言われています。景気の良い時期と景気の悪い時期で、出願業務の繁忙期と閑散期を体感している弁理士先生もいるのではないでしょうか？
不況の影響を受ける可能性の高い弁理士事務所において、人件費の視点から常勤スタッフを雇うことはリスク。必要な時期に必要なだけ利用できる電話代行サービスは、弁理士事務所の合理的な運営に貢献します。
Q2.弁理士向け電話代行会社の選び方のポイントは？
電話オペレーターの質を重視する
電話代行会社を選ぶ際、第一に重視すべき要素はオペレーターの質です。
電話オペレーターにとって、丁寧な言葉使いができることは当然必要とされる能力ですが、ほかにもお客様のニーズを的確に理解できる能力や、お客様に気持ちよく電話を切ってもらえる柔らかな対応力なども、非常に大切な能力です。これらの能力は、一朝一夕で身につくものではありません。
電話代行会社が提供しているお試し期間なども利用し、電話オペレーターの質を確かめてから契約を検討しましょう。
知的財産権に特化した業務に対応できる会社を選ぶ
第二に重視すべきポイントが、知的財産権の特化した業務に対応できる会社を選ぶことです。
弁理士事務所に知的財産権の相談や依頼をする相手方は、相応の専門的な知識を持っています。電話の中で専門用語を使うこともあるでしょう。そのような電話の中で、専門用語の意味も分からず不明瞭な対応をした場合、大事なビジネスチャンスを逃す恐れがあります。新規問い合わせのチャンスを逃すだけではなく、既存のお客様に対しても不信感が蓄積していくかもしれません。
電話オペレーターは、弁理士事務所にとって単なる受付・取次担当ではありません。営業的な要素も持つ重要なスタッフです。
弁理士事務所の電話代行実績をチェックの上、高い専門性を持つ電話代行会社を選びましょう。
自社のニーズに応じて柔軟なサービスを提供できる会社を選ぶ
第三に重視すべきポイントが、自社のニーズに合わせた柔軟なサービスに対応できることです。
同じ弁理士事務所でも、そのビジネススタイルにより電話代行へ求めるものは異なります。標準プランで十分な事務所もあれば、自社に合わせた特別なメニューも必要となる事務所もあるでしょう。
ニーズにマッチしたサービスを過不足なく提供できる電話代行会社は、御社の業務効率化とコスト削減に貢献します。
弁理士向け電話代行サービスのまとめ
この記事では、弁理士向けの電話代行サービスを提供する業者を8社紹介してきました。電話代行サービスを導入することで、業務の効率化が図れるだけでなく、顧客満足度の向上も期待できます。会社を選定するにあたっては自社とのマッチ度やサービス内容を吟味しましょう。
- 免責事項
- 本記事は、2023年9月時点の情報をもとに作成しています。掲載各社の情報・事例をはじめコンテンツ内容は、現時点で削除および変更されている可能性があります。あらかじめご了承ください。
