帳票発行システムとは、帳票発行の工数削減や人為ミスの防止をサポートしてくれるシステムのこと。
導入することで、帳票発行の自動化やデータの一元管理が可能となり、帳票発行業務の効率化につながります。
帳票発行システムは、各システムによって機能や解決できる課題が異なります。そのため自社の課題を解決できる機能を搭載しているかを事前に確認することが大切です。
例えば、出荷業務における送り状や納品書などの帳票発行を簡素化したい場合であれば、帳票のレイアウト機能や、プリンタ設定機能を備えたシステムを選ぶと良いでしょう。
このページはキャククル編集部が帳票発行システムを徹底調査し、比較することでシステム選びの一助となればと思い制作しています。ぜひご参考ください。
帳票発行システムの一覧表
ここでは、各社が提供する帳票発行システムを紹介。システムの特徴と料金プランを一覧にしてまとめました。以下の表を参考にしながら、自社のニーズに合った帳票発行システムを探してみましょう。
| 会社名 | サービスの特徴 |
|---|---|
超票クリエイター
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既存システムの大幅改修は不要！カスタマイズ自在な帳票発行で出荷業務を効率化
|
楽楽販売 |
見積書や請求書を「作成・送信・管理」までワンストップ |
伝発名人 |
30年以上の実績！基幹システム連携も自在 |
奉行APIサービス 伝助 |
多書式対応＆きめ細かいカスタマイズで業務にフィット |
MakeLeaps |
見積書から請求・入金管理・承認まで、これ1つで完結 |
BtoBプラットフォーム 請求書 |
“ワンプラットフォーム”で請求業務をデジタル化 |
NTTコム オンライン |
帳票の即日配信と法対応を両立 |
invox発行請求書 |
発行から督促まで自動化！面倒を丸ごと解決 |
invoiceAgent |
企業間業務をスマートに繋ぐ |
ジョブカン見積/請求書 |
自由な帳票デザイン＆電子帳簿対応 |
SALESGRAM請求 |
電子帳簿保存法もインボイス制度もこれ1つ |
Misoca |
クラウドでどこからでも簡単発行 |
LinkPrint CLOUD |
30種以上の帳票テンプレート × 柔軟な送付手段 |
バクラク |
今のフォーマットのままで発行・稟議・保存まで！ |
超票クリエイター
超票クリエイターの概要
超票クリエイターは、小林クリエイト株式会社が提供する帳票発行システムです。
印刷事業に強みを持つ同社の長所を活かして、出力する帳票においてもデザインやレイアウトを柔軟にカスタマイズ可能。帳票デザインやサイズを問わず印字したい情報を自由に設計できます。
さらに自社作業に合わせて、送り状や納品書・ピッキングリストなどが一体型になったオリジナルの帳票も発行可能です。
ある食品販売事業者ではこれまで納品書を基に出荷作業を行っていましたが、納品書とピッキングリストの一体型帳票をプリントしたことで、作業者に依存することなく安定して出荷作業ができるようになりました。
帳票が複数ある場合、送付先ごとに振り分けるマッチングが必要となりますが、作業に手間がかかるだけでなく組み合わせ間違いによる出荷ミスのリスクもゼロではありません。
その点、超票クリエイターの一体型帳票であれば、あらかじめマッチングされた状態でプリントできるため、出荷業務の効率化やマッチングミスも未然に防ぐことができます。
超票クリエイターを選ぶべき理由
ソフト1つで複数の配送業者の送り状を作成できる
複数の配送業者の送り状発行作業を1つのシステムに統合して業務効率化を図りたい、と思っている方も多いかもしれません。
超票クリエイターでは、複数の印刷レイアウトを事前に登録できるため、各配送業者への送り状をまとめて印刷することが可能です。印字レイアウトは、メイン帳票＆控えを含めて、最大50種類まで事前に登録できます。
超票クリエイターの導入で複数の配送業者の送り状発行を1本化することにより、業務効率化と負担軽減が可能です。
システムの大幅改修は不要！スムーズに上位システムと連携可能
帳票発行システムにかぎらず、システムの導入で不安要素の一つとなるのがシステム改修の有無です。いくら機能性の良いシステムでも、導入に際して既存システムの大幅改造が必要となると、時間・工数・費用がかさむため、導入に二の足を踏んでしまいます。
その点、超票クリエイターであれば複数の変換設定が可能なため、異なるシステムのデータをまとめて1本化。既存システムを大幅に改造することなく上位システムと連携可能です。
特殊なケースを除き、システムの入れ替えや大幅改修を考慮する必要はありません。
基幹システムに改修があった場合でも、超票クリエイター側で入力データを柔軟に加工できるため、上位システム改修の負担を軽減できます。改修作業が不要になるため業務工数を削減できるだけでなく、現場の手順を変えることなく運用の継続が可能です。
出力自在！用途に合わせたさまざまな出力方法
超票クリエイターは、帳票の内容や用途に合わせて出力方法を選択できる自由度の高さも特徴です。例えば、超票クリエイターは「出力用紙トレイ選択機能」を備えており、複数の帳票をトレイを選択しながら出力可能です。
またプリンタ出力時には、任意のプリンタを選択できます。取り込んだデータを分けるのではなく、プリンタごとに仕分けしながらプリントできるのです。
さらには、払込票の出力機能も搭載し、収納代行会社ごとに払込票の出力ができます。
こうした自由度の高い出力機能も、業務効率化を推進する要素の一つです。
超票クリエイターの会社概要
| 会社名 | 小林クリエイト株式会社 |
|---|---|
| 所在地 | 愛知県刈谷市小垣江町北高根115番地 |
| URL | https://k-cr.jp/ |
帳票発行システムとは？
帳票発行システムとは、見積書・請求書・納品書などビジネスに用いる帳票発行に関する一連の業務を効率化できるシステムです。
従来、帳票発行といえば、ExceやWordを使用して取引ごとに一つずつ帳票を作成したり、管理したり、送付したりしていました。この方法では、手間や時間がかかるのはもちろん、発行件数が増えればさらに作業量が膨大になります。また、手入力など属人的な方法で管理すると、ミスが発生しやすいのもデメリットです。
帳票発行システムはこれらの課題を解決する方法として開発されました。帳票発行システムでは、帳票発行に係るあらゆる情報を電子化してシステムに取り込み一元管理できるため、また諸作業を自動化できるため、ミスやエラーをなくして帳票業務のスピード化＆効率化を図ることが可能です。
帳票発行システムの種類
帳票発行システムには、「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。それぞれ導入方法や管理方法が異なっていますが、以下で双方の概要と特徴、メリット・デメリットを紹介します。
クラウド型の帳票発行システム
クラウド型の帳票発行システムは、システムの保守・メンテナンスを利用者側で行う必要のないタイプの帳票発行システムです。システムを管理するサーバーはベンダー（システム提供会社）側に設置してあり、必要な保守・メンテナンスはベンダー側が行います。
そのため、クラウド型は導入コストが安く抑えられ、スピーディに導入・運用を開始できるのがメリットです。バージョンアップも無償で対応してもらえます。帳票発行に限りませんが、最近のWebサービスはオンプレミスよりクラウド型に注目が集まっています。
ただし、クラウド型ではオンプレミス型と比べてカスタマイズの自由度が下がる点はデメリットです。製品によっては、自社のニーズを満たせない場合もあるため、製品選びは慎重に行う必要があります。
オンプレミス型の帳票発行システム
オンプレミス型の帳票発行システムは、クラウド型と対照的です。システムを管理するサーバーが自社内にあるため、保守・メンテナンスも自社側で対応する必要があります。
また、オンプレミス型ではシステム環境を自社内に整備する必要があるため、サーバーを設置したり、ハードウェア、ソフトウェアを導入したり、システムを構築するまで時間とコストがかかります。そのため、時間と費用面ではクラウド型に劣ると言わざるをえません。
一方、オンプレミス型はカスタマイズの自由度が高いため、自社のニーズに合わせた柔軟な運用が可能となります。
帳票発行システムを導入するメリット・デメリット
帳票発行システムには以下のようなメリット・デメリットがあります。導入前に確認しておきましょう。
メリット
帳票業務を効率化できる
帳票発行システムを導入する第一のメリットは、帳票業務を効率化できることです。帳票作成から発行、管理、出力、送付まで全てのデータ・業務を1つのシステムで一元管理するため、作業のスピード化が実現し、ミスや漏れも起きにくくなり、全体の業務効率を高めることができます。
帳票発行システムでは、データのインプットから帳票レイアウトの作成、発行、送信まで自動化できるため、発行件数が多くなっても業務が鈍化することはありません。人手に頼らず業務効率性を維持することが可能です。
時間・手間・コスト、あらゆる負担を削減できる
帳票発行システムを導入すると、あらゆる負担を削減できます。例えば、取引先に合わせて一つずつ帳票を作成する時間と手間、それらの作業を行うために投入する人件費、ミスやエラーが起きた場合に対応する業務負担…
従来の方法では常識だったこれらの負担は、帳票発行システムを導入することで、大幅に改善することができます。むしろ、システムによる一元管理＆自動化で業務効率が高まりミスも減らせるため、コストパフォーマンスをさらに上昇することも可能です。
セキュリティリスクを軽減できる
帳票業務で恐いリスクの一つはセキュリティです。顧客情報が流出したり紛失したりすると、大きな問題や損失を発生させる可能性があります。
その点、帳票発行システムを導入すれば安心です。帳票発行システムでは、あらゆるデータを電子化（デジタル化）して管理するため、閲覧制限やアクセス制限などセキュリティ上の保護対策がしやすく、紙媒体で管理する場合と比べて安全性が高まります。
仮に何らかのリスクが生じた場合でも、迅速に対応しやすいのも利点です。
デメリット
導入コストがかかる
帳票発行システムを導入する際は、初期費用・月額費用などのコストがかかります。自社の要件にマッチした費用対効果の高いシステムを導入すれば問題ありませんが、自社に合わないシステムを導入してしまうと、コストが高くつく可能性もあるため注意が必要です。
システムを選ぶときは、料金プランの確認だけでなく、自社のニーズに合ったシステムか十分に検討しなければなりません。
既存帳票の移行に時間がかかる場合もある
新たに導入する帳票発行システムの中に、既存の帳票データを移行できる機能が備わっていない場合、それら既存の帳票データを移動させるのに膨大な時間がかかる可能性があります。数に関係なく、既存の帳票を一つずつ手動で移動させなければならないからです。
そのため、既存の帳票データを新システムでも使いたい場合は、既存の帳票データを移行できる機能を備えたシステムを導入する必要があります。
帳票発行システムに関する質問
Q1.帳票発行システムの選び方とは？
帳票発行システムを選ぶ際は、以下のポイントを考慮しながら検討することが必要です。
自社のニーズや課題を解決できる機能を備えているか
帳票発行システムは、単に導入すればよいというわけではありません。帳票業務に関する自社のニーズや課題をクリアできるものでなければ、費用のムダつかいに終わってしまいます。
そのため、帳票発行システムの導入によって何を実現したいのか、どのような課題を解決したいのかを確認のうえ、それらに貢献できる機能を備えたシステムを導入することが大切です。なお、帳票発行システムは、帳票作成・発行・管理・配信などの機能を備えていますが、処理能力はシステムによって異なるため、搭載機能と一緒にスペックも比較検討する必要があります。
帳票データの移行性はスムーズか
帳票発行システムの導入では、新規に帳票作成を行うだけでなく、既存の帳票ツールを新システムに取り込んで利用する場合もあります。その際、既存システムとの連携性やデータの移行性が悪いと、スムーズな運用ができなくなる可能性があります。
そのため、システム選びでは、既存システムとの連携性及びデータの移行性を選定基準に入れておくことが必要です。既存の帳票ツールが多い場合は特にこの点が重要になります。
自社だけでなく取引先の状況も考慮する
帳票発行システムの目的の一つは、あらゆる帳票データを電子化（デジタル化）して、電子取引を推進することにあります。しかし、企業の中には、デジタル化（DX化）や電子取引への対応が十分でないところもあるかもしれません。
その場合、自社のニーズだけを考えて帳票発行システムを導入しても、取引先によっては電子帳票でのやり取りを拒否されてしまう可能性もあります。
そのため、取引先が提案を受け入れやすいよう、利用企業数の多い帳票発行システムを選ぶことも重要です。幅広い業種・多くの企業で利用されているシステムなら、先方も前向きに考慮してくれるでしょう。
帳票発行システムまとめ
帳票発行システムは、帳票の作成・発行・管理・配信といった一連の帳票業務を効率化できるシステムです。業務効率化や負担軽減、コスト削減などの課題を解決できるほか、ビジネス拡大や利益向上も可能になります。
ただ、ご紹介したように、帳票発行システムにはさまざまな製品があり、メリットだけでなくデメリットもあります。そのため、自社のニーズや課題、取引先の状況も考慮しながら、十分に比較検討のうえ最適なシステムを選ぶことが大切です。
帳票発行システムを導入したいと思った方は、ぜひ本記事で紹介した内容を参考にしてください。
- 免責事項
- 本記事は、2023年11月時点の情報をもとに作成しています。掲載各社の情報・事例をはじめコンテンツ内容は、現時点で削除および変更されている可能性があります。あらかじめご了承ください。
