スマートセッション(ペーパーレス会議システム)の導入事例や口コミ・評判、費用について徹底リサーチ！

事例1：株式会社TBSテレビ

• 事業概要：放送法による放送事業ほか

課題：印刷コストと煩雑化する会議資料の管理に頭を悩ませていた
企業で毎日のように行われている会議。そこで使用される資料の量は膨大なものとなっている。増える一方の印刷コストと煩雑化する会議資料の管理に頭を悩ませていた。テレビ局では、毎日のように数多くの会議が行われているが、それに伴い利用される資料もまた、膨大な量となっていた。そのため印刷コストの削減と、会議に関する業務の効率化は全社的なミッションとなっていました。これらの問題を解決する手段として、2010年にペーパーレス会議システムの導入が検討されることとなったのである。ただ、いきなり導入するのはリスクが高い。そこで同氏は、試験的な導入ができるシステムを探すこととなる。

それから半年間、それこそ「脚を棒のようにして」IT関連の展示会を巡り、その結果同氏は、ようやく安くテスト出来るシステムと出会い、導入実験を行なったのだが、実際にそのシステムを使ってみると「ほとんど使い物にならなかった」という。結局、最初の導入テストとしては残念な結果に終わり、同氏は再び新たなシステムの検討を開始した。「正直なところ、これ以上展示会巡りで、労力をかけるのは避けたい状況でした。そこで、付き合いのあるベンダーさんに、提案してもらうことにしました」

導入後：業務効率は格段に上がった

導入前と比較すると業務効率は格段に上がったそうだ。「資料を配布する事象は、事前にサーバー上の仮想会議室にファイルを置いておくだけで参加者がiPadから資料を閲覧できるうえ、修正が発生した場合でも、ファイルを差し替えれば済むので便利です」また、「会議参加者が急に追加になった時でも、iPadの参加者リストの設定をすぐに変更出来る」など、多くの仕様変更に対応してくれたからである。
引用元：スマートセッション公式サイト（https://www.nicnet.co.jp/next/smartsession/voice/detail/tbs.html）

事例2：ユニチカ株式会社

• 事業概要：高分子事業・機能資材事業・繊維事業・その他事業

課題：A3用紙にびっしりと細かな計数が並ぶ表が見えづらい

当社では、会議で使用する書式がA3用紙であり、びっしりと細かな計数が並んだ表も多くありました。ペーパーレス会議システムの導入に際し、A3サイズの用紙を一般的なA4サイズのタブレットで表示すると細かな数値はとても見えづらくなります。しかし、社内のA3サイズの会議書式をA4サイズに全面的に切り替えることも難しく、また、A3サイズの大型のタブレットも検討しましたが、将来的にリモート会議も念頭に入れ、持ち帰る場合の携帯性も下がることから非常に頭を悩ませていましたが、スマートセッションの「枠固定表示」のおかげで、そういった課題がすべて解決され、運用を大きく変えることなくスムーズに紙から電子への移行が出来ました。

使いやすいシステムでスムーズに導入できた

ペーパーレス会議システムを導入するうえで重要視したポイントは、「メモの感触」と「使いやすさ」です。

「メモの感触」とは、会議の出席者が実際に紙の資料にメモで書き込むこととほぼ同じような感覚が得られるかということです。出席者が会議中に書いたメモが少しでもズレたり、遅れて表示されると、たちまち「紙資料に戻した方がいい」という意見が出かねないということは想定していましたので、タブレットに書いたメモがずれず、筆跡のとおり遅延なくメモが表示されるか、というところにこだわりました。

次に、「使いやすさ」とは、誰でも直感的に使えるわかりやすい操作性を持っているかということです。当時の社内は、スマートフォン利用者だけではなく、一部ガラケー利用者もおり、できるだけ簡単に操作方法を理解でき覚えてもらえるシステムを求めていました。
会議出席者の会議中のメモのスタイルも一人ひとりがバラバラで、赤鉛筆でメモする方、2色のマーカーを使い分ける方、ペンとマーカーで使う方、アンダーラインや線を引くことが多い方とそれぞれの会議中のメモスタイルを、ペーパーレス会議でも出来るだけ簡単な操作で再現できることもスマートセッション選定のポイントでした。

引用元：スマートセッション公式サイト（https://www.nicnet.co.jp/next/smartsession/voice/detail/unitika.html）

事例3：アパグループ株式会社

• 事業概要：ホテルやマンションの開発と関連事業

課題：以前使用していたシステムのコストやインターフェイスに不満

アパグループがペーパーレス会議システムを導入したのは2016年のこと。客室のテレビに館内案内などを表示するアパデジタルインフォメーションシステムを開発し、紙の削減を進めていたタイミングということもあり、社内の会議等においてもペーパーレス化の機運が高まっていた。しかし導入以降、年々利用者が増えるにつれ課題が浮き彫りになっていったという。

「以前から別のペーパーレス会議システムを利用しておりましたが、年々利用者が増えるにつれ、費用がかさんでくることへの課題を感じておりました。また、システムへの画像アップロード時における画質の劣化や動画のアップロードができない点、発表者の切り替えや資料の同期に時間がかかる点など、インターフェイス面でも様々な課題を感じていました」

既存システムが抱えていた課題を解決、発表の質も向上

スマートセッションは画質が良好で、動画のアップロード機能も搭載。さらに複数の資料をストレスなく切り替えられるなど、既存システムが抱えていた課題を解決できたという。また、通常はiPadから利用するが、一部のユーザーはPCから利用しており、その際も端末間で使い勝手や機能に大きな差がない点も好印象だったとのことだ。 現在、スマートセッションは同社で行われる様々な会議や打ち合わせで使用されている。たとえば、前述した数百人規模の会議だ。全国のアパホテルから全支配人が参加する一大イベントであり、毎月1回のペースで開催されている。

発表の質もスマートセッションで向上した。たとえば、資料内での動画活用だ。アパホテルではフロントでQRコードをかざすとチェックインできる「1秒チェックイン」を提供しているが、その際に鳴る音を会員ステータスに応じて出し分けている。この機能について社内プレゼンを行った際、スマートセッションの動画機能のおかげで実際の「音」を会議参加者に聞かせることができたのだという。

引用元：スマートセッション公式サイト（https://www.nicnet.co.jp/next/smartsession/voice/detail/apagroup.html）