会議室予約システム15選比較！おすすめポイントや料金評判をキャククルが独自に徹底調査

会議室予約システム一覧

会議室予約システムを15サービス紹介していきます。各システムの特徴・料金を踏まえたうえで、自社に合ったシステムを導入してください。※創業年数は2022年12月14日時点

【PR】QRコードを読み取るだけで会議室の空き状況を可視化！
簡単操作で業務効率化するなら

Colorkrew BizはQRコードを読み取るだけの簡単操作で、会議室の空き状況といったオフィスの状況を可視化できるビジネスコンシェルジュツールです。
これまで発生していた、空いている部屋を探すために、スケジュールを毎回確認するといった無駄な作業も削減することができます。

Colorkrew Biz（旧Mamoru Biz）

画像引用元：株式会社Colorkrew「Colorkrew Biz」 公式サイト（https://colorkrewbiz.com/）ac

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Colorkrew Biz（カラクルビス）※旧Mamoru Biz の特徴

会議室の空き状況の確認＆予約までをワンストップで行える機能を搭載
株式会社Colorkrewのビジネスコンシェルジュツール「Colorkrew Biz（旧Mamoru Biz）」は、業務効率化に役立つさまざまな機能を持つビジネスツールで、座席管理サービス利用者数で、No.1（日本マーケティングリサーチ機構調べ）を取得しているサービスです。

会議室予約に役立つ機能のひとつに「スケジューラー」と呼ばれる機能を搭載しており、設備予約機能も搭載しています。

会議室の空き状況の確認から設備予約まで行える機能で、人の予定調整と会議室の予約を同時に行うことが可能です。

PCだけでなく、スマホでも同じ機能が利用できるため、導入すれば移動中に会議室の空き状況の確認から予約までの作業が完結できるようになります。

30日間の無料トライアルを実施しているので、気になる方は使用感を確かめたうえで本格導入に移行できます。

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こんな企業におすすめ

ビジネスコンシェルジュツール「Colorkrew Biz（旧Mamoru Biz）」は下記の悩みを持つ企業に向いています。自社の持つ悩みに該当しているか確認してみましょう。

株式会社Colorkrewのビジネスコンシェルジュツール「Colorkrew Biz（旧Mamoru Biz）」は、上述したように座席・スペース予約機能があり、6カ月先の会議室の予約まで行える機能を搭載しています。

また、社内外の人とミーティングを行っていて、会議室の予定調整が難しい場合はアポ調整機能を利用できます。

アポ調整機能はメールで候補日を送り投票してもらう機能で、ミーティングに参加するメンバーの予定を簡単に調整することが可能です。

フリーアドレスで座席を固定していない、リモートワークとのハイブリッド勤務をを採用している場合でも、会議室の予約調整がスムーズにいかない場合は、座席表機能を利用すると便利です。スタッフに座席管理をしてもらうことで、予定調整を図りたいときにスムーズに連絡を取れるようになります。

名もなき作業がなくなり、会議室の予約作業の負担が軽減されます。

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Colorkrew Biz（カラクルビス）※旧Mamoru Biz を選ぶべき理由

株式会社Colorkrewのビジネスコンシェルジュツール「Colorkrew Biz（旧Mamoru Biz）」は、アポ調整機能と設備予約機能の両方に対応しているので、予定調整段階から利用できるのが大きな特徴です。

通常は社内外の人とミーティングを行う際は、メールやチャットで都合の付く日をうかがい、チームメンバーの都合の付く日と会議室の空き状況を照らし合わせる必要があります。しかし、ツールを活用すれば、候補日の調整も簡単に行えるので連絡回数の削減に繋がります。

株式会社Colorkrewのビジネスコンシェルジュツール「Colorkrew Biz（旧Mamoru Biz）」は、各種ツールやシステムと連携が図れて、Googleカレンダーとの連携も可能です。

会議室の予約をした際は、Googleカレンダー上に情報を反映させられるので、見落としを防げるようになります。

特に、社内外の人とのミーティングが多い場合は、ツールでの確認には限界があるものです。普段から利用しているようなGoogleカレンダーに予定を反映できれば、ダブルブッキングや見落としの防止に繋がります。

株式会社Colorkrewのビジネスコンシェルジュツール「Colorkrew Biz（旧Mamoru Biz）」は、月額利用料金制を採用しているので、利用回数に応じて費用が変動する心配がありません。

初期費用は無料です。毎月固定の費用を支払うスタイルのため、導入後のコストを気にせずに利用できます。

また、稟議承認を得やすいPCI DSS、FISCの準拠にも利用されている日米特許の認証技術を使用した高セキュリティーを採用。

これまで500社、1,400チーム以上に利用されてきた実績があるので、スムーズな運用を期待できます。

Colorkrew Biz（カラクルビス）※旧Mamoru Biz の口コミ・評判

シンプルで使いやすく、抵抗感なく受け入れられた

Colorkrew Bizはシンプルで使いやすく、そのため必要最低限のアナウンスで社員が抵抗なく使えたことは、管理者側として助かりました。
他部署の方が訪れた際も「誰がどこにいるかがわかって便利だね」と声をかけていただく事があり、導入担当者として嬉しく思います。引用元：Colorkrew Biz公式HP｜導入事例「株式会社岡三証券グループ」（https://colorkrewbiz.com/case_study14.php）

テレワークとオフィス出社のハイブリッドワークにも対応、多拠点利用できて使いやすい

現在、本社含め関西支社や中部支社など、4拠点でColorkrew Bizを導入し、多拠点利用をしています。
ほぼ問題もなく社員からの問い合わせも少ないので、本当に使いやすいツールだなと思います。
テレワーク中の上司も自宅で出社社員の状況を確認できるため、便利に感じています。（導入事例 株式会社ニチレイフーズより一部抜粋）引用元：Colorkrew Biz公式HP｜導入事例「株式会社ニチレイフーズ」（https://colorkrewbiz.com/case_study13.php）

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Colorkrew Biz（カラクルビス）※旧Mamoru Biz 運用会社概要

会社名	株式会社Colorkrew（カラクル）
会社所在地	東京都台東区元浅草3-7-1 住友不動産上野御徒町ビル5F
会社設立年	2020年3月24日
資本金	100,000,000円
従業員数	105名（2022年10月1日現在、業務委託等含む）
事業内容	モバイルアプリケーション開発、スマートスピーカースキル開発等
電話番号	公式サイトに記載がありませんでした
公式HP	https://colorkrewbiz.com/

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他にもある！会議室予約システムまとめ

Acall（旧WorkstyleOS）

画像引用元：Acall公式サイト（https://www.workstyleos.com/solutions/meetingroom/）

Acall（アコール）※旧WorkstyleOSの特徴

Acallは座席予約や会議室予約、受付対応等ができる会議室予約システムです。
変化するワークスタイルの課題を解決するため、オフィスワーク・リモートワークそれぞれの働き方をサポートすることができ、これまでに7,000社以上の企業への導入実績を誇ります。
会議室予約システムの機能としては、クラウドシステムの強みを生かし、リアルタイムでの状況把握と予約を可能にします。PCだけではなく、スマートフォンからも操作が行えるので、出先から会議室の予約を行うことも可能。また、予約を行うだけではなくチェックインの方法まで用意されているので、セキュリティ対策としての効果も期待できます。
一方、カラ予約となってしまった場合には自動でキャンセルされ、何らかの事情でチェックインできなかった場合、Acallのシステムでキャンセルするので、無駄な空き室を作りません。

Acall（アコール）※旧WorkstyleOSの料金

月額費用＋初期費用＋導入サポート費用（無料）

Acall（アコール）※旧WorkstyleOSの導入事例(実績)

業種問わず7,000社以上の企業に導入実績あり

参照元：Acall（アコール）※旧WorkstyleOS公式HP(https://www.workstyleos.com/)

Acall（アコール）※旧WorkstyleOSの口コミ

従来は、第一次受付対応にかなりの工数を取られていました。しかしACALLを導入してSlack連携をしたことで、必要な情報が必要な人（関係者）へ届き、担当が直接受付を行ってもらえるため、かなり時間の節約ができています。また弊社は会議室が多く、どの時間帯にどこの会議室が空いているか検索するのに時間が掛かっていましたが、いまはACALLの会議室状況画面に一覧表示されているため、急な空き枠確認にとても助かっています。引用元：Acall公式HP｜導入事例「株式会社SmartHR」（https://www.workstyleos.com/cases/smarthr/）

企業概要

会社名	Acall株式会社
会社所在地	兵庫県神戸市中央区加納町4丁目2番1号 神戸三宮阪急ビル 13階
会社設立年	2010年10月
資本金	90,000,000円
従業員数	公式サイトに記載がありませんでした
事業内容	Acallの開発および提供
電話番号	公式サイトに記載がありませんでした
公式HP	https://www.workstyleos.com/solutions/meetingroom/

予約ルームズ

画像引用元：予約ルームズ公式サイト（https://rooms.receptionist.jp/）

会議室予約システム「予約ルームズ」の特徴

「予約ルームズ」は、会議室の管理・予約に特化した予約管理システムで、会議室の入退室をQRコードで管理できます。一元管理できるため、空き状況を直ぐに把握でき、チームの都合に合わせてミーティングを開催できるようになります。

スマホのQRコードで会議室の状況を管理することで、入室がない場合は自動キャンセルが可能です。

空いている会議室を上手く活用できるので、会議室の稼働率を高められます。会議室の予約10分前には利用端末にアラートで通知が届くため、予定の確認漏れが起こる心配がありません。

GoogleカレンダーやOutlook予定表との連携が可能で、会議の予定を普段利用しているカレンダー上に表示させられます。今後は、サイボウズのGaroonクラウド版とも連携予定となっています（2022年12月時点）。

また、タブレット端末・スマホに対応しており、対応OSであれば今保有している機材で使用可能です。会議室以外の予約にも利用でき、集中ブースやイベントスペースなどの予約にも活用できます。

フリーアドレスを採用している企業は、予約ルームズ一つで、席の予約から会議室の予約までを一貫して行えるようになります。

参照元：予約ルームズ公式HP(https://rooms.receptionist.jp/)

会議室予約システム「予約ルームズ」の料金（料金目安）

公式サイトに記載がありませんでした。

※料金の確認には資料請求が必要です。詳しくは予約ルームズの公式HPをご覧ください。

予約管理システム「予約ルームズ」の導入事例

課題：クロスオーバーデザインを体現し、誰もが自由に働けるオフィスを作りたかった
施策：誰もが使いこなせるシンプルな「会議室の予約管理と受付」システムを同時に導入
成果：業務効率や会議室運用の効率化ができ、働きやすいオフィスの実現に貢献

参照元：予約ルームズ公式HP｜会議室管理と受付システムの導入で、誰もが自由に働けるオフィスを実現(https://rooms.receptionist.jp/case/mitsui-designtec/)

会議室予約システム「予約ルームズ」の口コミ

まず、会議室の外からでも利用状況が瞬時にわかるのがとても便利です。予約後はすぐにGoogleカレンダーに反映されるので、わざわざ会議室に確認しに行かなくてよくなりました。それによって心理的なストレスが解消されましたし、少なからず時間短縮になっていると思います。（お客様の声 株式会社finalより一部抜粋）

参照元：予約ルームズ公式HP｜オフィスDXで20時間/月の工数削減！複数プロダクトで業務効率化を実現(https://rooms.receptionist.jp/case/final/)

株式会社 RECEPTIONISTの企業概要

システム提供会社	株式会社RECEPTIONIST
会社所在地	東京都渋谷区桜丘町20−1 渋谷インフォスタワー20F
会社設立年	2016年1月21日
事業内容	クラウドサービスの開発・提供、受付業務コンサルティング
電話番号	公式サイトに記載がありませんでした
公式HP	https://rooms.receptionist.jp/

SmartRooms（スマートルームズ）

画像引用元：SmartRooms（スマートルームズ）公式サイト（https://www.uchida.co.jp/it/products/smartrooms/）

会議室予約システム「SmartRooms」の特徴

「SmartRooms（スマートルームズ）」は、会議室予約・運用システムで、主要なグループウェアと連携機能を有しています。会議室の空予約を自動で解消する機能が搭載されているため、会議室の稼働率を高めて、スペースの無駄をなくすことが可能です。

オフィスのスペースを有効活用できるようになり、優れたコストパフォーマンスを発揮できます。通常4分1発生すると言われる空予約の低減を図れます。

グループウェアと部屋前端末がリアルタイムで連動するので、端末上で利用状況の反映が可能です。会議が予定よりも早く終わった場合は、会議室が使用されない時間帯が発生するものですが、空き状況が分かるので隙間時間を上手く活用できるようになります。

会議室の予約状況・利用状況はログデータとして得られるほか、分析することも可能です。

クラウドサービスのため、サーバーを新たに設置する必要がなく、低コストで会議室予約システムを導入できます。導入実績が豊富で、10室未満の会議室を有する企業から、100室以上の会議室がある大企業まで、幅広い企業で活用されています。

システムは英語・日本語に対応しているので、外資系企業もスムーズに導入することが可能です。

参照元：SmartRooms（スマートルームズ）公式HP(https://www.uchida.co.jp/it/products/smartrooms/)

会議室予約システム「SmartRooms」の料金（料金目安）

公式サイトに記載がありませんでした。

システムの導入事例（実績）

業種問わず300社、9,000室以上の導入実績あり

参照元：SmartRooms（スマートルームズ）公式HP(https://www.uchida.co.jp/it/products/smartrooms/)

会議室予約システム「SmartRooms」の口コミ

今回のプロジェクトは、私なりのこだわりや思い描くオフィス像があって、設計プランを何パターンも出していただくなど、いろいろわがままを言いましたが、内田洋行さんは常にレスポンスよく、細かなことまで柔軟に応えてくださいました。（導入事例 アライドテレシス株式会社様より一部抜粋）

参照元：SmartRooms（スマートルームズ）公式HP(https://office.uchida.co.jp/case/allied_telesis.html)

株式会社内田洋行の企業概要

システム提供会社	株式会社内田洋行
会社所在地	東京都中央区新川2-4-7
会社設立年	1941年5月
資本金	50億円（2022年7月20日時点）
従業員数	3,212名（連結）（2022年7月20日時点）
事業内容	公共関連事業、オフィス関連事業、情報関連事業
電話番号	公式サイトに記載がありませんでした
公式HP	https://www.uchida.co.jp/it/products/smartrooms/

「iMeeting-R（アイ・ミーティング・アール）」

画像引用元：iMeeting-R（アイ・ミーティング・アール）公式サイト（https://imeeting.nttdata-luweave.com/）

会議室予約システム「iMeeting-R」の特徴

「iMeeting-R（アイ・ミーティング・アール）」は、空予約の防止ができる会議室予約システムです。会議室内にiPadを設置することで、開始時刻を過ぎても入退室がない場合は、予約を自動でキャンセルします。

自動キャンセルにより、利用できる状態を増やすことで会議室の稼働率アップにつながります。

また、仮予約機能を搭載しているので、会議室を押さえる必要があるか判断がつかないケースにも柔軟に対応が可能です。本予約に移行されなかった場合は、自動で予約をキャンセルし、他のメンバーの利用を促します。

候補日を複数押さえられるうえに、本予約を確定した日以外は自動キャンセルされるので空予約を防止できます。

本予約への変更忘れを防ぐ機能も搭載しており、変更期限前にメールで通知させることも可能です。スケジュールと連携できるので、予約状況はスケジュール上に表示させられます。

Googleカレンダー・Outlook・Appleのカレンダーの3つに対応しており、普段利用しているカレンダー上へスケジュールを反映することで、ダブルブッキングや会議忘れを防ぎます。

権限は自由に付与でき、権限を持った人のみ予約・キャンセルが行える環境を構築することが可能です。端末設置数に応じて導入期間が変動し、50会議室では最短1カ月程度あれば使用できます。

参照元：iMeeting-R（アイ・ミーティング・アール）公式HP(https://imeeting.nttdata-luweave.com/)

会議室予約システム「iMeeting-R」の料金（料金目安）

iMeeting-Rの料金に関して、公式サイトに記載がありませんでした。
※50会議室・250会議室・1000会議室のプランを提供しています。詳しくは、NTTデータルウィーブ株式会社までお問い合わせください。

システムの導入事例（実績）

会議室の稼働率が30％向上し、操作時間は10秒削減した

参照元：iMeeting-R（アイ・ミーティング・アール）公式HP｜導入事例 株式会社NTTデータ(https://imeeting.nttdata-luweave.com/cases/cases-270/)

会議室予約システム「iMeeting-R」の口コミ

特に空予約には悩まされていたため、確定していない“仮予約”ステータスのものは設定から一定期間を過ぎると自動キャンセルされ、“本予約”となった会議室についても会議開催間近に届くリマインドメールにより、日程変更等の有無を再確認してもらい、不要となっていた場合、簡単にキャンセルできる点は、大きな効果を発揮しています。空予約が激減しただけでなく、会議室入室時の“入室ボタン”により、正確な使用状況が把握できるようになりました。万一、予約時間になっても会議室が利用されていなければ、“自動キャンセル”されるため、管理者側でチェックする必要もなくなりました（導入事例 国立研究開発法人 新エネルギー・産業技術総合開発機構様より一部抜粋）

参照元：iMeeting-R（アイ・ミーティング・アール）公式HP｜導入事例(https://imeeting.nttdata-luweave.com/cases/cases-267/)

NTTデータルウィーブ株式会社の企業概要

システム提供会社	NTTデータルウィーブ株式会社
会社所在地	東京都千代田区大手町2-2-1 新大手町ビル2F
会社設立年	1961年9月21日
資本金	4億9,000万円
従業員数	631名（2022年4月1日時点）
事業内容	金融ソリューション、インフラストラクチャ・サービス・ソリューションの提供等
電話番号	公式サイトに記載がありませんでした
公式HP	https://imeeting.nttdata-luweave.com/

Biz Room

画像引用元：Biz Room公式サイト（https://www.panasonic.com/jp/business/its/conference.html）

会議室予約システム「Biz Room」の特徴

「Biz Room」は、Microsoft 365専用の会議室予約システムです。タブレット端末と「Microsoft 365」が連携したシステムで、会議室の利用状況をタブレット端末で管理できます。

会議室の利用ログをCSVファイル出力ができ、データ解析をすることが可能です。稼働率の高い日時や低い日時を把握でき、業務内容の見直しが図れます。

また、一定時間の未使用状態が続くと自動キャンセルを行う機能により、会議室の予約でありがちな空予約を防ぐことが可能です。自動キャンセルで空予約をなくして、当日利用を可能にしています。

普段は会議室を利用していないメンバーも、積極的に会議室を利用できる機会が得られます。

さらに、会議室前にタブレット端末を設置して連動させることも可能です。タブレットとMicrosoft 365がリアルタイムに連携し、いつでも最新の予約状況を確認できます。

予定よりも早く退出する際はタブレット端末を操作することで、スケジュール上に反映が可能です。空いた時間に他のメンバーが活用できるようになり、スペースの稼働効率を高められます。

タブレット端末の画面デザインにこだわり、操作性を高めているので、複雑な操作が必要ありません。年代や勤務年数によらず使いこなせるシステムの分、空予約の防止が期待できます。

参照元：Biz Room公式HP(https://www.panasonic.com/jp/business/its/conference.html)

会議室予約システム「Biz Room」の料金（料金目安）

公式サイトに記載がありませんでした。料金の詳細は不明ですが、初期費用も運用費も低価格に抑えられるのが利点です。

システムの導入事例（実績）

•  化粧品会社様 会議室利用の効率化
•  総務BPOソリューション事業社様 　会議室利用実態の把握
•  鉄道事業会社様　会議室の空予約の防止
•  情報・通信業社様　会議運営の効率化
•  ハウスメーカー様　会議室利用実態の把握

参照元：Biz Room公式HP(https://www.panasonic.com/jp/business/its/conference.html#casestudy)

会議室予約システム「Biz Room」の口コミ

会議の生産性をとことん高めるために求められたのは「思い立ったらすぐに会議を開催できる仕組み」（お客様の声 株式会社Phone Appli様より抜粋）

参照元：Biz Room公式HP(https://www.panasonic.com/jp/business/its/conference.html#casestudy)

パナソニック ソリューションテクノロジー株式会社の企業概要

システム提供会社	パナソニック ソリューションテクノロジー株式会社
会社所在地	東京都港区東新橋2-12-7 住友東新橋ビル2号館
会社設立年	1988年12月1日
資本金	1億円
事業内容	ICT×AI×現場知見をコアとしたフルスタックソリューションの提供等
電話番号	公式サイトに記載がありませんでした
公式HP	https://www.panasonic.com/jp/business/its/conference.html

ROOMLEAD™

画像引用元：ROOMLEAD™公式サイト（https://www.utnet.co.jp/roomlead/meeting_room/）

会議室予約システム「ROOMLEAD™」の特徴

「ROOMLEAD™」は、会議室の予約管理・空き室検索・スケジュール確認を一元化できるクラウド型の会議室予約システムです。インターネットブラウザを使用したツールのため、アプリや専用ソフトのインストール、新たな設備の導入が必要ありません。その分、初期コストを抑えられます。

部屋前のモニタと同期できる機能があり、リアルタイムで会議室の予約状況を把握できるほか、入退室管理が行えます。また、チェックインがモニタで行われない場合は自動キャンセルされるので、空き時間を有効活用できて便利です。

さらに、会議予約にずれが生じないように、終了時刻前にアラーム音で知らせる機能を搭載しています。前の会議が延長する心配がなくなり、時間通りに会議を実施できるようになります。

会議前にも開催通知・会議開始時刻超過警告通知を行っているので、会議への参加漏れを防ぐことも可能です。

会議室の状況は空室・チェックイン・使用中と色別に分けて表示しているため、状況を誤認するリスクを減らせます。

実施する会議についても、内容別に色分け表示ができます。視覚的に確認しやすい画面デザインを採用しているので、どの世代にも受け入れられやすく、社内浸透させやすいツールです。

参照元：ROOMLEAD™公式HP(https://www.utnet.co.jp/roomlead/meeting_room/)

会議室予約システム「ROOMLEAD™」の料金（料金目安）

公式サイトに記載がありませんでした。

システムの導入事例（実績）

• マルチテナント（グループ会社間で会議室を共用）で利用ができる会議室予約システム　ROOMLEAD　Standardタイプを導入
• 室数20室、standardタイプ、納入時期2022年5月

参照元：ROOMLEAD™公式HP(https://www.utnet.co.jp/meetingroom/cases/000323.html)

会議室予約システム「ROOMLEAD™」の口コミ

公式サイトに記載がありませんでした。

株式会社ユーテックの企業概要

システム提供会社	株式会社ユーテック
会社所在地	東京都千代田区五番町14-1 国際中正会館
会社設立年	1989年3月
資本金	2億円（資本準備金含む）
従業員数	192名（2022年9月末時点）
事業内容	コンピュータ及び周辺機器、ソフトの開発と販売、保守等
電話番号	03-3222-2300（代表）
公式HP	https://www.utnet.co.jp/roomlead/meeting_room/

touch-mee（タッチミー）

画像引用元：touch-mee（タッチミー）公式サイト（https://www.touch-mee.net/）

会議室予約システム「touch-mee」の特徴

「touch-mee（タッチミー）」は、Office365・Google Workspaceの施設予約機能と連携する会議室予約システムです。会議室の予約管理は簡単で、専用のタッチシートを管理対象の部屋前に貼り付けるだけです。

シートにスマホをタッチして入退室管理が行えるため、空予約を防止できます。

また、モバイルPCのWebブラウザから会議室の利用状況の管理が可能です。自動キャンセル機能も搭載しており、予約時間を過ぎても入室されない場合は自動キャンセルを実行。各会議室の利用状況はCSVファイルに出力でき、データ分析を実施できます。

利用状況を一覧化できるツールを搭載しているので、会議室の稼働状況が一目瞭然です。会議室の空きがある状態なら、会議の状況次第ではスマホから会議室の利用延長することも可能。長引きそうなときも延長操作を簡単に行えるため、会議室を有効的に活用できます。

「touch-mee（タッチミー）」はタッチシートを貼り付けるだけなので、タッチパネルやサーバーの導入が不要です。NFCシート（タッチシート）は10枚まで無料で提供しているため、初期費用なしで導入できます。スマホやPCのみで会議室の予約管理を行いたい企業に向いています。

会議室予約システム「touch-mee」の料金（料金目安）

• 基本利用料：1室3,500円/月（税不明）

※30日間無料トライアルを実施しています。

システムの導入事例（実績）

イニシャルコストを比較すると数百万円単位での差異があり、ランニングコストも、タブレット端末のハードウェア故障や社員負担を加味すると、touch-meeに優位性がありました。

引用元：touch-mee（タッチミー）公式HP｜お客様の声 株式会社東急エージェンシー様(https://www.touch-mee.net/comment_202201.html)

会議室予約システム「touch-mee」の口コミ

スマホで空いている会議室を検索してそのまま予約できたり、延長予約もできたりする点はとても便利に感じています。それから、touch-meeの利用履歴のレポーティング機能がとても便利です。各会議室の利用頻度、チェックアウト時間などを集計して分析することで、会議室が効率的に利用されるように促すことができます。（お客様の声 株式会社東急エージェンシー様より一部抜粋）

参照元：touch-mee（タッチミー）公式HP｜お客様の声(https://www.touch-mee.net/comment_202201.html)

株式会社 ISID-AOの企業概要

システム提供会社	株式会社 ISID-AO
会社所在地	東京都港区港南2-17-1 京王品川ビル
会社設立年	2009年
資本金	3億円
従業員数	485名（2022年4月時点）
事業内容	デジタルインフラ事業、システムサポート事業、ユーザーサポート事業
電話番号	03-6713-5900
公式HP	https://www.touch-mee.net/

BRoomHubs（ビールームハブス）

画像引用元：BRoomHubs（ビールームハブス）公式サイト（https://broomhubs.com/）

会議室予約システム「BRoomHubs」の特徴

「BRoomHubs（ビールームハブス）」は、クラウド型のワークプレイス予約・来訪者管理システムです。会議室の予約と来訪者管理がセットになったシステムで、Web画面でチェックインを行えます。スピード感を持って導入を進めており、最短2週間での稼働が可能です。

会議室の予約管理のデータは蓄積され、データの分析に役立てられます。有効的なスペース活用ができるように。管理に関しては権限の付与が行えるため、役職や業務内容に応じて会議室ごとの占有・優先予約が可能です。

優先的に会議室を利用させたい部署には権限を持たせられ、会議室の効率的な運用が行えます。

来訪者管理の機能はオプションで搭載でき、実装により本日の来訪者を登録できるようになります。来訪者の状態をダッシュボードで管理し、状況に合わせて会議室の案内や応対が行えます。

そのほか、要望に応じてカスタマイズで入館システムや二次元バーコードを導入したり、顔認証システムと連携を図ったりと、ニーズに合わせた柔軟な対応が可能です。

会議室予約システム「BRoomHubs」の料金（料金目安）

• • 有効ユーザー数2,000人、部屋数100部屋のケース
  • 実装機能：予約管理・来訪管理・部屋端末・フロア端末
  • 198,000円/月（税込）

※モデル料金には部屋端末の利用料3万円が含まれています。上記は一例です。

会議室予約システム「BRoomHubs」の導入事例（実績）

旧システムのEOSに伴い新システムを検討。
会議室予約～来訪者登録～受付管理画面まで1システムで対応でき、グループ会社と権限を分け、課金対応もできるBRoomHubsは正に求めていたシステムだった。

引用元：BRoomHubs（ビールームハブス）公式HP｜導入実績 精密機器(https://broomhubs.com/)

会議室予約システム「BRoomHubs」の口コミ

公式サイトに記載がありませんでした。

株式会社アークシステムの企業概要

システム提供会社	株式会社アークシステム
会社所在地	東京都中央区日本橋箱崎町24-1 日本橋箱崎ビル
会社設立年	1986年7月1日
資本金	38億46百万円（2021年12月期実績）
従業員数	191名（2022年10月1日時点）
事業内容	ITインフラ構築ソリューション、メインフレーム活用ソリューション等
電話番号	03-3666-8140
公式HP	https://broomhubs.com/

リザエン

画像引用元：リザエン公式サイト（https://www.riza-en.jp/）

会議室予約システム「リザエン」の特徴

「リザエン」はスマートロック連携ができる、200業種に対応している予約システムです。施錠管理を自動化でき、会議室の予約から施錠までをデジタル化させることで、予約時に開錠キーを発行して一時的に開錠できる状態にできます。

社外の人が会議室を利用する場合においても、セキュリティー性を確保できるので便利です。

また、QRコード受付に対応しているので、入退室管理が楽に行えます。QRコード受付機能はエンタープライズ版のみ対応しており、事前予約時にQRコードを発行することで本人確認を容易にします。

QRコードで来場確認が取れた際は、予約から自動消込してくれて受付業務負担を軽減。予約管理システムはWebサイト上への埋め込みに対応しているので、社外の人の予約・入退管理がスムーズに行えます。

さらに、キャンセル待ち機能を搭載しており、予約に空きがない日でも仮予約ができます。候補日を複数押さえられているケースでは、後日会議室が空く可能があるので、キャンセル待ち機能を使用するといった、効率的な運用が可能です。

会議室予約システム「リザエン」の料金（料金目安）

• ビジネス版：11,000円～/月（税込）
• 初期費用：22,000円（税込）
• 決済機能：3,300円/月（税込）
• スマートロック連携：3,300円/月（税込）
• スタッフ氏名機能：3,300円/月（税込
• IP制限追加：1IP～5IPまで1,100円/月（税込）

※1カ月の無料トライアル有り。

会議室予約システム「リザエン」の導入事例（実績）

導入によって業務がスムーズに回っており、運用コストの削減を実感。 今後の展開に合わせた拡張性にも期待。

引用元：リザエン公式HP｜事例 住商ビルマネージメント株式会社様(https://www.riza-en.jp/work/scb)

会議室予約システム「リザエン」の口コミ

特殊な受付ルールでパッケージではなかなか実現できなかったことも、低価格のカスタマイズで実現。業務がスムーズになり、コスト削減も実感。（事例 住商ビルマネージメント株式会社様より一部抜粋）

参照元：リザエン公式HP｜事例(https://www.riza-en.jp/work/scb)

株式会社インタークエストの企業概要

システム提供会社	株式会社インタークエスト
会社所在地	大阪府大阪市中央区南本町3-1-12 カネセ中央ビル8F
会社設立年	1995年8月29日
資本金	80,646,470円
従業員数	81名（2020年8月時点）
事業内容	Webシステムの開発・保守、Webサイトの構築等
電話番号	06-6120-1320（代）
公式HP	https://www.riza-en.jp/

Resource Look（リソースルック）

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画像引用元：Resource Look（リソースルック）公式サイト（https://look.bbsystem.co.jp/resourcelook）

会議室予約システム「Resource Look」の特徴

「Resource Look（リソースルック）」は空予約を防止できる機能を搭載した、会議室予約・来客管理システムです。Outlookと連携が図れるので、予約した会議室の情報はリアルタイムでスケジュールに反映できます。

ダブルブッキングを防げるほか、スケジュールに合わせて会議室を予約できます。

また、会議室にタブレット端末を設置したり、受付端末を配置したりすることで、会議室の状況をリアルタイムで確認し空予約を即時開放できます。

来客情報・受付情報も一元管理できるので、無人でも会議室を効率的に運用できるようになります。

事前に顧客情報を登録し、顧客に対して来訪者番号を通知しておくと、来訪時は番号で管理が行えるように。スムーズな受付を実現します。社内外の人が利用する会議室・ワークスペースも、効率的な稼働が見込めます。

集中制御端末や受付管理システムを必要としない場合は初期費用がかかりませんが、機能を利用したい方は別途初期費用・月額利用料金が発生するのでご注意ください。

会議室予約システム「Resource Look」の料金（料金目安）

• 会議室（リソース）数：料金（月額）
• 1～5：固定16,500円/月（税込）
• 6～9：リソース1部屋3,300円/月（税込）
• 10～29 リソース1部屋2,750円/月（税込）
• 30～49 リソース1部屋2,200円/月（税込）
• 50～99 リソース1部屋1,650円/月（税込）
• 100 以上　リソース1部屋1,100円/月（税込）

※30日間の無料トライアル有り。

システムの導入事例（実績）

当社およびMCHCグループ各社では、”来客専用” “社内専用” “兼用” と、各社ごとに運用方法が異なり、各社のパターンに合わせたルール設定が必要でしたが、ResourceLookの多機能さから細かな使い分けをすることができました。

引用元：Resource Look（リソースルック）公式HP｜事例 三菱ケミカルシステム株式会社(https://look.bbsystem.co.jp/customers-mcsy-202007)

会議室予約システム「Resource Look」の口コミ

導入後のレポートでは空予約の事前開放率が30％、当日の自動開放率が14％上昇しています。さらに、1週間モニタリングをしたところ、700件近い予約のうち、90件の自動開放が行われ、時間換算で約190時間の空予約の開放というデータが出ました。
ユーザーへの影響も最小限に抑えつつ、サービスレベルを維持できたと実感しています。（事例 三菱ケミカルシステム株式会社より一部抜粋）

参照元：Resource Look（リソースルック）公式HP(https://look.bbsystem.co.jp/customers-mcsy-202007)

株式会社ビービーシステムの企業概要

システム提供会社	株式会社ビービーシステム
会社所在地	東京都港区海岸1-2-3 汐留芝離宮ビルディング 12F
会社設立年	1988年11月10日
資本金	7,530万円
従業員数	202名（2022年4月1日時点）
事業内容	アプリケーションの受託開発、ITコンサルティング、クラウドサービスの提供等
電話番号	03-5777-2801
公式HP	https://look.bbsystem.co.jp/resourcelook

ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）

画像引用元：ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）公式サイト（https://reservelink.co.jp/choicereserve）

会議室予約システム「ChoiceRESERVE」の特徴

「ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）」は、2010年にサービスを提供して以来、培ってきたノウハウをもとに製作されたクラウド型の予約管理システムです。専任チームが運用までサポートしており、課題の洗い出しと機能の活用まで支援しています。

4,000件を超える事例から近いものを抽出して、企業に合った方法を紹介しています。要望に応じて専用のデモサイトを制作も可能です。テスト運用を行ってから段階的に導入できます。

システムの導入に際しては、対面での会議・Web会議のどちらにも対応。企業のニーズに合わせて提案内容を変更しています。

予約機能では、抽選形式の予約方法にも対応します。会議室が限られている場合など、予約が殺到するケースでは、一定期間の予約期間を設けて公平に利用者を選定できるように設計。

平等に会議室の利用ができるため、役職によらずスペースの有効活用ができます。

また、複数拠点の管理にも対応しているので、オフィスや施設が複数ある場合でも管理が容易になります。予約メニューのカテゴリを設定する機能や予約サイトの制作も可能なため、社外向けの予約受付システムとしても活用が可能です。

さらに、Googleカレンダーとの連携により、予約状況を直ぐに反映。スケジュールに反映させて、予約重複や会議の参加漏れを防げます。システム上で予約キャンセルや変更を行った際は、自動的にGoogleカレンダー上のスケジュールも変更されます。

ただし、Googleカレンダー上の予定のみを変更すると、ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）上に反映されないのでご注意ください。

参照元：ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）公式HP(https://yoyaku-package.com/)

会議室予約システム「ChoiceRESERVE」の料金（料金目安）

• 基本料金22,000円/月（税込）
• 月間受付数に応じて従量課金発生
• 受付数300件：3,300円/月（税込）
• 初期費用33,000円（税込）

システムの導入事例（実績）

• 予約システム取り扱い実績15年
• 導入実績4,000件以上（※フリーミアム無しの有償アカウント数）

参照元：ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）公式HP(https://yoyaku-package.com/)

会議室予約システム「ChoiceRESERVE」の口コミ

サポートも厚く個別に教えて頂き、苦労や時間はかかりましたが、オープンまでに実現したいと思っていたことは100%達成できたと思います。
設定をしながら、予約受付期間やキャンセル等のマニュアル作成を同時に進めていましたが、実際に運用しながら、柔軟に対応して行く予定です。（カゴメ株式会社 様の導入事例より一部抜粋）

参照元：ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）公式HP｜導入実績(https://yoyaku-package.com/works/kagome/)

株式会社リザーブリンクの企業概要

システム提供会社	株式会社リザーブリンク
会社所在地	東京都港区南青山1-1-1　新青山ビル 東館19F
会社設立年	2010年11月1日
資本金	1,000万円（2013年10月1日時点）
事業内容	クラウド予約管理サービスの企画・開発・販売 予約に関する研究・顧問サービス
電話番号	公式サイトに記載がありませんでした。
公式HP	https://reservelink.co.jp/choicereserve

Direct Reserve（ダイレクト リザーブ）

画像引用元：Direct Reserve（ダイレクト リザーブ）公式サイト（https://direct-reserve.info/）

会議室予約システム「Direct Reserve」の特徴

「Direct Reserve（ダイレクト リザーブ）」は、25業種以上に対応しているWeb予約システムです。予約はWebから行えて、カレンダー上から空き枠を選択して、会議室を押さえられます。

予約状況・利用状況はデータとして蓄積され、予約分析が可能です。分析は年・月・日単位で実施でき、効率的な会議室の運用に役立てられます。

また、日額100円コース・日額500円コースのみ、スマホとタブレット向け管理画面に対応しています。

会議室の予約をスマホやタブレット端末から行いたい場合は、該当コースへの加入が必要です。全コースでサイト管理も行えるため、予約サイトの作成が簡単に行えます。社外向けの予約ページを制作したい企業に向いています。

会議室の予約後の使用忘れを防ぎたい場合は、日額100円コース・日額500円コースへの加入時のみ自動配信メール機能を利用できます。予約が完了した段階、予約が近づいた段階、キャンセル発生時にメールでの通知が可能。サンクスメールも配信ができるため、社外の人が活用する際にも便利です。

参照元：Direct Reserve（ダイレクト リザーブ）公式HP(https://direct-reserve.info/)

会議室予約システム「Direct Reserve」の料金（料金目安）

• 標準版3,300円/月（税込）
• 初期費用16,500円（税込）
• 初期設定代行費用77,000円（税込）

※無料トライアル有り。

会議室予約システム「Direct Reserve」の導入事例（実績）

何人受け付けられるかが管理画面から確認できるので、管理画面からすぐにシステムに予約を登録できるようになったことで、スタッフの間だけでなくお客様とのやりとりもスムーズになった。

参照元：Direct Reserve（ダイレクト リザーブ）公式HP｜導入事例 国際企業株式会社 様(https://direct-reserve.info/interview/#skyspa)

会議室予約システム「Direct Reserve」の口コミ

電話やメール、ＦＡＸで別々に対応していた予約申込がWEBに集約され、それぞれの対応時間が大幅に減り、その分の時間をその他の業務（教育施設の運用そのもの等）に振り向けることが出来ました。

導入から1か月近くが経った現時点で、WEB公開している見学枠がほぼ埋まり、これまで操作方法が分からないというお問い合わせもほとんどありません。（導入事例 日本航空株式会社 様より一部抜粋）

参照元：Direct Reserve（ダイレクト リザーブ）公式HP(https://direct-reserve.info/interview/#jal)

iSELECT株式会社の企業概要

システム提供会社	iSELECT株式会社
会社所在地	東京都港区港南1-9-36 アレア品川13F（受付２階）
会社設立年	2004年2月19日
資本金	2,000万円
従業員数	7名
事業内容	ITコンサルタント
電話番号	03-6380-7762
公式HP	https://direct-reserve.info/

Nimway

画像引用元：Nimway公式サイト（https://nimway.sonynetwork.co.jp/）

会議室予約システム「Nimway」の特徴

「Nimway」は、ワークスペースの管理・予約ができるシステムです。スマホから座席・会議室の空き状況を確認でき、リアルタイムの稼働状況をもとに予約が行えます。

フリーアドレスを採用している企業なら、ワークスペースの管理も一緒に行えるため、オフィス全体のスペースを有効活用できます。

また、位置検索機能が付いているので、オフィスのどこにメンバーがいるか直ぐに確認できるようになります。メンバーと直接会ってスケジュール調整を図り会議室を押さえたい場合でも、直ぐに居場所を掴めるので名もなき作業負担が軽減します。

位置検索機能を使えば出社状況の判断も付くため、会議欠席の際にもメンバーが状況を把握しやすくなります。

デジタルフロアプランを活用すると、次の会議開催場所が直ぐに分かり、無駄な移動時間を削減に有用です。効率的な予約と、スムーズな移動により、会議室の稼働率の向上に貢献します。

会議室の空予約を防止できる機能を搭載しているので、センサーが利用者を検知できない際は、自動で会議室の予約をキャンセル。不必要に会議室を押さえられる心配がなくなり、誰もが効率的に会議室やワークスペースを活用できるようになります。Microsoft 365やGoogleWorkspaceといった外部のカレンダーシステムとの連携が可能です。

システムの料金（料金目安）

公式サイトに記載がありませんでした。

会議室予約システム「Nimway」の導入事例（実績）

導入目的

• コロナ禍によるフリーアドレス導入
• 普段利用しているスケジュール管理アプリとの連携

導入した結果

• スマホから簡単に座席予約できるので、予約せず座席を使うことが少なくなった
• 間隔を空けたり、対面にならない席を予約することで、安心して出社できるようになった

引用元：Nimway公式HP｜導入事例 ソニーグループ株式会社(https://nimway.sonynetwork.co.jp/casestudy.html)

会議室予約システム「Nimway」の口コミ

フリーアドレスの座席予約がスマホから簡単に行えることについて非常に評判がよく、予約せず座席を使うということが少なくなった、という声が多く聞かれます。感染症対策の観点でも、予め予約されている座席がわかるので、間隔を空けたり、対面にならない席を予約することで、安心してオフィスに出社・利用することができるようになっています。
オフィスへの通勤途中にサクッと座席予約できるので、従業員の中でも定着しています。（導入事例 ソニーグループ株式会社クリエイティブセンターより一部抜粋）

参照元：Nimway公式HP｜導入事例(https://nimway.sonynetwork.co.jp/casestudy.html)

ソニーネットワークコミュニケーションズ株式会社の企業概要

システム提供会社	ソニーネットワークコミュニケーションズ株式会社
会社所在地	東京都港区港南1-7-1 事業所ソニーシティ大崎、湘南サイト
会社設立年	1995年11月1日
資本金	79億69百万円
従業員数	1,823名[2022年3月31日現在連結]、836名[2022年3月31日現在単独]
事業内容	インターネット接続サービスサービス等
電話番号	公式サイトに記載がありませんでした。
公式HP	https://nimway.sonynetwork.co.jp/

Condeco

画像引用元：Condeco公式サイト（https://www.hitachi-solutions.co.jp/condeco/）

会議室予約システム「Condeco」の特徴

「Condeco」はオフィススペースマネジメントサービスで、座席・会議室の予約管理が行えます。海外では2,000社以上に導入されている実績のあるシステムです。

会議室やオフィス利用前の健康チェックに関する情報を配信したり、注意情報を一斉に通知したりといった使用方法が可能。感染症対策といった世情に合った活用ができるのが特長です。

また、ホテリング機能を実装しているので、マップ上の座席・会議室を数クリックで予約できるようになります。直感的にワークスペースや会議室を予約できるので、年代やIT知識の有無によらず操作が行えます。

チームメンバーの検索機能もあり、メンバーの現在地を取得することも可能です。

会議の度にメンバーを探して声かけしていた人も、直ぐにメンバーの位置が分かるようになり、コア業務以外で手間を取られる心配がなくなります。スマホアプリにも対応しているので、スマホからの予約にも対応できます。

利用分析機能も実装しているため、会議室の稼働状況からオフィススペースや業務効率の見直しを図ることが可能です。

会議室予約システム「Condeco」の料金（料金目安）

公式サイトに記載がありませんでした。

システムの導入事例（実績）

海外で2,000社以上に導入

参照元：Condeco公式HP(https://www.hitachi-solutions.co.jp/condeco/)

会議室予約システム「Condeco」の口コミ

Floor plan view is decent and app has multiple functionalities（訳：間取り図が見やすく、多機能なアプリです。）（カナダのSales Associate and Opticianより一部抜粋）

参照元：キャプテラ｜Condeco Desk Booking Software (https://www.capterra.jp/software/150960/condeco-desk-booking-software)

株式会社日立ソリューションズの企業概要

システム提供会社	株式会社日立ソリューションズ
会社所在地	東京都品川区東品川4-12-7
会社設立年	1970年9月21日
資本金	200億円
従業員数	4,783名(単独)、13,303名(連結) 2022年3月31日時点
事業内容	ソフトウェア・サービス事業、情報処理機器販売事業
電話番号	公式サイトに記載がありませんでした。
公式HP	https://www.hitachi-solutions.co.jp/condeco/

会議室予約システムとは？

会議室予約システムとは、社内にある会議室やワークスペースの予約を行えるシステムのことです。

社内の会議室は空予約が発生するケースが多く、じつに全体の4割近くが空予約であると言われています。社内のスペースを有効活用できないのはもったいないもので、テナント料分は有効活用したいところです。

そこで、社内の会議室を効率的に活用するために、会議室予約システムを取り入れる企業が増えています。ここからは、会議室予約システムのタイプや取り入れるメリット、選定するコツを解説しています。システムの導入に際してぜひお役立てください。

会議室予約システムの種類

会議室予約システムを選定する際には、自社に最適な導入方式を選ぶことが重要です。主に2つのタイプがあります。

クラウド型

クラウド型は、インターネットを介してサービスを利用する方式です。
このタイプの最大の利点は、サーバーの増設やソフトウェアのインストールが不要であることです。

そのため、初期投資を大幅に抑えることができ、保守管理もサービス提供者が担ってくれるため、手間がかかりません。
また、別システムとの連携が容易である点も魅力の一つです。

ただし、インターネット回線の障害によりサービスが利用できなくなるリスクがあります。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社のサーバーにソフトウェアをインストールして運用する方式です。
この方式の最大の利点は、セキュリティの高さとシステムのカスタマイズ性にあります。
企業が直接システムの管理とメンテナンスを行うため、自社の要望に応じた細かなカスタマイズが可能です。
また、インターネット環境に左右されずに運用できる点もメリットとして挙げられます。

しかし、クラウド型に比べ初期費用が高く、自社でシステムの維持・管理を行うための人的資源が必要です。

会議室予約システムを導入する際には、これらの特徴を踏まえた上で、自社の要件やリソース、セキュリティ要求などを総合的に考慮し、最適な方式を選択することが推奨されます。

会議室予約システムが注目されている理由

会議室予約システムが注目されている背景には、会議室の空予約が多く、スペースを有効活用できていないことが挙げられます。

自社の敷地にオフィスを設けている場合においても、テナント料を払ってオフィスを設けている場合においても、無駄なスペースが発生するのは望ましくないものです。スペースが有効活用できていなければ、オフィスを小規模にしてテナント料を抑えるのも一つの手と言えます。

会議室の稼働率を上げたり、スペースの見直しを図ったりするためにも、予約の効率化やデータの解析ができるシステムの導入をおすすめします。

会議室予約システムでできること

会議室予約システムでできることとしては、以下の点が挙げられます。以下の機能のなかから、自社にとって必要な機能を選定しましょう。

• 会議室・ワークスペースの予約管理
• リアルタイムでの会議室の予約
• 会議室の自動キャンセル
• メンバーの座席・現在地の可視化
• リアルタイムでの入退室管理
• 稼働率をはじめとした利用状況の分析

会議室予約システムを利用するメリット

会議室予約システムを利用するメリットを3つ取り上げています。メリットを踏まえたうえで、システムの活用をご検討ください。

自動キャンセル機能で会議室の稼働率を高められる

会議室予約システムを活用すると空予約を回避でき、会議室の稼働率を高められます。仮予約から本予約に移行できるシステムなら、本予約に一定期間変更がない場合に自動キャンセルを行ってくれます。

また、入退室管理が行えるシステムであれば、会議当日に一定時間入室がない場合に自動キャンセルしてくれるので便利です。当日空きが出た段階で会議室を利用できるようになり、普段会議室の利用を控えていたメンバーが積極的に活用できます。

会議室の予約・スケジュール調整が楽になる

会議室予約システムを導入すると、会議室の予約・スケジュール調整が簡単になります。

システムによってはスケジュール調整を行える機能を搭載しており、投票によって会議開催日を決めて、自動で会議室を押さえられるものもあります。メンバーのスケジュール調整や会議室を予約する手間がなくなる分、他の業務に専念することが可能です。

人為的なミスを低減できる

会議室予約システムを活用すれば、人為的なミスを減らせます。

人の手でスケジュール調整から会議室の予約までを行う場合、会議の候補日を複数押さえていると、開催日以外のキャンセル忘れや、本予約を忘れるリスクが出てきます。

また、スケジュール調整を図っている間に会議室が押さえられて、ダブルブッキングが起こったり、再度スケジュール調整を図ったりする手間がかかる恐れもあるものです。

会議室予約システムを使うと作業をほぼ自動化できるので、ダブルブッキングや予約キャンセル忘れなどを防止できます。

とはいえ、会議室予約システムは、タブレット端末で予約するシステムなら初期費用がかかり、他システムもランニングコストがかかるというデメリットが存在します。

しかし、デメリットを考慮しても、上記のようなメリットやスペースを有効活用できるメリットは大きいため、予算に都合がつけられるなら導入する価値があるのです。

会議室予約システムの選び方

会議室予約システムを導入するなら、「利用目的に合った機能が搭載されているか」、「幅広い年代が活用できる操作性か」、「社外の人が利用できるセキュリティー性か」どうかを確認しましょう。

機能・操作性・セキュリティー性を加味して選ぶと、導入後に失敗するリスクを低減できます。

会議室予約システム選びの注意点

会議室予約システムを選定する際の注意点を3つ解説しています。以下の注意事項を踏まえたうえで、社内に導入するシステムを選定しましょう。

利用目的に応じた機能を搭載しているか

会議室予約システムを選定する際は、「使用目的と機能を比較して十分に足りているか」、「余分な機能を実装していないか」を確認してください。

仮に、社内外の人が会議室を利用する場合、社外の人も活用しやすい予約機能を実装していることが大切です。社外の人が利用するケースでは、Webサイトに予約管理システムを埋め込める機能や、予約サイト自体を制作できる機能が搭載していると便利です。

自社で会議室の仮押さえやキャンセルが多い場合は、自動キャンセル機能を搭載しているかも重要なポイントです。仮押さえに期限が設けられているシステムなら、期限切れ後は自動キャンセルされ、他のチームが予約できるように。

また、仮押さえ候補と本予約機能が連動しているシステムであれば、仮押さえから本予約された際に、該当日以外の候補の自動キャンセルが可能です。

予算と使用目的に合っているか

会議室予約システムを選定する際は、予算に合ったシステムを導入してください。予約システムには複数のパターンがあり、タブレット端末やモニターと連携ができるものは初期費用が発生します。

他にも、予約受付数で月々の使用料が変動するシステムもあり、会議室の規模に応じて選定する必要があります。使用目的と予算を照らし合わせて、無理のない範囲で活用できる会議室予約システムを導入することがおすすめです。

セキュリティー対策を講じられるか

会議室予約システムを導入するなら、セキュリティー対策が必要です。特に社内外の人が利用するケースでは、入退室管理や受付管理、施錠管理などを行えるシステムを導入することをおすすめします。

予約システムや予約サイトのセキュリティー性の確保はもちろん大切ですが、建物・会議室自体のセキュリティー対策も必要です。

会議室予約システムの中には、施錠管理システムや入退室管理システムと連動するものもあるので、必要に応じて利用を検討することが大切です。予約受付時に特定のキーを発行し、入室を制限できるシステムもあります。

日程調整ツールの機能として、会議室予約ができるケースもあるので注意！！

日程調整ツールの機能の一つに会議室予約ができる機能を搭載している場合があるので注意してください。機能が重複しているツールを導入してしまうと、双方のランニングコストが発生し、余分なコストが生まれてしまいます。

もちろん、日程調整ツールに限りません。すでに社内で導入しているツールや別途導入予定のツールに、会議室予約機能が搭載されていないか確認をしましょう。

会議室予約システムに関するよくある質問

ここからは、会議室予約システムの導入でよくある質問を紹介しています。導入に際して不安を感じている方は、以下のQ＆Aを参考に検討してみてください。

Q1.使用できるユーザー数・会議室に制限はありますか？

会議室予約システムによって、使用できるユーザー数・予約できる会議室数に制限があるケースがあります。

制限がないシステムにおいても、入退室管理のための端末や設備の導入が必要な場合では、初期費用がかさむため全室に導入できない恐れがあります。

社員の人数ごとに導入費用が明確なサービスや、初期工事費用がほとんどかからないサービスをトライアルで導入すれば、コストの無駄や失敗は防げます。

Q2.複数拠点の会議室の予約管理が行えますか？

会議室予約システムによりますが、基本は可能です。複数拠点の会議室予約管理を個々で行うと、作業が煩雑になる恐れがあります。そのため、一元化できるシステムを選ぶとより、予約管理運用の負担が軽減できます。

さらに、拠点ごとに管理者を変更できたり、権限の付与を行えたりするケースもあるため、導入前に複数拠点の管理機能でどこまでカバーできるかを確認する必要があります。

Q3.会議室予約システムの無料トライアルはできますか？

工事を必要としないシステムであれば、無料トライアルのコースが用意されているサービスもあります。

初めて会議室予約システムや座席管理サービスを導入するという場合は、無料トライアル期間があるサービスを選ぶようにすれば、安心です。

ただし、工事が必要な会議室予約システムの場合は、無料トライアルの提供はないと考えてください。

Q4. 会議室予約システムは自作できる？

はい、会議室予約システムは自作することが可能です。
例えば、Excelの表作成機能を利用して、会議室の使用予定を管理する予定表を作成することができます。
この場合、使用したい日付に「開始時刻と終了時刻」「責任者（使用部署・チーム）」などの情報を入力することで、簡易的な会議室予約システムを構築できます。

しかし、自作のシステムには限界があります。
予約や変更、キャンセルの情報がリアルタイムで共有されず、会議室の利用効率を最大化するための機能が限られているためです。
そのため、利便性を高めたい、効率的に会議室を管理したい場合は、有料版の会議室予約システムの導入を検討することをお勧めします。
有料版システムでは、予約のリアルタイム共有のほか、会議室の利用状況を把握し、管理するための機能が充実しています。

会議室予約システム比較まとめ

会議室予約システムを選ぶ基準は、機能はもちろん操作性・セキュリティー性も重視しましょう。

幅広い年代や職種の人、社内外の人が集まり、さまざまな人が予約システムを触れる場合、個人情報の漏えいによる損害・システム操作のレクチャーによる作業の手間などのリスクがあります。

セキュリティが整っており、操作が苦手な方でも使いやすいシステムを活用することで、会議室予約システムの真価を発揮できます。当然ですが機能が多いほど、ランニングコストも上がります。社内のコストと必要な機能のバランスを見ながら検討してください。