テレ窓の導入事例や口コミ評判、費用について詳しく解説しました

テレ窓とは？

画像引用元：テレ窓公式サイト（https://telemado.loopgate.jp）

「テレ窓」とは、テレビを見ているかのような感覚でオンライン相談が行えるシステムです。オンライン相談のほか、リモート接客・遠隔接客といったようにさまざまな活用方法があります。

テレ窓を使用する際には難しい操作は必要なく、専用のシステムで接続するだけ。初めて使うお客さまでも戸惑うことなく使用できます。

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テレビを見る感覚でオンラインで窓口対応できる「無人受付システム」

テレ窓を使用することによって、まるでテレビを見ている感覚で対応ができます。音声はもちろん映像・資料などを交えながら窓口対応や相談対応を行えるようになります。このシステムのポイントは「無人受付システム」である点です。

窓口に対応を担当するスタッフを置いて、お客さまがいらっしゃった時に対応するのではなく、窓口にテレ窓の専用システムを設置しておくことによりお客さま対応がとなります。

また、テレ窓の使用によって専門スタッフへのオンライン相談も容易になります。それぞれの拠点に専門的な知識を持ったスタッフを配置することなく、コールセンターなどでお客さまからの相談を受けられるので、対応できるお客さまの範囲を広げられます。

このようにテレ窓の導入によって、お客さま企業の可能性をさらに拡大することにつなげられるといえます。

窓口だけでなく「テレビ窓口」「リモート接客」にも活用できる

窓口での対応に活用することはもちろんですが、テレビ窓口やリモート窓口としても活用できる点もテレ窓の特徴です。この機能により、普段は専門で対応するスタッフが常駐していない支店や出張所にテレ窓を設置しておくことでお客さま対応が行えます。

もし急にお客さまが訪問した場合でも、テレ窓経由でコールセンターに接続してお客さま対応ができるためお待たせすることもありません。まるで有人対応を行っているように、「等身大」でのお客さま対応を実現できます。

会社の窓口での対応の他にも、例えばマンションで管理人が常駐していない場合や、管理人が常駐している時間以外の対応なども可能です。この場合もカウンターにテレ窓の専用端末を設置することによって必要に応じてコールセンターでの対応が可能となります。

Web会議システムよりも簡単に運用できる

「テレ窓」の特徴としては、一般的に使用されているWeb会議システムよりも運用が簡単である点が挙げられます。

もしWeb会議システムをオンライン相談として使用することを考えると、都度発行された接続用URLをお客さまに伝えた上で、お客さまとオペレーターがそれぞれのデバイスで接続用のURLに接続する、といった作業が必要となります。

このことから、お客さまの通信環境やどのようなデバイスを使うかによって通話品質が左右されてしまうため、画面が小さくて表情がわかりにくい・音声が聞き取りにくいといった問題が発生してしまいますが、オンライン相談システムはそのようなことはありません。

お客さまは、窓口に来たら用意してある椅子に座り、専用システムで接続を行うのみで通話を開始できますので、難しい作業を行う必要がないといった点が特徴のひとつです。誰でも簡単に問い合わせができる、といった点がテレ窓の特徴となっています。

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テレ窓とはこんな企業におすすめ

• 専門の担当者が限られているため、支店・支社・出張所に来訪されたお客様の対応ができない
• 特定の時期だけお客様が増えるが、そのために専門のスタッフを増員するのが難しい
• コロナ禍で従業員が減ってしまったため、急な増員が難しい

テレ窓導入の流れ

テレ窓を導入する際の流れは下記の通りとなっています。

• モニターを設置する
• 本体・マイク・カメラを設置する
• ボタンスイッチを設置する

このように、テレ窓は「たった3ステップでオンライン相談窓口が設置可能」なシステムです。必要なものが揃った専用パッケージが用意されているため、導入作業も非常にシンプルで専門知識なども不要です。さらに、お客さまの対応方法や要望に合わせた形で構成する機器を組み替えられるので、希望する場合には専門のコンサルタントに相談することをおすすめします。

テレ窓導入のメリット

本社で支社や支店のお客さま対応が可能

テレ窓の導入により、「支社」や「支店」、「出張所」に訪問したお客さまへの対応が可能になります。企業側においては、お客さま対応のために支社などにスタッフを向かわせる必要がなくなりますし、人員の調整をしやすいといったメリットがあります。

またお客さま側でも、本社に足を運ぶ必要がない、待たずに対応してもらえるといったメリットがあります。特に本社が遠く訪問するのに時間がかかるといった場合に非常に便利だといえます。

そして、電話などと異なり実際に相手と顔を見ながら話せるため、必要に応じて資料などをお互いで確認しながら話を進められます。このことから、話がしにくい・なかなか話が通じないといった状況も起こりにくいと考えられます。

このように、テレ窓の導入により企業側・お客さま側双方でメリットが得られます。

Web会議システムよりも運用がしやすい

テレ窓のシステムはWeb会議システムと似ているといったイメージを持つ方もいるかもしれませんが、テレ窓の場合は接続URLの発行が必要ないなど、より利用しやすいシステムとなっています。

接続URLの発行が不要になると、そのURLに双方でアクセスするといった作業が不要になります。お客さま側でも特に作業をすることなく会話を始められるため、スムーズに対応をスタートできます。

テレ窓では、必要な機器をセットにした専用パッケージを用意しています。その中には、縦置きモニタが含まれており相手の表情などがしっかりと見える形で話ができます。相手の顔をしっかり見ながら話すことができるため、オンラインでもコミュニケーションがとりやすい、といったメリットもあります。

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テレ窓の活用シーン

官公庁

官公庁においては、これまで本庁に足を運ばないと相談などができなかった手続きについて、テレ窓を設置することによりオンライン相談ができるようになり、公共サービスのレベルを上げられます。

また、必要書類に関する相談をしたいといった画面に書類を映しながら一緒に書き方を確認したり、オンライン手続きのやり方を説明しながら一緒に進めるといったことも可能になります。

手続き方法などのマニュアルを読んでも専門用語ばかりでわからずオンライン申請ができない、といった方がいる場合でも、本庁まで足を運んでいただくことなく近くの窓口での説明が可能になります。

ホテル・旅館

ホテルや旅館のフロントには多くの場合スタッフがいてお客さま対応を行っていますが、夜間の場合などにはスタッフが不在といったケースもあります。また、突発的な何かが起こった際にどうしてもフロントを離れることもあるのではないでしょうか。

このような場合においても、テレ窓の活用でいつでもチェックインの受付や、利用者に対して館内の案内などが行えます。フロントだけではなく、各フロアに設置することもでき、お客さまは気軽に利用できます。

また、通訳サービスと提携することによって、外国から訪問しているお客さまにも対応できる体制を整えられます。これまで外国人のお客さまへの接客が課題となっているケースにおいても活用できます。

旅行代理店

旅行代理店の場合、土曜日や日曜日、祝日などは受付が非常に混み合う傾向があります。テレ窓を設置することによって、この混み合う時間帯をコールセンターで対応可能すれば、お客さま対応をスムーズに進めることができ、待ち時間を短縮できます。

それぞれの支店や店舗で人員を増やして対応しようとすると、繁忙期以外は人員過剰になってしまうなど非常に調整が難しくなりますが、コールセンターでの対応が可能であれば、状況に応じた対応が可能になります。

また、コールセンターに外国語対応が可能なスタッフを配置することによって、外国人のお客さまへの対応もスムーズに行えるため、顧客満足度の向上にもつなげられるでしょう。

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テレ窓の利用料金

テレ窓では、お客様のご要望に応じて料金を提案しています。サービス内容の詳細については資料をダウンロードしてご確認ください。

テレ窓の導入事例

市役所の窓口業務をリモート化

市民からは身近な出張所でも、対応する業務を増やしてほしいという声があがっていましたが、職員配置やシステム整備などの課題がありました。これらに対し、関係部署と改善に向けた協議を行う中で、DX推進の観点からテレビ窓口をスタートすることとしました。（中略）
評判は良いですね。使っていけるイメージをもっています。画面で一緒に書類を見ることができますし、とても鮮明に映るので。書画カメラやヘッドセットなどオプションも色々試しながら使っています。専用ボタンで市民の方にも簡単に画面の切り替えをしていただけますし、操作や品質などの面で特に満足しています。
引用元：ギンガシステム株式会社公式HP(公式HP(https://loopgate.jp/cases/city-kitakyushu-lg/）

拠点間の空間共有を実現してコミュニケーションの機会を創出

今までは名南物流センターと本社とでは節目の食事会ぐらいしか社員同士の交流はなかったですが、毎日画面越しに挨拶するようになっているので大きな変化だと思います。

名南物流センターと本社の社員は、異なった業務をしておりますので、仕事上で連携したりコミュニケーションを取る必要がもともと少ないので、社員同士のコミュニケーションに関して影響は少ないのかもしれません。変化があったのは、「拠点間での管理者同士の会話」と「本社駐在の管理者から名南物流センター社員への声掛け」だと感じています。

お隣オフィス導入後は「これってどうだっけ」という些細なレベルでも気軽に画面越しで相談できていますし、合同で朝礼も行っています。
引用元：ギンガシステム株式会社公式HP(https://loopgate.jp/cases/suzuken-joinus/）

拠点の従業員とのコミュニケーションが増えた

タクシーは、コミュニケーションが一番大事なんです。経営者・管理職も含めてそんなに多いわけではない、中小企業では。そういう観点でも、責任あるものが営業所に行けていないというのは問題だったのです。

できるだけリアルに行けるようにしたいのですが、画面越しに会えるようになったのは良かったなと思います。
本当に他愛も無い話ですけどね（笑）、「今日は暇やな～」とか、終わってから話すにしても。でもそんな他愛も無い話をするかしないかが大きいのだと思います。

親近感がわくようなシステムを入れたことで営業所の人も近づけるという感じです。画面越しでどうこうすることでもないのですが、「またそっちいったとき話すわ」とか、そういう日常の些細なやり取りが生まれています。
引用元：ギンガシステム株式会社公式HP(公式HP(https://loopgate.jp/cases/kotosan-taxi/）

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テレ窓の利用でよくある質問

導入は大がかりになりますか？

テレ窓の導入については基本的に容易に設置を行えます。もし機械が苦手といったお客さまの場合でも自分で設置を行えますが、万が一不明点がある場合にはテクニカルサポートを利用して設置する、訪問設置サービスを利用して設置する、といったことも可能となっています。詳しくは担当コンサルトまで直接お問い合わせください。

「テレ窓」をパソコンやタブレットでできませんか？

パソコンやタブレットを使用することも可能です。ただし、パソコン自体で他のアプリ動作などの影響により接続状況が安定しない可能性も考えられます。以上から、安定した接続を実現するためにも、専用機の使用が推奨されています。

壁に設置することはできますか？

壁への設置も可能です。その場合には、壁掛け金具などを使用することで設置できます。

テレ窓の運営会社の概要

本記事のまとめ

ギンガシステム株式会社が提供する「テレ窓」について紹介してきました。お客さまの対応をスムーズにする、また各地にある拠点間のコミュニケーションをスムーズにするといったようにさまざまなメリットがあるシステムとなっています。

お客さま対応に課題を持っている、また支店や営業所とのコミュニケーションを活発にしたいといった悩みを持っている場合には、「テレ窓」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。