ペーパーレス会議システム14選を徹底比較

ペーパーレス会議システムとは？

ペーパーレス会議システムとは、会議で使用する紙の資料をデジタル化することでオンラインおよびオフラインでの会議を円滑にするものです。

紙の資料作成にかかるコストや会議の準備負担を減らすだけでなく、会議をスムーズに進行するための機能や、必要な資料にすぐにアクセスできる閲覧・管理機能が充実しています。

閲覧できるユーザーを制限する等のセキュリティ機能も付いているので、紙よりも確実に機密情報を管理できます。

また、会議が始まるまでに事前に資料を配布できたり、資料に直接目も昨日で書き込めたり、資料を並列表示できたり、資料の一部をピンポイントで拡大表示できたりと、紙の資料の良い点をデジタル化してもそのまま活かすこともできるので、Web会議ツールの補完的な役割として導入されるケースも多くなっています。

ペーパーレス会議システムの主な機能

ここではペーパーレス会議システムの主な機能について、システム導入によって業務がどのように効率化されるのかという観点で解説していきます。

会議準備に役立つ機能

資料アップロード機能：アプリやブラウザ上にドラッグ＆ドロップすることで、資料ファイルを登録できます。印刷、配布の手間を省くことができます。

通知機能：会議に関する各種連絡、資料の更新等の通知をシステム上に表示します。

会議の円滑化に役立つ機能

コミュニケーションのサポート

Web会議機能：Zoom、Google Meetといった外部Web会議ツールと連携し、オンライン会議を開催可能です。

通話・チャット機能：オンライン会議中の音声やチャットによるやりとりをシステム上で行うことができます。

ゲスト招待機能：URL（QRコード）またはパスコードを発行し、外部ユーザーをオンライン会議に招待します。事前のユーザー登録不要で利用できます。

運営のサポート

会議進行：ファシリテーターの機能により、発表者・参加者の画面を切り替えが行われます。

画面同期機能：ポインター表示、メモ書き込み、画面分割などの発信者の操作を、参加者の画面にそのまま同期表示させることができます。会議でありがちな補足資料の表示にも役立ちます。

ホワイトボード機能（共有メモ）：表示中の資料やホワイトボードスペースに手書きでコメントを加えることが出来ます。

採決機能：投票やアンケートを実施可能です。結果もすぐに集計され、確認できるので非常に便利な機能となっています。

資料閲覧機能

並列表示 2つの資料を横並びで表示できるので、比較するときに便利です。

枠固定表示機能：Excelにおける「ウインドウ枠の固定」に相当する機能。任意の枠を固定することで、常に表示されるように設定します。

付箋・ブックマーク：付箋を貼ったり、登録したブックマークへ移動できます。登録した名前をページタイトルにしたり、一覧化してもくじにできるシステムもあります。

その他、オフライン閲覧機能、資料の一括ダウンロードなど、便利な機能が揃っています。

情報漏洩防止機能

資料配布や閲覧、設定などに関して、必要な人やシーンに絞って権限を付与できる権限設定機能や、ID/パスワード、指紋認証、顔認証、ホワイトリストなどで、資料の閲覧やアクセスを制限するアクセス認証機能があります。端末紛失時のデータ強制削除も可能なので、セキュリティ面でも安心して利用できます。

ペーパーレス会議システムの主なタイプ

ペーパーレス会議システムは、次の2つのタイプに大きく分けられます。

会議の進行管理に得意なタイプ

フルリモート勤務の場合や社外の人とのオンライン会議が多い場合は、Web会議機能が充実しているタイプをチェックすると良いでしょう。 発信者と参加者の画面の切り替え、発表者タイマー等の、会議進行に役立つ機能が搭載されているシステムであれば、遠隔地でも発話者の表情を確認しながらスムーズにやり取りが可能です。

たとえば、リモート環境でもスムーズに進行管理できることを重視したい場合は「ConforMeeting/e」のようなツールがあります。 QRコードから参加可能なWeb会議機能や、発表者の切替機能や参加者のステータス確認機能などを搭載しています。

リアルタイムでの双方向のコミュニケーションを重視したい場合は、発表者の指名機能やレーザーポインター機能を備えている「MetaMoJi Share」、オンライン上で設問に対してのコメントを参加者全員から収集できる「VISITS forms」などがあります。

資料管理・活用が得意なタイプ

一方で、閲覧制限、公開期間の設定、アクセス制御などの機能で、セキュリティ管理ができ、大量の資料を管理することが得意なシステムもあります。

全ファイル横断の超高速PDF全文検索やOffice文書のPDF自動変換、ファイル一括ダウンロードなど、資料を上手く活用するための機能が豊富です。

こちらは官公庁や、自治体、教育団体での導入実績が多い傾向があり、オンプレミス導入のサポートも手厚くなっています。

ペーパーレス会議システムの導入メリット

ここでは、ペーパーレス会議システムを導入するメリットについて解説します。

会議準備の手間を削減

導入後すぐに実感できるメリットの１つが、紙に関わるコストやその準備にまつわる手間の削減です。デジタル化により、資料の印刷や管理、配布・回収（廃棄）がすべて不要になります。

また、資料の修正や確認もオンライン上で行えるため、会議直前まで差し替えができるというメリットもあります。会議実施中もその場で変更可能なので、常に最新の情報を共有しながら会議を進めることができます。

会議参加者が誰でも同じ資料をダウンロード可能なため、直前の参加者数の増減による部数調整も不要になります。急に人数が増えたときのために予備の資料を用意する懸念もなくなるため、ストレスフリーな状態で会議に臨むことができます。

通知機能やカレンダー設定を利用することで、会議開催や変更の連絡も効率化し、出欠状況や会議への参加状況も一元管理することができます。

会議進行を円滑化

会議でよく起きる問題が、発表者が資料のどの部分を説明しているのかすぐに把握できないということ。ペーパーレス会議システムを導入すれば、目線を合わせて双方向で書き込みができたり、発言者の画面をポインターやメモ書き含めて共有できたりするので、参加者全員が資料内での発言箇所を見失うことなく会議を進めることができます。その結果、会議内容の意思決定のスピードも加速することに繋がります。

メール添付や、印刷配布ができないような機密資料も、システムを通じてなら事前配布が可能なので、参加者があらかじめ目を通しておくことにより、より一層無駄のない会議を行うことが出来ます。

また、会議進行を管理者（事務局）に任せることによって、発表者、参加者の画面の切替えや、必要書類の並列表示などもよりスムーズになり、参加者全員が議論の内容だけに集中できるようになります。

ホワイトボード機能やメモ共有機能を利用することで、話しながらのブレインストーミング、双方向のアウトプットが実現でき、議論をより活性化させられるでしょう。

ペーパーレス会議システムの導入デメリット

ペーパーレス会議を導入するにあたっては、もちろんデメリットもあります。ペーパーレス会議の導入に失敗をしないためにも、事前にペーパーレス会議のデメリットもしっかりと把握しておきましょう。

システム操作が浸透するまでに時間がかかる

企業内には、ITに慣れていて問題なく新しいシステムに馴染んでいく人もいれば、ITに不慣れでシステム操作に不安がある人もいるということを理解しておかなければいけません。

急にペーパーレスで、データ化された資料で会議をするとなると、慣れない操作のほうに気を取られてしまい、会議内容が頭に入ってこないケースもあるでしょう。

そうならないために、導入の前に社員全員に、レクチャーや講習会など学ぶ機会を与えることが重要です。社内全体にペーパーレス会議を浸透させるには、それなりに時間がかかることも頭に入れておきましょう。

デバイス・環境を整える必要がある

ペーパーレス会議を行うためには、そのシステム環境を整える必要があります。社員全員もしくは会議の参加人数分のパソコンやタブレット、モニターなどの設備を準備しなければいけません。

スマートフォンで利用しようと考えている場合もいざ利用してみたところ画面が小さく、資料が見づらいという事態も発生する可能性があります。

ネット環境も今まで以上の注意が必要です。インターネットの接続状況が悪い場合はページが表示されず、会議が中断してしまうことも考えられます。出先で確認にはスマートフォン利用が便利ですが、資料の情報量が多いと拡大やスクロールが多く、大画面に表示したい場合も出てくるでしょう。

導入コストがかかる

ペーパーレス会議システムを導入するにあたってはまとまった費用が必要になってきます。外部のネットワークが使用不可の企業の場合、自社専用のサーバーを設置が必要で、その設置費用は高額になりがちです。

便利なツールだと分かっていても、導入コストが必要なためペーパーレス会議をなかなか導入できない企業もいるでしょう。もし、外部ネットワークを利用できる企業であれば、クラウド上利用できるペーパーレス会議システムがおすすめです。サーバーを構築するよりもコストをかけずに、ペーパーレス会議を導入することができます。

紙のようにメモが取れない

紙の資料は直接メモを書き込めますが、デジタル化された資料は紙のようにスムーズにメモを取ることは難しいでしょう。

ただし、まったくメモが取れないということではありません。ペーパーレス会議のツールの多くは、メモ機能を搭載しているケースがほとんどです。ペーパーレス化を成功させるに、紙と同様の感覚でメモが自由にとれる機能があるツールを選ぶといいでしょう。

ペーパーレス会議システムの選び方

実際にペーパーレス会議システムを選ぶにあたって、どういった点に注目したらよいでしょうか。ここでは、ペーパーレス会議システムの選定ポイントについて解説していきます。

導入目的に合った機能を持ったシステムか

いきなり社内会議をすべてペーパーレスにしようと、とにかく多機能な製品を導入すると、導入失敗に終わる恐れがあります。

運用ルールの作成に時間が掛かったり、昨日が多すぎて使いこなせなかったり、スムーズに導入できない可能性が高くなります。

まずはこういった事態を防ぐために、社内でペーパーレス会議システムを導入する目的について明確にしておきましょう。

目的がはっきりすることによって、自ずと必要な機能や利用条件といった細かい条件が分かってくるので、後はその一つ一つの条件をクリアするシステムを選定すればよいだけです。

また、ペーパーレス会議は、運用改善を重ねながら段階的に導入していくことで社内に浸透しやすいため、必要な機能を適宜追加できる製品だと導入に失敗しにくいでしょう。

提供形態が自社に適しているか

ペーパーレス会議システムには、オンプレミス型のシステムとクラウド型のサービスと大きく分けて２つあります。

オンプレミス型の場合、サーバを社内で構築するため、クラウドに比べて外部に情報漏洩する心配は少ないですが、導入には時間やコストがかかります。

クラウド型の場合は、短期間・比較的低コストで導入できますが、外部の会社のサービスを利用することになるので、そのセキュリティ機能は事前に十分に確認しておきましょう。

製品によってはパッケージで販売している場合もあります。基本的な機能のみで問題なく、とにかく簡単に導入したいという方は、パッケージ型も検討してみましょう。

「スマートセッション」「moreNOTE（モアノート）」「SmartDiscussion」等のサービスは、パッケージ・オンプレミス・クラウドのいずれにも対応しているため、自社に適した導入方法を選ぶことが出来ます。

セキュリティは問題ないか

機密情報を扱う重要な会議にもペーパーレス会議システムを導入する予定であれば、データの保管方法はもちろん、データの暗号化やアクセス権限の管理などの機能についてもよく確認するようにしましょう。例えば、「ConforMeeting」は会議情報を暗号化してサーバで一元管理するシステムなため、端末のデータを残すことなく、資料の漏洩を防ぐことができます。

セキュリティ機能が充実していて、重要な会議に向いているシステムもあるので、よく検討して利用サービスを決めるようにしましょう。

実際の運用に問題はないか

導入したのはいいものの、実際に運用したところ不具合が発生するというもケース考えられます。

例えば、クラウド型のサービスの場合、通信が不安定で反応が遅くなることがあります。こういったことをできるだけ防ぐために、稼働が安定した製品を選びたいものです。

実際に安定した運用ができるかどうかは、無料トライアルで試してみるとよいでしょう。

特にペーパーレス会議システムの導入にあたっては、選定を担当する部門だけでなく、その他の会議に参加するメンバーが実際に試してみて、使い勝手や搭載された機能を使いこなせるかなど、社員の声を参考にしてみるといいでしょう。

導入前・導入後のサポートは万全か

システム導入に当たって、初期設定などの導入サポートが受けられる製品であれば安心です。

製品によっては初期設定だけでなく、運用支援や操作研修サポートなどのサービスもあるため、導入効果を最大化したい企業、または端末操作に不安のある従業員が多い企業は、このサポート体制を意識してみるとよいでしょう。

ペーパーレス会議を成功させるポイント

実際にペーパーレス会議を進めるときに重要なポイントとは何でしょうか？ここではペーパーレス会議システムのメリットを生かしながら、会議を成功させるためのポイントについて解説していきます。

端末に合わせて資料を作成

まず、会議をはじめる前に気を付けるべきことがあります。それはタブレットやパソコンなど、参加者が使う端末に合わせて資料を作成することです。ディスプレイの大きさを把握したうえで、資料自体の大きさやフォントサイズを決めておくといいでしょう。

資料の向きにも注意が必要です。紙の場合はA4紙のタテ型資料を作成するのが一般的でした。ペーパーレス会議ではタブレットやパソコンで資料を見ている参加者が多いため、ヨコ型の資料を作成すると閲覧しやすくなります。

最新の会議資料を事前に共有

ペーパーレス会議を円滑に進行するためには、最新の資料を会議参加者全員に事前共有しておくことが大切です。 会議の資料をあらかじめ確認してもらっておくことによって、実際の会議の時間は討論のみに集中することができます。

機密資料に関しては、セキュリティの高いシステムを導入することで、システム上で事前に最新資料を閲覧できるようになります。

会議の進行を事前にシミュレーション

初めてペーパーレス会議を行う時は特に、会議の進行を事前にシミュレーションしておくことが大切です。

発表者自身がペーパーレス会議に不慣れな場合、資料を表示するだけでも手間取ってしまいます。発表者の交代のタイミングも想定し、発表者全員がスムーズに資料を表示できるか確認しておきましょう。

進行の不手際によって会議が長引くようなことがあると、せっかくのペーパーレス会議システムの効果も薄くなってしまいます。

自治体でもペーパーレス化が進んでいる

総務省の「自治体デジタル・トランスフォーメーション(DX)推進計画【第2.3版】」によると、2024年における自治体のDX取り組みの現状が明らかになっています。

都道府県レベルでは、アンケートに回答した42都道府県のうち92.9％にあたる39都道府県がペーパーレス化を推進しています。

一方、市区町村レベルでは511市区町村のうち75.7％にあたる387市区町村がペーパーレス化に取り組んでいます。

参照元：総務省（https://www.soumu.go.jp/main_content/000919516.pdf）

自治体へのペーパーレス会議システム導入事例

ペーパーレス会議システムのまとめ

ここでは、ペーパーレス会議システムについて紹介してきました。ペーパーレス会議システムとは、会議で使う紙の資料をデジタル化して、会議を円滑にするシステムです。

各システムには、特徴や機能、導入コストなどに様々な違いがあります。ペーパーレス会議システムを選ぶ際にはまず、自社の会議における課題や、導入目的、予算などを明確化しておきましょう。

システムを選定する上では、事前に基準をはっきりさせておくことが重要です。この記事の各社サービスの紹介を読んで、自社の課題に最適なサービスを選んでみましょう。