ペーパーレス会議システム14選を徹底比較！口コミ、評判、費用、導入事例を紹介します

ペーパーレス会議システム早見表

ここでは、ペーパーレス会議システムをまとめて紹介します。各サービスの特徴が分かる早見表を作成しましたので、自社に最適なサービス選びにご活用ください。
画像をクリックすると、資料ダウンロードページに移動します。

【PR】同時接続数で決まる料金体系！無駄なライセンス料を抑えて導入できる

スマートセッションは、発売から10年以上、様々な企業に利用され続けているペーパーレス会議システムです。
シンプルな操作性と、一度の会議で参加する人数「同時接続数」ごとに決定されるお得な料金体系が魅力のシステムで、長く安心して使用することができます。

スマートセッション

画像引用元：スマートセッション公式サイト（https://www.nicnet.co.jp/next/smartsession/index.html）

スマートセッションの特徴

スマートセッションは、10年を超える販売実績を誇る、安心して長く利用可能なペーパーレス会議システムです。
誰でも簡単に使えるシンプルな操作性と、ユーザー数単位ではなく同時に会議に参加する人数分のみのライセンス料で運用できる、お得な料金体系が特徴です。

柔軟性のあるセキュリティ機能を確保した上で、誰もが直感的に利用できるシステムとなっています。ユーザーや管理者、部署や立場、ITスキルの有無にかかわらず、どんな人でもスムーズに操作できるのがスマートセッションです。
また、このシステムはISMSの拡張認証である、「ISO27017ISMSクラウドセキュリティ認証」を取得しています。顧客に安心・安全な状態で利用して貰えるように様々な対策をしています。

スマートセッションはこんな企業におすすめ

スマートセッションが選ばれる理由

システムを導入する場合ユーザーごとにライセンスを取得し、料金もユーザー数によって決まるのが一般的でしょう。
しかしそれだと使用頻度の少ないユーザーのライセンス料を払い続けるといったデメリットも。

スマートセッションの料金は、ユーザー数単位ではなく、会議に同時に接続する人数によって金額が決まります。
つまり将来的に利用頻度や新規ユーザーが増えても、会議に一度でアクセスする人数が変わらなければ、追加のライセンス費用が発生しません。
今後ユーザー数の増加が予想される企業でも、料金を気にすることなく、安心して導入できるのは大きな魅力と言えるでしょう。

スマートセッションは使いやすさを重視したユーザーインターフェースと機能が魅力の１つです。
ペーパーレス会議システムの基本機能である、画面同期、手書きメモ、キーワード検索機能はもちろん、その他様々な便利機能も直感的な画面と簡単な操作で誰でもストレスフリーで使用可能です。
特に「シンプルモード」は初心者でも安心して利用可能な親切設計になっています。
ユーザーがよく利用するメニューのみを表示してくれるため、デジタル機器の操作に自信がない方でも操作に悩むこと無く会議に参加する事ができます。

さらに通常モードとシンプルモードは同じ会議でもユーザーごとに設定できるのため、誰もがストレスを抱えることなく、スムーズに会議を進行することが可能になります。

スマートセッションでは、資料を守るために様々なセキュリティ設定が可能です。
資料の重要度に応じてセキュリティを設定できる柔軟なシステムになっているため、各資料に対して顧客が希望するレベルに沿ったセキュリティを提供します。

例えば、資料を「機密資料」と設定すると「読取専用モード」で開くことになるため、端末に資料をダウンロードできなくなります。
またメモ書きや操作を規制したり、会議室やフォルダー単位で利用ユーザーを制限したりすることもできます。

会議終了後にはデータを削除するなど、機密性の特別高い運用にも対応可能です。
一方、資料を端末に残さずにメモ書きのみを直接サーバー上に残すといった、高セキュリティながらも使い勝手を損なわないような設定にする事も可能です。

スマートセッションの導入事例

印刷コスト削減と会議業務を改善できた事例

資料を配布する事象は、事前にサーバー上の仮想会議室にファイルを置いておくだけで参加者がiPadから資料を閲覧できるうえ、修正が発生した場合でも、ファイルを差し替えれば済むので便利です。会議参加者が急に追加になった時でも、iPadの参加者リストの設定をすぐに変更出来ます。引用元：スマートセッション公式HP(https://www.nicnet.co.jp/next/smartsession/voice/detail/tbs.html）

遠隔会議の通信状況が改善された事例

更に当院では院内ネットワークを採用しているためインターネットに繋がらない端末が多いのですが、スマートセッションによって遠隔地の施設との会議でも遅延なく資料が同期できます。紙の資料で会議をしていた頃と比べて、ビデオ会議の画面越しでもスムーズに会議が行えるようになりました。
引用元：スマートセッション公式HP(https://www.nicnet.co.jp/next/smartsession/voice/detail/hitachi-ac.html）

会議の準備負担を軽減できた事例

会議出席者にいち早く資料を共有できるようになりました。また、資料印刷や配布そのものがなくなり、直前でも資料の差し替えが容易にできるようになったことで、事務局の負担も大幅に軽減ができました。引用元：スマートセッション公式HP(https://www.nicnet.co.jp/next/smartsession/voice/detail/unitika.html）

スマートセッションの機能紹介

ページ同期

発表者の画面が参加者の画面に同期されるため、どこを説明しているのか分からず迷子になることがありません。画面の拡大縮小や、説明時のメモ書きも同期されます。
高レスポンスなので操作性に違和感がなく、発表者、参加者ともにストレスを感じることに双方の意思の疎通が図れます。

メモ機能

閲覧中の資料に「個人メモ」として手書きやテキストでのメモ書きやマーカー線を残すことができます。また数人で同時に書込みができる「共同メモ」、参加者それぞれが書き込んだメモを一括で回収・管理が出来る「回収メモ」というメモ機能も備えています。

行固定・列固定表示

Excelの行列固定機能のように、行見出しや列見出しなど常に表示したい部分を固定表示することができます。

マルチデバイス対応

パソコン、タブレット、スマートフォンで利用可能です。

アップローダーツール

開催する会議室のショートカットを作成。Office資料をドラッグ&ドロップするだけで自動でPDF変換してアップロードします。

スマートセッションの運営会社概要

会社名	日本インフォメーション株式会社
会社所在地	名古屋市千種区今池1丁目8番8号 今池ガスビル6F
設立年	1974年
公式HP	https://www.nicnet.co.jp/index.html

まだある！その他のペーパーレス会議システム

TIMO Meeting

画像引用元：TIMO Meeting公式サイト（https://www.persol-pt.co.jp/timo/）

TIMO Meetingの特徴

TIMO Mertingは、会議プロセスのデジタル化により、経営会議の生産性を向上させる国内初のミーティングマネジメントツールです。
会議前の準備から会議後の議事録作成まで、会議運営のすべてをデジタル化することができ、スムーズに会議を完了させることが出来ます。会議運営を効率化することで無駄な時間を省くことが出来ます。
AIアドバイザリーによる「参照データを要約する」「参照データから論点を抽出する」「参照データからメリットとデメリットをまとめる」等の定型質問も行うことが出来ます。

TIMO Meetingの機能

会議前の準備として、各会議スペースを作成し、会議体ごとにアクセス権をコントロールする「会議体作成」機能、各回の会議を作成、アジェンダの管理や会議参加者を設定を行う「会議作成」機能、その他アジェンダ登録、起案の事前確認といった機能があります。
会議中のAI文字起こし、決定事項の作成、Todo登録・管理はもちろん、会議後のAI要約や議事録作成などTIMO Meetingの機能は多岐にわたっています。

TIMO Meetingの料金プラン

公式HPに記載がありませんでした。

TIMO Meetingの運営会社概要

会社名	パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社
会社所在地	東京都江東区豊洲3-2-20 豊洲フロント7F
公式HP	https://www.persol-pt.co.jp/

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moreNOTE

画像引用元：moreNOTE公式サイト（https://www.morenote.jp/）

moreNOTEの特徴

moreNOTEは、金融・建設・官公庁・自治体など5,000 社を超える顧客に利用されている富士ソフトのペーパーレスシステムです。
moreNOTEでは、フォルダー形式はもちろん、カレンダー形式で会議の予定や資料を表示することが可能です。操作が簡単なので、日々多くの会議を抱える忙しい社員や、操作に不慣れな社員でも、素早く資料にアクセスすることができます。
また、Web会議ツールとmoreNOTEを併せて使用することで、発表者のページと同期したり、他の資料を自由に閲覧したり、拡大して見やすくしたりすることができます。オンライン会議にありがちな不便さを取り除き、快適に会議を進めることが可能です。

moreNOTEの機能

ブラウザから資料の登録を行うと、登録した資料の移動やコピーを簡単に行うことが可能になります。ペーパーレス化した資料は、フォルダやカレンダービューから閲覧でき、他のユーザーと画面を同期した状態で会議をしたり、資料を先読みしたり、手書きでメモを加えることができます。

moreNOTEの料金プラン

クラウド版　初期費用　36,000 円 （税抜）
　　　　　　月額費用　ライセンス費用 1,200 円 / ID （税抜）※ 31 ID 以降は 600 円（税抜）になります
　　　　　　　　　　　ディスク費用 1,200 円 / GB （税抜）

moreNOTEの運営会社概要

会社名	富士ソフト株式会社
会社所在地	神奈川県横浜市中区桜木町1-1
公式HP	https://www.fsi.co.jp/index.html

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VISITS forms

画像引用元：VISITS forms公式サイト（https://visitsforms.com/）

VISITS formsの特徴

VISITS formsは、リアルなホワイトボードや、従来のホワイトボードツールより便利な機能を備えたコラボレーションツールです。
VISITS formsは、従来のホワイトボードツールでは30分程かかっていた準備時間を5分程度に短縮。だれでも簡単に使うことができ、重要な意見をリアルタイムに可視化することも可能になっています。
自分のアイデアに対するフィードバックや、他の参加者の様々なアイデアを簡単に閲覧することができるので、新たな気づきを得やすく参加者の創造性を高めてくれます。

VISITS formsの機能

VISITS formsでは、オンラインで意見を収集した後、意見を相互にフィードバックし、独自のアルゴリズムによって重要な意見を可視化することが可能です。
参加者すべてに重要な意見を分かりやすく表示してくれるので、全体の意思決定を高度化また高速化することができます。

VISITS formsの料金プラン

公式サイトに記載がありませんでした。

VISITS formsの運営会社概要

会社名	VISITS Technologies株式会社
会社所在地	東京都港区六本木6-10-1　六本木ヒルズ森タワー17階
公式HP	https://visits.world/

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ConforMeeting/e

画像引用元：ConforMeeting/e公式サイト（https://jpn.nec.com/conformeeting/e/index.html）

ConforMeeting/eの特徴

ConforMeeting/eは、会議の準備から終了後までのプロセス全体を最適化するペーパーレス役員会議システムです。事務局による議事進行、資料の事前参照、個人のメモ書きや補助資料の参照、メモ付き会議資料保存等、リモート環境下における参加者の理解促進や議論活性化をＳポートし、円滑な会議運営を実現しています。

ConforMeeting/eの画面設計は、幅広い利用者層を想定しているので、ワンタッチ・ワン操作で簡単に同期が可能となっています。参加者全体へ同期できる操作の種類も数多くそろえているので、参加者全員と意思疎通がしやすく、会議をスムーズに進めることができます。

ConforMeeting/eの機能

ConforMeeting/eでは、ドラッグ＆ドロップで簡単に資料を登録することができます。会議直前の資料差し替えも可能なので、急な変更が起きた場合も安心です。
その他、発表者の切り替えや参加者ステータス確認、事前登録した議事(発表者、資料、時間)に従うことで、オンライン会議でもスムーズな進行を実現します。

ConforMeeting/eの料金プラン

公式サイトに記載がありませんでした。

ConforMeeting/eの運営会社概要

会社名	日本電気株式会社
会社所在地	東京都港区芝五丁目7番1号
公式HP	https://jpn.nec.com/

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MetaMoJi Share

画像引用元：MetaMoJi Share公式サイト（https://product.metamoji.com/share/）

MetaMoJi Shareの特徴

MetaMoJi Shareは、資料準備、会議進行、議事振り返りにおける課題をスマートに解決するペーパーレス会議システムです。
会議用のノートや資料には、複数人が同時にメモや指示を書き込むことができ、驚くほどリアルタイムに共有もできます。この機能により参加者全員の意見の相互理解が深まるため、対面・オンラインにかかわらず、あらゆる会議の効率化を促進します。
テレワークでも効率を落とすことのない会議スタイルを体験可能なので、会議のペーパーレス化はもちろん、オンラインでの会議や打ち合わせ、商談等をよりスムーズに行いたいと考えている企業におすすめです。

MetaMoJi Shareの機能

MetaMoJi Shareは、会議の準備も参加もタブレット1つで簡単に行うことができます。また、会議の途中で資料の差し込める便利な機能も備えています。
発言者は、発表者機能とポインター機能を使用することで、伝えたいことが確実に伝えることが可能です。
会議修了後は、会議メモからそのまま議事録を作成することが可能で、写真、録音、動画も1つの資料にまとめて残すことができます。

MetaMoJi Shareの料金プラン

1ライセンス 12,000円/年（税込 13,200円/年）
初期導入費用（初年度のみ）100,000円（税込 110,000円）

MetaMoJi Shareの運営会社概要

会社名	株式会社 MetaMoJi
会社所在地	東京都港区六本木1-7-27 全特六本木ビル EAST４階
公式HP	https://metamoji.com/jp/

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LiveOnPaperless

画像引用元：LiveOnPaperless公式サイト（https://web.liveon.ne.jp/product/liveon_app/）

LiveOnPaperlessの特徴

LiveOnPaperlessは、同社が提供するオンプレミス型Web会議システム「LiveOn」の連携アプリです。LiveOnPaperlessを使用して、LiveOn利用者の招待することで参加者のスマートデバイスで会議資料（PDF）を閲覧することができます。ペーパーレス化により、会議資料準備の業務負荷や印刷コストを大幅に削減し、円滑な会議運営を実現します。
見えにくかった資料を手元のスマートデバイスで閲覧することができるので、活用しきれていなかったiPadやiPhoneなどのスマートデバイスの活用促進にもつながります。

LiveOnPaperlessの機能

資料の閲覧機能ではサムネイル表示やページの拡大縮小が可能です。手書きメモを入力・編集もできるので、紙の資料と同じ感覚で使用可能です。
また、会議中にメモをした内容はそのままPDFファイル内に保存可能。PDFファイルはメールに添付して送信したり、クラウドサーバ等に共有保存したりすることができます。

LiveOnPaperlessの料金プラン

公式ホームページに記載がありませんでした。

LiveOnPaperlessの運営会社概要

会社名	ジャパンメディアシステム株式会社
会社所在地	東京都千代田区外神田2-14-10 第2電波ビル2F
公式HP	https://web.liveon.ne.jp/

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SmartDiscussion

画像引用元：SmartDiscussion公式サイト（https://smartdiscussion.jp/）

SmartDiscussionの特徴

SmartDiscussionは企業や官公庁に広く導入されているペーパーレス会議システムです。会議中の画面同期機能はもちろん、会議前後の資料閲覧時にも便利な閲覧補助機能を多数搭載しています。
端末調達からキッティング、利用者向け操作研修、およびお問い合わせサポートまで、ペーパーレス会議に関すること全て、ワンストップでフルサポートしてくれます。
システムを使いこなせるか心配な企業も安心して導入することができるでしょう。

SmartDiscussionの機能

SmartDiscussionには、会議準備、資料閲覧、会議中の画面同期、システム管理、その他拡張機能、セキュリティ機能を備えています。
会議資料の登録は、Webブラウザ画面にファイルをドラッグ＆ドロップするだけの簡単操作で完了します。
会議室内には資料を分類するためのフォルダを無制限に作成可能。資料の性質に応じた分類整理もできます。

SmartDiscussionの料金プラン

スターター（500MB、接続端末数10台）初期費用20,000円 月額20,000円
スタンダード（1～20GB、接続端末数20台～100台）初期費用30,000円 月額36,000円～
エンタープライズ（5GB～、接続端末数50台～）初期費用80,000円 月額98,000円～

SmartDiscussionの運営会社概要

会社名	キッセイコムテック株式会社
会社所在地	長野県松本市和田4010番10
公式HP	https://www.kicnet.co.jp/

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ECO Meeting

画像引用元：ECO Meeting公式サイト（https://ecomeeting.jp/）

ECO Meetingの特徴

ECO Meetingは、タブレット端末を利用した直感的にセキュアな会議を開催可能なペーパーレス会議システムです。各業界に精通したエステックの開発したシステムであるため、大学、JA、金融、医療など、様々な業界の導入実績が豊富です。業界最高水準の高度なセキュリティ機能を備えているので、大事な会議にも安心して利用することができます。
クラウド版とオンプレミス版があるので、企業は自社に適したほうを選択することが可能です。

ECO Meetingの機能

ECO Meetingの機能は、見開き表示、複数資料比較、別ページ比較、マーカーテキストメモ、マルチデバイス、プレゼンテーション、２種類の投票、IPアドレスフィルタリング、多要素認証機能、AD/LDAP パスワード連携と多岐にわたっています。プレゼンテーションは、発表者の画面を聴講者全員のタブレットに表示することが出来る機能です。

ECO Meetingの料金プラン

（クラウド版）
初期費用 50,000円
アカウント費用 1,000円／1アカウント
ストレージ費用（追加分）　1,000円／1GB
※単月契約

ECO Meetingの運営会社概要

会社名	株式会社エステック
会社所在地	大阪府吹田市垂水町3-10-12　STECビル
公式HP	https://www.stec.ne.jp/

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SideBooksクラウド本棚

画像引用元：SideBooksクラウド本棚公式サイト（https://sidebooks.jp/）

SideBooksクラウド本棚の特徴

SideBooksは、350万人に利用されているPDF閲覧アプリです。実際の紙をめくるかのような感覚で資料を読むことができます。
文書を管理するアプリ上の本棚には、まるで本物の本棚のような見た目の「ビジュアル本棚」と、文書名を一覧で表示できる「リスト本棚」があり、いつでも切り替えて使用可能です。
資料の文書内検索や、インデックス機能、閲覧履歴をさかのぼることができる「クイックスイッチ」、その他メモ機能やしおり機能など、便利な閲覧機能を数多く備えています。

SideBooksクラウド本棚の機能

SideBooksクラウド本棚は、「会議運営機能」と「文書管理機能」を備えています。会議機能としては会議設定、ページ通知、画面分割、多彩なメモ機能を、文書管理機能としてはフォルダの無限階層、充実の検索機能、しおりセット機能、強靭なセキュリティ機能を備えています。

SideBooksクラウド本棚の料金プラン

（クラウド版）
初期費用 50,000円
アカウント費用 1,000円／1アカウント
ストレージ費用（追加分）　1,000円／1GB
※単月契約

SideBooksクラウド本棚の運営会社概要

会社名	東京インタープレイ株式会社
会社所在地	東京都中央区京橋1-13-1 WORK VILLA KYOBASHI 10F
公式HP	https://sidebooks.jp/

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スマートAIボード

画像引用元：スマートAIボード公式サイト（https://nhp-gp.com/products/smart-ai/）

スマートAIボードの特徴

スマートAIボードは、ホワイトボード、フリップボード、プロジェクタ、スクリーン、会議用TV等の従来会議に必要であったデバイスを１つに集約した、オールインワン・ボードです。
複数の機器の準備をする必要がなくなるため、簡単に会議を始めることが出来ます。スマホからもノートPCからも高速でコンテンツ共有できるので、情報共有もスムーズに行えます。
金融教育·医療など業界別の用途に応じて柔軟にカスタマイズすることも可能です。

スマートAIボードの機能

内蔵されている12マイクアレイと4Kカメラで声の位置を特定し、自動的に発言者をクローズアップしてくれます。
ビームフォーミング技術、AIアルゴリズムにより、音壁の内側の音を拾い、壁の外側の音を遮断するノイズキャンセリング機能も備えています。

スマートAIボードの料金プラン

公式サイトに記載がありませんでした。

スマートAIボードの運営会社概要

会社名	NHPソリューション株式会社
会社所在地	東京都千代田区有楽町2‐2‐1 X-PRESS有楽町6F
公式HP	https://nhp-gp.com/about/

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Handbook

画像引用元：Handbook公式サイト（https://sidebooks.jp/）

Handbookの特徴

Handbookは、ビジネスの実務で活用されるモバイル端末向けのコンテンツ管理システムです。導入実績は1,600件以上を誇り、様々な業界の企業で利用されています。
伝えたい情報を伝えたい人に確実に伝えることができ、その後のフィードバックも収集・分析することができ、シンプルな操作で双方向の情報のやりとりを実現します。
会議資料や営業資料、マニュアルや研修教材等、ビジネスで使用する書類や画像・動画などを、クラウドで簡単に一括管理し、タブレットやスマートフォンで利用できるようにします。

Handbookの機能

Handbookは、”もっと伝わる”ために、「作成」、「活用」、「反応」、「分析」の4つの特長を持つ機能をオールインワンで搭載。
ブログを書くようにコンテンツ作成できたり、３６０度画像・動画の表示ができたり、レーティングやアンケート機能やその結果の分析機能を備えていたりと、他のペーパーレス会議システムにはあまりない機能が含まれています。

Handbookの料金プラン

スタンダード（共有サーバー）　25,000円～55,000円／月
プレミアムプラス（専用サーバー）　120,000円～180,000円／月
エンタープライズプラス（専用サーバー）　400,000円／月

Handbookの運営会社概要

会社名	アステリア株式会社
会社所在地	東京都渋谷区広尾1丁目1番39号 恵比寿プライムスクエアタワー19F
公式HP	https://jp.asteria.com/

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ABookBiz

画像引用元：ABookBiz公式サイト（https://www.agentec.jp/product/abookbiz/）

ABookBizの特徴

ABookBizドキュメントを安全に一元管理でき、データ集計と分析まで可能なペーパーレス会議システムです。OfficeファイルをPDFに自動で変換することができ、管理画面では資料を一括配信することもできます。
ドキュメントを共有するグループ、メンバーや共有期間などを制御することができ、端末の紛失時には遠隔削除もできるので、セキュリティ面でも安心です。
写真や動画、Webリンクなどを資料内に自在に組み合わせることで、インタラクティブな表現でより伝わりやすいコンテンツへと進化させることが可能です。

ABookBizの機能

PDF資料に写真や動画を組み合わせたり、Webリンクを設置したりとノーコードで自由な編集が可能です。また、ドキュメントの指定ページへのリンクを設定することで見たい情報に迷わずアクセスできるようになります。

ABookBizの料金プラン

公式サイトに記載がありませんでした。

ABookBizの運営会社概要

会社名	株式会社エージェンテック
会社所在地	東京都千代田区神田司町2-2 新倉ビル6F
公式HP	https://www.agentec.jp/product/abookbiz/

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SmoothMeeting

画像引用元：SmoothMeeting公式サイト（https://www.otsuka-shokai.co.jp/products/mobile/smooth-meeting/）

SmoothMeetingの特徴

SmoothMeetingは、タブレット端末を活用したペーパーレス会議システムです。シンプルな操作性や画面同期、メモ機能などによって会議参加者が議論により集中できるようにしてくれるので、ワークスタイル変革や経営のスピードアップにも繋がるでしょう。
タブレット端末の固体認証を利用して社有品以外の接続を制限したり、管理PCから資料を一斉削除指示ができたりとセキュリティ面でも安心なシステムとなっています。

SmoothMeetingの機能

VGAケーブルでタブレット端末とプロジェクターを接続すると、タブレット端末に表示中の資料をプロジェクターに出力することも可能です。ユーザーごとの資料としてメモ情報を管理PCに保管し、その後会議参加者へ送付することもできます。

SmoothMeetingの料金プラン

公式サイトに記載がありませんでした。

SmoothMeetingの運営会社概要

会社名	株式会社大塚商会
会社所在地	東京都千代田区飯田橋2-18-4
公式HP	https://www.otsuka-shokai.co.jp/corporate/about/outline/

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ペーパーレス会議システムとは？

ペーパーレス会議システムとは、会議で使用する紙の資料をデジタル化することでオンラインおよびオフラインでの会議を円滑にするものです。
紙の資料作成にかかるコストや会議の準備負担を減らすだけでなく、会議をスムーズに進行するための機能や、必要な資料にすぐにアクセスできる閲覧・管理機能が充実しています。
閲覧できるユーザーを制限する等のセキュリティ機能も付いているので、紙よりも確実に機密情報を管理できます。

また、会議が始まるまでに事前に資料を配布できたり、資料に直接目も昨日で書き込めたり、資料を並列表示できたり、資料の一部をピンポイントで拡大表示できたりと、紙の資料の良い点をデジタル化してもそのまま活かすこともできるので、Web会議ツールの補完的な役割として導入されるケースも多くなっています。

ペーパーレス会議システムの主な機能

ここではペーパーレス会議システムの主な機能について、システム導入によって業務がどのように効率化されるのかという観点で解説していきます。

会議準備に役立つ機能

資料アップロード機能 アプリやブラウザ上にドラッグ＆ドロップすることで、資料ファイルを登録できます。印刷、配布の手間を省くことができます。
通知機能 会議に関する各種連絡、資料の更新等の通知をシステム上に表示します。

会議の円滑化に役立つ機能

コミュニケーションのサポート

Web会議機能 Zoom、Google Meetといった外部Web会議ツールと連携し、オンライン会議を開催可能です。
通話・チャット機能 オンライン会議中の音声やチャットによるやりとりをシステム上で行うことができます。
ゲスト招待機能 URL（QRコード）またはパスコードを発行し、外部ユーザーをオンライン会議に招待します。事前のユーザー登録不要で利用できます。

運営のサポート

会議進行 ファシリテーターの機能により、発表者・参加者の画面を切り替えが行われます。
画面同期機能 ポインター表示、メモ書き込み、画面分割などの発信者の操作を、参加者の画面にそのまま同期表示させることができます。会議でありがちな補足資料の表示にも役立ちます。
ホワイトボード機能（共有メモ） 表示中の資料やホワイトボードスペースに手書きでコメントを加えることが出来ます。
図形の描写機能 既存データの形や色の調整や、新規作成ができます。
採決機能 投票やアンケートを実施可能です。結果もすぐに集計され、確認できるので非常に便利な機能となっています。

資料閲覧機能

並列表示 2つの資料を横並びで表示できるので、比較するときに便利です。
枠固定表示機能 Excelにおける「ウインドウ枠の固定」に相当する機能。任意の枠を固定することで、常に表示されるように設定します。
付箋・ブックマーク 付箋を貼ったり、登録したブックマークへ移動できます。登録した名前をページタイトルにしたり、一覧化してもくじにできるシステムもあります。

その他、オフライン閲覧機能、資料の一括ダウンロードなど、便利な機能が揃っています。

情報漏洩防止機能

資料配布や閲覧、設定などに関して、必要な人やシーンに絞って権限を付与できる権限設定機能や、ID/パスワード、指紋認証、顔認証、ホワイトリストなどで、資料の閲覧やアクセスを制限するアクセス認証機能があります。端末紛失時のデータ強制削除も可能なので、セキュリティ面でも安心して利用できます。

ペーパーレス会議システムの主なタイプ

ペーパーレス会議システムは、次の2つのタイプに大きく分けられます。

会議の進行管理に得意なタイプ

フルリモート勤務の場合や社外の人とのオンライン会議が多い場合は、Web会議機能が充実しているタイプをチェックすると良いでしょう。
発信者と参加者の画面の切り替え、発表者タイマー等の、会議進行に役立つ機能が搭載されているシステムであれば、遠隔地でも発話者の表情を確認しながらスムーズにやり取りが可能です。

たとえば、リモート環境でもスムーズに進行管理できることを重視したい場合は「ConforMeeting/e」のようなツールがあります。
QRコードから参加可能なWeb会議機能や、発表者の切替機能や参加者のステータス確認機能などを搭載しています。

リアルタイムでの双方向のコミュニケーションを重視したい場合は、発表者の指名機能やレーザーポインター機能を備えている「MetaMoJi Share」、オンライン上で設問に対してのコメントを参加者全員から収集できる「VISITS forms」などがあります。

資料管理・活用が得意なタイプ

一方で、閲覧制限、公開期間の設定、アクセス制御などの機能で、セキュリティ管理ができ、大量の資料を管理することが得意なシステムもあります。
全ファイル横断の超高速PDF全文検索やOffice文書のPDF自動変換、ファイル一括ダウンロードなど、資料を上手く活用するための機能が豊富です。
こちらは官公庁や、自治体、教育団体での導入実績が多い傾向があり、オンプレミス導入のサポートも手厚くなっています。

ペーパーレス会議システムの導入メリット

ここでは、ペーパーレス会議システムを導入するメリットについて解説します。

会議準備の手間を削減

導入後すぐに実感できるメリットの１つが、紙に関わるコストやその準備にまつわる手間の削減です。
デジタル化により、資料の印刷や管理、配布・回収（廃棄）がすべて不要になります。
また、資料の修正や確認もオンライン上で行えるため、会議直前まで差し替えができるというメリットもあります。会議実施中もその場で変更可能なので、常に最新の情報を共有しながら会議を進めることができます。

会議参加者が誰でも同じ資料をダウンロード可能なため、直前の参加者数の増減による部数調整も不要になります。急に人数が増えたときのために予備の資料を用意する懸念もなくなるため、ストレスフリーな状態で会議に臨むことができます。通知機能やカレンダー設定を利用することで、会議開催や変更の連絡も効率化し、出欠状況や会議への参加状況も一元管理することができます。

会議進行を円滑化

会議でよく起きる問題が、発表者が資料のどの部分を説明しているのかすぐに把握できないということ。ペーパーレス会議システムを導入すれば、目線を合わせて双方向で書き込みができたり、発言者の画面をポインターやメモ書き含めて共有できたりするので、参加者全員が資料内での発言箇所を見失うことなく会議を進めることができます。その結果、会議内容の意思決定のスピードも加速することに繋がります。
メール添付や、印刷配布ができないような機密資料も、システムを通じてなら事前配布が可能なので、参加者があらかじめ目を通しておくことにより、より一層無駄のない会議を行うことが出来ます。

また、会議進行を管理者（事務局）に任せることによって、発表者、参加者の画面の切替えや、必要書類の並列表示などもよりスムーズになり、参加者全員が議論の内容だけに集中できるようになります。
ホワイトボード機能やメモ共有機能を利用することで、話しながらのブレインストーミング、双方向のアウトプットが実現でき、議論をより活性化させられるでしょう。

ペーパーレス会議システムの導入デメリット

ペーパーレス会議を導入するにあたっては、もちろんデメリットもあります。ペーパーレス会議の導入に失敗をしないためにも、事前にペーパーレス会議のデメリットもしっかりと把握しておきましょう。

システム操作が浸透するまでに時間がかかる

企業内には、ITに慣れていて問題なく新しいシステムに馴染んでいく人もいれば、ITに不慣れでシステム操作に不安がある人もいるということを理解しておかなければいけません。

急にペーパーレスで、データ化された資料で会議をするとなると、慣れない操作のほうに気を取られてしまい、会議内容が頭に入ってこないケースもあるでしょう。
そうならないために、導入の前に社員全員に、レクチャーや講習会など学ぶ機会を与えることが重要です。社内全体にペーパーレス会議を浸透させるには、それなりに時間がかかることも頭に入れておきましょう。

デバイス・環境を整える必要がある

ペーパーレス会議を行うためには、そのシステム環境を整える必要があります。社員全員もしくは会議の参加人数分のパソコンやタブレット、モニターなどの設備を準備しなければいけません。
スマートフォンで利用しようと考えている場合もいざ利用してみたところ画面が小さく、資料が見づらいという事態も発生する可能性があります。

ネット環境も今まで以上の注意が必要です。インターネットの接続状況が悪い場合はページが表示されず、会議が中断してしまうことも考えられます。出先で確認にはスマートフォン利用が便利ですが、資料の情報量が多いと拡大やスクロールが多く、大画面に表示したい場合も出てくるでしょう。

導入コストがかかる

ペーパーレス会議システムを導入するにあたってはまとまった費用が必要になってきます。
外部のネットワークが使用不可の企業の場合、自社専用のサーバーを設置が必要で、その設置費用は高額になりがちです。
便利なツールだと分かっていても、導入コストが必要なためペーパーレス会議をなかなか導入できない企業もいるでしょう。

もし、外部ネットワークを利用できる企業であれば、クラウド上利用できるペーパーレス会議システムがおすすめです。
サーバーを構築するよりもコストをかけずに、ペーパーレス会議を導入することができます。

紙のようにメモが取れない

紙の資料は直接メモを書き込めますが、デジタル化された資料は紙のようにスムーズにメモを取ることは難しいでしょう。

ただし、まったくメモが取れないということではありません。ペーパーレス会議のツールの多くは、メモ機能を搭載しているケースがほとんどです。ペーパーレス化を成功させるに、紙と同様の感覚でメモが自由にとれる機能があるツールを選ぶといいでしょう。

ペーパーレス会議システムの選び方

実際にペーパーレス会議システムを選ぶにあたって、どういった点に注目したらよいでしょうか。
ここでは、ペーパーレス会議システムの選定ポイントについて解説していきます。

導入目的に合った機能を持ったシステムか

いきなり社内会議をすべてペーパーレスにしようと、とにかく多機能な製品を導入すると、導入失敗に終わる恐れがあります。
運用ルールの作成に時間が掛かったり、昨日が多すぎて使いこなせなかったり、スムーズに導入できない可能性が高くなります。
まずはこういった事態を防ぐために、社内でペーパーレス会議システムを導入する目的について明確にしておきましょう。
目的がはっきりすることによって、自ずと必要な機能や利用条件といった細かい条件が分かってくるので、後はその一つ一つの条件をクリアするシステムを選定すればよいだけです。

また、ペーパーレス会議は、運用改善を重ねながら段階的に導入していくことで社内に浸透しやすいため、必要な機能を適宜追加できる製品だと導入に失敗しにくいでしょう。

提供形態が自社に適しているか

ペーパーレス会議システムには、オンプレミス型のシステムとクラウド型のサービスと大きく分けて２つあります。

オンプレミス型の場合、サーバを社内で構築するため、クラウドに比べて外部に情報漏洩する心配は少ないですが、導入には時間やコストがかかります。
クラウド型の場合は、短期間・比較的低コストで導入できますが、外部の会社のサービスを利用することになるので、そのセキュリティ機能は事前に十分に確認しておきましょう。

製品によってはパッケージで販売している場合もあります。基本的な機能のみで問題なく、とにかく簡単に導入したいという方は、パッケージ型も検討してみましょう。
「スマートセッション」「moreNOTE（モアノート）」「SmartDiscussion」等のサービスは、パッケージ・オンプレミス・クラウドのいずれにも対応しているため、自社に適した導入方法を選ぶことが出来ます。

セキュリティは問題ないか

機密情報を扱う重要な会議にもペーパーレス会議システムを導入する予定であれば、データの保管方法はもちろん、データの暗号化やアクセス権限の管理などの機能についてもよく確認するようにしましょう。例えば、「ConforMeeting」は会議情報を暗号化してサーバで一元管理するシステムなため、端末のデータを残すことなく、資料の漏洩を防ぐことができます。
セキュリティ機能が充実していて、重要な会議に向いているシステムもあるので、よく検討して利用サービスを決めるようにしましょう。

実際の運用に問題はないか

導入したのはいいものの、実際に運用したところ不具合が発生するというもケース考えられます。
例えば、クラウド型のサービスの場合、通信が不安定で反応が遅くなることがあります。こういったことをできるだけ防ぐために、稼働が安定した製品を選びたいものです。
実際に安定した運用ができるかどうかは、無料トライアルで試してみるとよいでしょう。
特にペーパーレス会議システムの導入にあたっては、選定を担当する部門だけでなく、その他の会議に参加するメンバーが実際に試してみて、使い勝手や搭載された機能を使いこなせるかなど、社員の声を参考にしてみるといいでしょう。

導入前・導入後のサポートは万全か

システム導入に当たって、初期設定などの導入サポートが受けられる製品であれば安心です。
製品によっては初期設定だけでなく、運用支援や操作研修サポートなどのサービスもあるため、導入効果を最大化したい企業、または端末操作に不安のある従業員が多い企業は、このサポート体制を意識してみるとよいでしょう。

ペーパーレス会議を成功させるポイント

実際にペーパーレス会議を進めるときに重要なポイントとは何でしょうか？
ここではペーパーレス会議システムのメリットを生かしながら、会議を成功させるためのポイントについて解説していきます。

端末に合わせて資料を作成

まず、会議をはじめる前に気を付けるべきことがあります。それはタブレットやパソコンなど、参加者が使う端末に合わせて資料を作成することです。ディスプレイの大きさを把握したうえで、資料自体の大きさやフォントサイズを決めておくといいでしょう。

資料の向きにも注意が必要です。紙の場合はA4紙のタテ型資料を作成するのが一般的でした。ペーパーレス会議ではタブレットやパソコンで資料を見ている参加者が多いため、ヨコ型の資料を作成すると閲覧しやすくなります。

最新の会議資料を事前に共有

ペーパーレス会議を円滑に進行するためには、最新の資料を会議参加者全員に事前共有しておくことが大切です。
会議の資料をあらかじめ確認してもらっておくことによって、実際の会議の時間は討論のみに集中することができます。

機密資料に関しては、セキュリティの高いシステムを導入することで、システム上で事前に最新資料を閲覧できるようになります。

会議の進行を事前にシミュレーション

初めてペーパーレス会議を行う時は特に、会議の進行を事前にシミュレーションしておくことが大切です。
発表者自身がペーパーレス会議に不慣れな場合、資料を表示するだけでも手間取ってしまいます。発表者の交代のタイミングも想定し、発表者全員がスムーズに資料を表示できるか確認しておきましょう。
進行の不手際によって会議が長引くようなことがあると、せっかくのペーパーレス会議システムの効果も薄くなってしまいます。

ペーパーレス会議システム早見表をもう一度チェックする

自治体でもペーパーレス化が進んでいる

総務省の「自治体デジタル・トランスフォーメーション(DX)推進計画【第2.3版】」によると、2024年における自治体のDX取り組みの現状が明らかになっています。
都道府県レベルでは、アンケートに回答した42都道府県のうち92.9％にあたる39都道府県がペーパーレス化を推進しています。

一方、市区町村レベルでは511市区町村のうち75.7％にあたる387市区町村がペーパーレス化に取り組んでいます。
参照元：総務省（https://www.soumu.go.jp/main_content/000919516.pdf）

自治体へのペーパーレス会議システム導入事例

年間10万枚の紙のコストを削減

スマートセッションを導入したことで、大幅な印刷コストの削減と職員の事務負担を軽減することができました。引用元：スマートセッション公式HP(https://www.nicnet.co.jp/next/smartsession/voice/detail/toeitown.html）

年間で約5,000枚の紙を削減することかできた。

資料作成にかかる時間が大幅に削減できました。1日かけて印刷して製本するため作業が大変でしたが、データをそのままmoreNOTEにアップするだけで資料配付が完了するので作業が楽になり、時間もかからなくなりました。引用元：moreNOTE(モアノート)公式HP(https://www.morenote.jp/archives/3953/）

ペーパーレス会議システムのまとめ

ここでは、ペーパーレス会議システムについて紹介してきました。ペーパーレス会議システムとは、会議で使う紙の資料をデジタル化して、会議を円滑にするシステムです。
各システムには、特徴や機能、導入コストなどに様々な違いがあります。ペーパーレス会議システムを選ぶ際にはまず、自社の会議における課題や、導入目的、予算などを明確化しておきましょう。

システムを選定する上では、事前に基準をはっきりさせておくことが重要です。
この記事の各社サービスの紹介を読んで、自社の課題に最適なサービスを選んでみましょう。