備品・物品管理システム徹底比較！口コミ評判や料金、導入事例を解説

最終更新日：2024年07月26日

備品・物品管理で活用できるシステムの特徴や強み、費用を比較解説！
物品・備品・資産の管理は企業の必須業務です。備品が行方不明になったり余計な買い物をしたり、棚卸し作業に時間がかかったりという悩みを抱える企業もあるのではないでしょうか？そんな悩みを解決するのが物品管理システムです。
この記事では、備品・物品管理システムの機能や活用方法、選び方を解説します。備品・物品管理システムをピックアップして特徴や料金比較もまとめました。ぜひ自社で導入すべき備品・物品管理システム選びにお役立てください。

QRコードの読み取りでOK！
簡単を追求した
備品管理システムを見る

備品・物品管理システムまとめ

ここでは、備品・物品管理に役立つシステムをまとめて紹介します。システム選定は、自社に合うかどうかが大切です。特徴や機能、費用などを調査しましたのでシステム選びにご活用ください。

システム名	システム特徴	主な機能	主な料金プラン
Colorkrew Biz（カラクルビス）※旧Mamoru Biz【PR】サービス詳細資料はコチラ>	・常に最新の備品情報を共有できる・QRコードを使って誰でもカンタン棚卸し・主要外部ツールとも連携可能	・備品予約・棚卸し・印刷機能・アクセス制限など	・スタンダード44,000円（税込）・プレミアムプラン：110,000円（税込） ※従業員数300人以下の場合
MONISTOR（モニスター）	・ICタグ・バーコードによる簡単な資産管理	・検索/登録/編集/削除・ラベル印刷・データバックアップなど	要問合せ
資産・物品管理システム	・RFIDで簡単に資産を把握できる	・マスタ管理・台帳管理・点検管理など	・100万円～500万円
OPTiM Asset（オプティムアセット）	・二次元バーコードで棚卸しが簡単になる	・棚卸計画作成・二次元バーコード読取り・台帳更新など	・月額30,000円（税不明）
備品管理クラウド	・スマホカメラで備品登録	・アイテムの貸出管理・棚卸機能など	・月額5,500円～
備品管理システムDX	・バーコードを利用した棚卸し	・異動・照会・調書作成・棚卸し機能など	・要問合せ
ファインアセット	・使いやすいシンプルな機能	・資産管理・台帳機能・ラベル印刷など	・物品管理プラン11,000円～（税込）・棚卸専用プラン5,500円～（税込）
Assetment Neo（アセットメントネオ）	・多様な資産管理機能を搭載可能	・資産情報・ラベル印刷・修理点検など	・Light月額44,000～66,000円（税込）・standard月額66,000～308,000円（税込）
Convi.BASE（コンビベース）	・必要に応じて柔軟な使い方が可能	・台帳機能・リマインドメール送信・履歴管理など	・基本＋棚卸しオプション＋5ユーザーライセンス77,000円（税込）

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Colorkrew Biz（カラクルビス）※旧Mamoru Biz【PR】

画像引用元：Colorkrew Biz公式サイト（https://colorkrewbiz.com/inventory/）

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Colorkrew Biz（カラクルビス）※旧Mamoru Bizの特徴

QRコードを使って誰でもカンタン棚卸し
管理用のQRコードを使った棚卸しも可能。専任者でなくても、誰でも簡単に棚卸しができます。属人化しがちな棚卸し業務の担当を分散できるため、業務効率化の実現が可能。アクセス制限も設定でき、端末数の制限や接続元IP制限も設定できます。

備品管理も利用登録もワンクリックでラクラク操作
貸出し中は、「誰が、いつまで、どの備品を借りているのか」を可視化できるので、どこに備品があるか確認する無駄な時間がなくなり、備品を適切に管理できるようになります。
また自身で備品を使用する際も、各アイテムを開いてボタンをワンクリックするか、Colorkrew BizのスマートフォンアプリでQRコードを読み取るだけの、ワンステップで利用開始状態にすることができ、返却も簡単にできます。

Microsoft、Google、Azureなど外部ツールとも連携可能
また、Colorkrew Bizは座席管理システムとも連携。オフィスの省スペース化のためにフリーアドレスを採用している場合も活用しやすい座席管理システムですが、チェックインの管理やOutlookのカレンダーとの連携、勤怠システムとの連携で、ミーティングの設定や給与計算も簡易化できます。Microsoft、Google、Azureなどの主要外部ツールとも連携可能なので、既存の仕組みにプラスオンで導入することも可能です。

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こんな企業におすすめ

機能性よりも、シンプルな操作性を重視している
各社員の社用スマホで管理できるシステムが良い
他のツールとの連携ができるか心配…

Colorkrew Biz（カラクルビス）※旧Mamoru Bizがおすすめな理由

【理由1】備品管理に必要なあらゆる機能を搭載

「備品予約」「棚卸し」「アクセス制限」「印刷機能」など、備品管理に必要なさまざまな機能を搭載。そのほか、チェックイン忘れ防止機能、パスワード不要のワンタイムQR認証など、利用者に便利なサービスも充実。

【理由2】即導入でき生産性向上が可能

資産品、貸出品のQRコードを読み取るだけでモノの管理をスマートにします。資産の棚卸し、貸出品の管理のために紙に手書きしたり、モノを探すような仕事をする必要がない。100名につき年間150時間以上の工数削減を実現。（利用企業からのヒアリング）

【理由3】「UPGRADE with TOKYO」で優勝を獲得

東京都主催の行政課題を解決するピッチイベント（スタートアップ企業によるプレゼンイベント）「UPGRADE with TOKYO」で優勝を獲得。「新サービス提供で新たな事業分野を開拓する企業」として表彰され、これまで500社以上1,400チーム以上で導入実績がある。

500社以上の導入実績！
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Colorkrew Biz（カラクルビス）※旧Mamoru Bizの導入事例

これまでの棚卸しは、経理は資産管理、システムはパソコン管理、利用者は部署ごとに行っていました。そのため、資産管理番号やハード管理ナンバー、とそれぞれ管理部門によって管理情報が異なり、棚卸しをする毎にそれぞれを照らし合わせなければならず、膨大な工数がかかっていました。これがColorkrew Bizの備品管理機能を使うと、この３つのセクションが同じＱＲコードを通じて同時に『棚卸しスタート』という感じで、以前と比べられないくらい簡単な運用になりました。引用元：Colorkrew Biz導入事例（https://colorkrewbiz.com/case_study06.php）

WEB会議用スピーカー、カメラ、延長コードなど庁内で利用頻度が高い備品管理で活用。以前は、管理担当者が不在の場合に借りられないケースが多かったのが、Colorkrew Bizで管理を始めてから、専用の貸出しロッカーに備品を格納して、利用することができるようになりました。引用元：Colorkrew Biz導入事例（https://colorkrewbiz.com/case_study10.php）

現在オフィス内の図書コーナーで利用しておりとても好評です。これまでは紙の管理表に貸出しの際に名前を記載するというアナログ運用で、管理側も本の管理自体が出来ていない状態でしたので、借りる側はもちろんですが管理する側も運用がかなり楽になりました引用元：Colorkrew Biz導入事例（https://colorkrewbiz.com/case_study11.php）

Colorkrew Bizの導入実績を
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Colorkrew Biz（カラクルビス）※旧Mamoru Bizの運営会社概要

運営会社	株式会社Colorkrew
住所	東京都台東区元浅草3-7-1住友不動産上野御徒町ビル5階
費用目安	スタンダード44,000円（税込）/プレミアムプラン1：110,000円（税込）※従業員数300人以下
対応機能	備品予約/棚卸し/印刷機能

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MONISTOR（モニスター）

MONISTOR（モニスター）の特徴

RFID(ICタグ）やバーコードを使用した資産管理システム
管理対象は、パソコンやサーバーなどの情報機器、机やイスなどの什器、文書、記録メディア、備品、機材、リース品など。つまりあらゆるものを管理可能です。従来の台帳管理では、現場での現物確認に膨大な時間がかかっていました。

MONISTOR を導入すれば、ICタグやバーコードをスキャンするだけの簡単な操作になるため、実際に導入した企業でも棚卸し業務の時間が従来と比較して3分の1にまで軽減したという実績があります。

棚卸しという直接売上に関わらない作業の時間を大幅に短縮可能です。使えるのに使っていない「遊休資産」。備品を適切に管理できないと、資産を上手く活用できません。未来の資産の利用状況を把握して、資産を効率的に循環させることが大切です。

いつでもwebブラウザから資産の利用状況を確認可能
MONISTORでは、いつでもwebブラウザから資産の利用状況が確認できる。利用状況が分からないことから、ひとつだけの資産に集中していた状況が改善します。

利用者が「今空いている資産があるか」「現在の使用者がいつ終了するか」を確認できることで、作業の計画を立てやすくなり、効率的に資産を活用できるようになるでしょう。効率的に利用すれば、資産の無駄な購入もなくなります。

資産管理システムを導入することで、資産の利用ルールの運用が統一できます。ルールが複雑であったり、面倒な手続きが必要だったりすると、ついルール違反が発生し、資産の私物化や紛失が起こりやすいものです。

システムでは、資産の利用に伴う申請や承認などの手続きが簡略化できるため、利用者の負担も軽減します。ルール違反の管理も可能。不正利用を未然に防げます。

MONISTOR（モニスター）の概要

運営会社	株式会社東北システムズ・サポート
住所	宮城県仙台市青葉区中央1-6-35 東京建物仙台ビル17F
費用目安	要問合せ
対応機能	検索/登録・編集・削除/ラベル印刷/データバックアップ

資産・物品管理システム

資産・物品管理システムの特徴

非接触でモノを確認でき、現物を確認する必要がない
資産・物品管理システムは、RFIDを採用しています。RFIDは、管理したいものにタグを貼り、読み取り装置をかざして対象物を認識するシステムです。

ICと小型アンテナが組み込まれたタグからの電波を介して情報を読み取る自動認識技術。ハンディタイプの読み取り装置をコンテナに向かってかざすだけで、対象物が重なっていても裏に隠れていても認識します。

非接触でモノを確認できるので、現物を確認する必要がありません。棚卸しはもちろん、備品を探しているときもハンディ装置で簡単に発見できます。

備品でありがちなのが、誰にいつ貸し出したか分からず、次の貸し出し予定が立てられないという事態です。これでは、最悪の場合、もうひとつ備品を購入する必要が出てしまうかもしれません。

手続きの面倒さから解放され、適切な管理ができる
購入した途端に返却されると、無駄な買い物になってしまうでしょう。このような無駄を減らすためにも、貸し出しと返却の状況をリアルタイムで管理することは不可欠です。

RFIDを読み取るだけのシステムなら、一つひとつをチェックすることなく、一括で貸し出し・返却が可能。手続きの面倒さから解放されることで、適切な管理ができるようになります。

既存の台帳をシステムに取り込み可能。管理したい項目の追加もできるので、自社の運用に合わせてカスタマイズできます。

また、資産の写真を保存して登録することも可能です。どの資産のことかを視覚的に判断できます。

資産・物品管理システムの運営会社概要

運営会社	株式会社吉川システック
住所	福岡県北九州市八幡東区尾倉2-1-2
費用目安	100万円～500万円
対応機能	マスタ管理/台帳管理/点検管理/I/F処理

OPTiM Asset（オプティムアセット）

OPTiM Asset（オプティムアセット）の特徴

棚卸し計画は、webアプリで簡単に作成できる
棚卸計画を立て、周知して、進捗管理をするといった棚卸し業務の一連の流れをシステム内で完結できます。棚卸し計画は、webアプリで簡単に作成可能です。

将来的に、そのまま担当者へメール通知ができるようになる方針のため、機能が搭載されるとより便利になります。棚卸し作業は、現物に貼り付けた二次元バーコードを読み取るだけ。

シンプルな作業で棚卸しにかけていた作業時間が大幅に短縮でき、重要な業務に集中できます。

モバイルアプリからも物品情報を簡単に更新できます。更新が簡単だから、常に台帳は最新の状態を維持可能。台帳と現物に差異が発生し、いつの間にか紛失してしまうなどということが起こりません。もちろん、貸与したままで利用していない資産も発生せず、資産を適切に活用できるようになります。

直感的に操作ができるUI
長期間オンラインになっていない機器も把握できるので、利用者に利用状況の確認が可能です。利用者・設置場所の履歴が残るので、内部統制も図れます。

システムを活用するには、操作性も重要。分かりづらいシステムでは、せっかく導入しても結局使わないということになりかねません。OPTiM Assetは、直感的に操作ができるUIが特徴のひとつです。

棚卸しの進捗状況をダッシュボードで確認可能。現物確認者は、直感的に操作できるモバイルアプリを利用して棚卸しが完了します。棚卸し担当者が、各部署の現物確認者に個別に確認を取る必要がありません。

OPTiM Asset（オプティムアセット）の概要

システム提供会社	株式会社オプティム
住所	東京都港区海岸1-2-20 汐留ビルディング 18F
費用目安	月額30,000円（税不明）※管理物品上限数1000
対応機能	棚卸計画作成/二次元バーコード読み取り/台帳更新

備品管理クラウド

備品管理クラウドの特徴

棚卸しもスマホで簡単に完了
スマートフォンアプリのカメラで備品を撮影して、簡単に登録できます。備品管理クラウド独自の製品データに登録したアイテムは、製品ラベルを読み取ると機器のスペックを自動で入力までしてくれるので、自分で入力する必要がありません。

備品を使用したいときもスペックを確認して選定できるようになります。いままで備品管理表として作成していたスプレッドシートやエクセルの台帳も取り込みが可能です。一からやり直す必要がないので、導入もスムーズにできるでしょう。棚卸しもスマホで簡単に完了します。

備品管理が適切にできていないと、備品を探すためだけに膨大な時間を費やしてしまいます。探し物をしている時間は、売上に貢献しない無駄な時間です。

いつ誰に貸していつ戻ってくるかを確認できる
また、本当は倉庫にあったのに、気づかずに備品を購入してしまうこともあるでしょう。高い買い物だとしたら、大きな損失になりかねません。備品管理クラウドで適切に備品を管理すれば、システム内で備品の有無が一目瞭然です。

無駄な時間とお金を使うことがありません。アイテムの貸出管理機能が搭載されているため、いつ誰に貸していつ戻ってくるかを確認可能。利用計画が立てやすくなります。

今までのデータを引き継げるとはいえ、システムの導入は大変です。そこで専任のスタッフが、備品の登録を全て代行してくれます。備品の写真撮影から登録まで、現地で作業してもらえるので、導入の手間がかかりません。紙やエクセルのデータ移行作業も依頼できます。

備品管理クラウドの概要

システム提供会社	アストロラボ株式会社
住所	東京都港区南青山1-26-1 寿光ビル 6階
費用目安	月額5,500円～
対応機能	画像処理AIによる備品情報の入力補助/アイテムの貸出管理/棚卸機能

備品管理システムDX

備品管理システムDXの特徴

バーコードを利用して効率的な棚卸しを実現
バーコードを読み取るだけで棚卸しが完結できるシンプルなシステムです。組織にある多種多様の備品を一元管理できるので、効率的に備品を把握できます。

購入から貸出情報、修理情報、車両情報、属性情報、リース情報等、一連の異動や履歴がシステム内で管理できるため、備品の行方不明も起こりません。オンラインはもちろん、オフラインでの照会や棚卸作業も可能です。

備品は名称だけで管理すると探している物がどれなのか分からなくなりやすいでしょう。そこで活用できるのは、画像での管理です。

帳票の作成にも対応
備品管理システムDXでは、市販のデジタルカメラなどで撮影した備品の画像を属性情報として管理できます。寸法やメーカー名、型式なども合わせて登録可能。

備品の詳細な情報が把握できるため、探す時間も削減できます。多彩な帳票作成に対応しているのも特徴のひとつです。主要帳票は、備品ラベルやリース一覧表、備品管理台帳、修理履歴明細、配置一覧表、各コードマスタ一覧、付属情報一覧、貸出状況一覧表、棚卸一覧表など。

必要に応じた帳票の出力ができるので、確認したいデータがすぐに取り出せます。備品ラベルの作成も可能。カスタマイズすることなく、複数の様式のラベルを作成できます。

備品管理システムDXの概要

システム提供会社	株式会社南日本情報処理センター
住所	鹿児島市東開町4-104
費用目安	要問合せ
対応機能	異動・照会/調書作成/ラベル発行/棚卸機能

ファインアセット

ファインアセットの特徴

誰でも使えるシンプルな機能
誰でも使いこなせるシンプルな機能が特徴のひとつ。マニュアル不要で直感的に操作可能です。難しい操作がないので、作業が属人化することなく、社員への教育コストも削減できます。

たとえば、棚卸しはスマホでバーコードを読み取るだけの簡単作業。棚卸の進捗もグラフや一覧で確認できます。資産の一覧もレイアウトを自由に変更可能。

キーワードで検索したり、履歴を管理したりといった機能がエクセルを使うのと同じような操作性で利用できます。

システムを本格的に導入してしまうと、その後の変更が困難です。また費用も発生してしまいます。本格導入に踏み切る前にお試しを用意。もちろん無料です。

自社運用に合わせてカスタマイズが可能
導入を決めた後は、エクセル台帳からインポートするだけで簡単にファインアセットへ移行できます。管理する項目は、自社運用に合わせてカスタマイズ可能。現在使用している台帳に管理項目を合わせられます。

ランニングコストを抑えられるように利用しやすい価格設定を追求しているサービスです。初期費用は無料。オプション機能の追加料金もありません。

物品の管理点数で月額費用が決まるシンプルな価格設定です。1物品あたりの価格は、5～10円。物品管理プランと棚卸専用プランが用意されていて、棚卸専用プランはよりリーズナブルに利用できます。

スマホで棚卸ができるため、高価な専用機器を購入することもありません。

ファインアセットの概要

システム提供会社	中央システム株式会社
住所	東京都新宿区西新宿8-17-1　住友不動産新宿グランドタワー15
費用目安	物品管理プラン11,000円～（税込）/棚卸専用プラン5,500円～（税込）
対応機能	資産管理/台帳機能/棚卸リスト/ラベル印刷

Assetment Neo（アセットメントネオ）

画像引用元： Assetment Neo（アセットメントネオ）公式サイト（https://www.assetment.net/）

Assetment Neo（アセットメントネオ）の特徴

多様な機能を搭載したクラウド型社内資産管理システム
固定資産の棚卸しやデモ機の貸出管理など、社内には様々な資産の管理が必要です。そうした資産台帳を統一的に一元管理できるようにしています。二重更新の必要がなく、効率的に管理業務を行えます。

業務に特化した専門機能があるので、1つのみの業務に利用することも可能。複数の機能を組み合わせても便利に使えます。利用できる管理内容は、「什器・備品」「リース契約」「IT機器の運用」「パソコンの現物」「サーバー情報」など。

また、社内資産の持出・返却や顧客への製品の入出庫、案件別の機材貸出、デモ機の貸出管理など、持出・貸出管理機能も搭載可能です。

手厚い導入支援サービスを用意。安心して導入に踏み切れます。業務に合わせて導入するために、業務の現状をヒアリングすることからスタートします。利用方法を提案し、ビューやテンプレートなどを設定。

廃棄管理にも対応
運用に合わせて設定し、運用手順書を作成します。導入にあたっては、管理者向け、部門担当者向け、一般ユーザー向けに分けて操作説明を実施。管理画面の操作やバーコードリーダーの使い方などを役割に合わせてレクチャーしてくれます。

また、棚卸の説明は棚卸直前に行うなど、研修時期も適切なタイミングを選定。聞いたけれど忘れてしまったということを防ぎます。

資産購入はしっかり管理するものの、廃棄まで管理していないことで台帳に記載されている資産は、増える一方になりがちです。使わない資産が積みあがっていくと、スペースも取ってしまいます。

そこで、廃棄業務専用の機能を搭載可能。廃棄場所に資産を集める流れや廃棄業者の管理など、最後まで適切な管理ができます。

Assetment Neo（アセットメントネオ）の概要

システム提供会社	株式会社アセットメント
住所	東京都豊島区東池袋3-1-1サンシャイン60 54F
費用目安	Light月額44,000～66,000円（税込）/standard月額66,000～308,000円（税込）
対応機能	資産情報/ラベル印刷/修理点検/移動管理/棚卸

Convi.BASE（コンビベース）

Convi.BASE（コンビベース）の3つの特徴

操作性が良いシンプルな構成
毎日使用する台帳画面がシンプルで見やすい構成になっています。誰でも操作しやすいので、使用者のストレスになりません。管理者が使用する管理メニューでは、ビューの作成や棚卸し管理、役割管理などの設定が可能。

物品情報の項目では、データの編集やレポート・データの出力やラベル印刷などのメニューが表示されるので、必要に合わせて操作できます。また、設置場所や管理部門、貸出ステータスをツリー形式で表示可能。ツリーの設定は管理者ができるので、社内業務に合う設定で運用できます。

柔軟にカスタマイズできる機能
管理項目やツリー設定以外の機能も、必要に応じて利用できる柔軟な構成です。ビュー機能では、「貸出可能な物品だけを抽出したい」「貸出中の重要書類だけを表示したい」「遊休物品だけ抽出したい」など、目的に合わせて特定の情報だけを切り出せます。

また、複数の台帳を組み合わせて管理するなど、一つのアプリケーションで複数のモノの管理が可能。重要文書管理と工具管理など、分類が全く異なる異なる物品でも組み合わせて管理ができます。

Convi.BASE（コンビベース）の概要

システム提供会社	株式会社ネットレックス
住所	東京都中央区日本橋茅場町3-11-10 PMO日本橋茅場町ビル8Ｆ
費用目安	基本＋棚卸しオプション＋5ユーザーライセンス77,000円（税込）
対応機能	台帳機能/リマインドメール送信/履歴管理/紐付け機能

備品・物品管理システムとは？

備品・物品管理システムは、ICタグやバーコード、QRコードなどを物品に貼り付け、一つひとつを管理する仕組みです。物品の位置確認、管理担当者、使用履歴など詳細なデータをシステムで管理できます。

モノが今、どこにどのような状態であるかをリアルタイムで把握可能。物品の利用を最適化でき、無駄を減らすことに役立つシステムです。棚卸し作業では、現物をチェックすることなく簡単に完了できるシステムがたくさんあります。

また、備品の使用ルールが明確になり、私物化がなくなります。内部統制にも役立ちます。

備品・物品管理システムを利用する目的

備品・物品管理システムを利用する目的には、企業や組織が使用する備品・物品の効率的な管理を実現することです。システムを利用することで、現在の在庫状況、必要な数量をリアルタイムで把握できます。これにより、必要な時に必要な量の備品を確保することができ、在庫切れや過剰在庫の問題を防ぎます。

他にも、「誰が」「いつ」「どの備品」を借りているのかを一元管理でき、備品の貸出管理がスムーズに行えます。紛失や返却のトラブルを防ぐこともできます。

さらに、備品や物品の消耗品の管理も効率化され、消耗品の数量や使用状況を追跡することで、必要な時に適切なタイミングで発注や補充を行うことができます。

備品・物品管理システムの種類

備品・物品管理システムにはさまざまな種類があります。以下に代表的な種類を3つ紹介します。

RFID対応型

RFID対応型は、非接触で情報を識別し管理するタイプで、作業効率の向上に役立ちます。RFIDタグを使えば、複数のタグを一括で読み取り、商品の検品や在庫チェックなどの作業がスムーズに行えます。また、出入り口に設置すれば、自動的に読み取ることも可能で、スマホやハンディターミナルを使わずに効率化が図れます。

QR/バーコード対応型

QR/バーコード対応型は、備品や物品の数が多くない場合に適しているシステム。、簡単にラベルを作成できるため、RFID対応型よりも導入費用を抑えられるメリットがあります。読み取る際には、ハンディターミナルやスマホが使用できますので、わざわざ専用端末を用意する必要もありません。

業界業種特化型

業界業種特化型は、その業界に合わせた開発されたシステム。その一例に医療業界向けシステムがあります。通常の物品管理とは違い、医療用品の場合、使用期限、履歴、欠品情報を正確に管理しなければなりません。医療業界向けの代表的なシステムの一つに「MedicalStream」があります。使用した特定診療材料が電子カルテシステムや医事会計システムに登録されているかをチェックする機能などを搭載しています。

備品・物品管理システムの導入メリット

備品データが理解しやすい

備品・物品管理システムを導入すると、備品データが見やすくなります。これまでは、エクセルなどで一覧表を作成して管理する方法が一般的でした。

エクセルは手入力が必要なため、管理が面倒で、データもいい加減なものになりがちです。システムを導入すれば、タグなどを読み取るだけで簡単に管理でき、詳細な情報が紐づきます。必要に応じて、整理されたデータを確認できるため、誰が使っても見やすいのが特徴です。

使用状況や使用履歴がわかる

現在の使用状況や、使用履歴が瞬時に把握できます。タグやバーコードなどを読み取るだけで管理できるため、決算時期の作業を大幅に削減可能です。備品確認のために日常の業務が滞ることがありません。ユーザーの使い勝手を考えて作られているので、棚卸しだけでなく、備品を使うあらゆるシーンで作業の手間を減らせます。

簡単に管理できるため、使い方のルールが守られるのもメリットのひとつ。システムで管理することで、返却忘れなどがなく、使っていないのに一人の社員のところにずっとあるような事態を防げます。

紛失や盗難が防げる

紛失や盗難、許可のない持出を防ぐことにも役立つでしょう。物品使用を適切なルールで運用すれば、効率的に使用できてコスト削減にも繋がります。また、会計ソフトなど、外部のシステムとの連携ができるシステムも少なくありません。備品データと連携すれば、減価償却の反映も簡単。備品の購入・廃棄の際の支払い管理も連携できます。

備品・物品管理システムが活かせるシーン

棚卸し

大きな活用シーンのひとつが棚卸しです。現物と資料の付け合わせ作業が必要ありません。物品に貼り付けたタグなどを読み込ませるだけで、棚卸しが終わります。離れた場所でも一括で読み取れる仕組みのシステムなら、より簡単に作業が完了。専任の担当者を置く必要もありません。

貸出・返却の管理

レンタル業者もシステムで管理することで業務の工数を大幅に削減できます。貸出と返却を一括管理できるのはもちろん、返却遅延が起きた場合はメールでの通知が可能です。図書館でも活用しやすいでしょう。

医療機器の管理

病院も緊急事態に備えた医療機器の厳密な管理が求められます。薬剤などは使用期限があるため、システムで適切な管理をすればコスト削減にも効果的です。

備品・物品管理システムに搭載されている主な機能

備品・物品管理システムの主な機能には、

現品管理
貸出管理
入出庫管理
在庫管理
点検管理

などがあります。

現品管理機能

物品をデータ化して管理します。台帳を作成し一元管理が可能。確認したい物品を呼び出せば、リアルタイムで状況が把握できる機能です。使い方は、バーコードやタグを読み取る方法が一般的。写真画像を取り込めるシステムもあります。

貸出管理機能

物品の貸出やリース商材の管理が可能。いつ、誰に、何を貸したのかが瞬時に確認できます。また、返却期日のアラート機能が搭載されているシステムもあり、返却忘れの予防に効果的です。使用履歴の確認をすれば、備品の購入を最適化して無駄なコストを削減できます。

入出庫管理

店頭や倉庫の商品管理機能です。入庫・出庫の際に、バーコードなどをハンディターミナルで読み込み、データベースに登録して管理します。

在庫管理

商品が入庫されてから出庫されるまでの管理を行います。データベース上で在庫が確認できるため、商品の仕入れがスムーズになるでしょう。過去のデータを元に、仕入れ計画を作成できます。

点検管理

物品管理をする際に意外と見落としがちなのは、点検と廃棄です。備品の整備もシステムで管理可能。安全な設備の維持ができます。修理記録が残るので、報告書作成も簡単。廃棄管理機能を活用すれば、消耗品や生鮮食品などの管理がスムーズです。

備品・物品管理システムの料金目安

備品・物品管理システムの料金相場は、月額料金500円～30,000円程度です。初期費用は無料～100,000円程度が相場と考えておくといいでしょう。管理する物品の数によって価格が決まるシステムもあります。

パッケージソフトを購入する場合は小規模なものなら数万円程度です。一方、オーダーメイドソフトを開発してもらうとなれば、開発内容によって高額になります。

オーダーメイドソフトは、自社に合わせて無駄のない機能が搭載されるので、導入後の作業効率は上がるでしょう。費用対効果を考えて導入するシステムを選びたいです。

備品・物品管理システムを導入する際の選び方

導入しやすいシステムか
既存システムと連携できるか
導入後のサポートは充実しているか

導入しやすいシステムか

新しくシステムを導入する際は、導入時の混乱も考えられます。導入がスムーズにいかないと、結局使わず既存の方法で継続することになりかねません。導入しやすいシステムかどうかは、最初にチェックするべき事項と言えます。

たとえば、業種ごとにテンプレートが用意されていると、導入してすぐに使いやすい状態が構築できるでしょう。テンプレートを自社フローに合わせてカスタマイズできるシステムが導入しやすいです。

また、物品管理システムには、クラウド型とインストール型があります。

クラウド型…ネット環境さえあれば、PCやスマホを使ってどこからでもアクセス可能。
インストール型…オフラインで使用でき、ネット回線の影響を受けることがない。ランニングコストも抑えられる。

システムを導入する際には、導入シミュレーションした上で「クラウド型」か「インストール型」かを選択しましょう。

既存システムと連携できるか

自社で使用している会計システムなど、既存システムとの連携も確認してください。物品管理システムだけが孤立してしまうと、せっかくシステムを導入しても、データの移動に手間がかかってしまいます。

たとえば、会計システムと連携させられると、物品管理システムからの財務管理や必要書類作成が可能です。そのデータが会計システムとも共有されるので、データを手入力する手間が省け、ヒューマンエラーも軽減できます。

既存システムと連携できると、一気に業務負担が削減できるでしょう。どんなシステムと連携できるか確認してください。

導入後のサポートは充実しているか

備品管理システムは、導入してからが本番。実際に使い始めて気づくことも少なくありません。使い方の疑問も生じるでしょう。

こうした疑問に自力で解決する必要があると、業務が滞ってしまいます。結局活用できないということにもなりかねません。

研修をしてくれるか
分からないことが発生したときにすぐに対応してくれるか
カスタマイズの相談に乗ってくれるか

など、システム導入後のサポート体制はチェックしておきましょう。

備品・物品管理システム運用する際の注意点

備品・物品管理システムを導入すれば、全ての管理業務が効率化できるわけではありません。システム運用で注意しなければならない点もいくつかあります。

管理する対象物品を決める

所有する全ての機器や備品を管理しようとすると、多大な時間と労力がかかり、管理者に大きな負担を与えます。システムへの物品登録もスムーズに進められません。

まずは、管理する物品を象を絞り、小規模な管理運用に慣れてから対象を広げることをおすすめします。物品をジャンルごとに分類し、1ジャンルずつ絞り込んで管理すると効果的です。

運用ルールをスタッフに周知させる

備品・物品管理システムの導入で、これまでの管理業務のフローが変更される可能性があり、現行のルールでは対応できない場合が想定されます。そのため、新たな管理のルールやシステム運用に関するマニュアルを作成することが重要です。

マニュアルは、備品管理業務の担当者や物品管理システムの管理者だけでなく、全社員に対して周知する必要があります。

備品・物品管理システムでよくある質問

Q1.備品・物品管理システムを導入する際の選び方について教えてください

「導入しやすいシステムか」「既存システムと連携できるか」「導入後のサポートは充実しているか」の観点で選びましょう。また、システムにはクラウド型とインストール型があります。現在の業務内容と照らし合わせながら、導入シミュレーションした上で選択してください。その他、詳しくは「備品・物品管理システムを導入する際の選び方」をご覧ください。

Q2.備品・物品管理システムにはどんな機能が備わっていますか？

備品・物品管理システムの主な機能には、備品や物品をデータで管理できる「現品管理」や、いつ・誰に・何を貸したのかが瞬時に把握できる「貸出管理」などがあります。その他にも、入出庫管理や在庫管理」といった機能も搭載されています。より詳しくは「備品・物品管理システムに搭載されている主な機能」をご一読ください。