イベントにおける来場者のデータを、リアルタイムかつ自動で管理できる来場者管理システム。来場者管理システムを導入すれば、来場者情報を一元管理できたり、申し込み・受付を簡略化できたり、集客・マーケティングを強化できたりするメリットがあります。
この記事では、各社の来場者管理システムの特徴や導入事例などと併せて、IT導入補助金についてや無料の来場者管理システムを導入するメリット・デメリットについても解説しています。導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
来場者管理システム一覧表
会社名 | サービスの特徴 |
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クラウドパス |
入場者管理を含むイベント運営の効率化が叶うオールインワンシステム
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イーベ! |
QRコード受付でスムーズ管理!イベント運営を効率化する来場者管理システム |
Q-PASS |
クローズドセミナーに最適!視聴ログ分析&資料DLで効果的なアプローチを実現 |
KOSAIDO NEXT |
非接触&スムーズ受付!QRコードで来場者管理を効率化 |
展示会受付.com |
QRコード受付でスムーズ運営!展示会・セミナーの来場管理を効率化 |
SmileTracking |
QRコードで来場者情報を即時取得!イベント・展示会の管理をスマートに |
SHANON MARKETING PLATFORM |
リアルもオンラインも一元管理!リード獲得から運営まで支援するイベント管理システム |
ECOS |
展示会・セミナーの来場管理をスムーズに!受付・決済まで一括対応 |
総合展示会運営システム |
日本最大級の展示会で採用!オンライン管理で運営を効率化 |
EXPOT |
展示会運営の負担を軽減!出展管理・セミナー公開を一括システム化 |
Eventory |
イベント運営をDX化!初期費用なしで全機能を活用できるオールインワンツール |
EventRegist |
イベント管理をスピーディーに!集客・決済・チェックインまで無料で対応 |
PeatixBusiness |
イベント運営を無料でサポート!告知・決済・受付まで一括管理 |
来場者管理システムとは?
来場者管理システムとは、イベントやセミナー、展示会などの来場者情報をリアルタイムで一元管理できるシステムのことです。Web上での事前申し込み、受付、QRコードによる入場管理、データ分析機能などを備え、イベントの運営をスムーズにするためのツールとして活用されています。
来場者管理システムを導入するメリット
来場者情報を一元管理できる
申込フォームから取り込んだ来場者の情報は、来場者管理システム内のマイページで一元管理できるため、紙での管理が不要になり、データの転記作業も省略できます。また、セキュリティ面でも情報漏洩のリスクを軽減できます。
申し込み・受付を簡略化できる
来場者管理システムでは、Web申し込みフォームを簡単に作成でき、申し込みが完了した来場者には、QRコード付きのメールを自動送信できます。これにより、手作業で申し込みをチェックし、メールを送信する手間を削減できます。
集客・マーケティングを強化できる
来場者管理システムには、イベント前のPR機能やLP作成機能が搭載されている場合があります。さらに、来場者のデータを分析し、イベント終了後のフォローやリード獲得、マーケティング施策に活用できます。
来場者管理システムを導入するデメリット
導入コストがかかる
来場者管理システムの導入には、初期費用や月額利用料が発生します。特に、高機能なシステムほど料金が高くなるため、予算と必要な機能を慎重に検討する必要があります。
操作に慣れるまで時間がかかる
システムによっては、操作方法が複雑で、スタッフが使いこなせるまでに時間がかかる場合があります。導入前に無料トライアルなどで操作性を確認し、誰でも直感的に使えるかどうかをチェックしましょう。
システム障害のリスク
クラウド型の来場者管理システムでは、サーバーダウンやシステム障害が発生した際に受付業務が滞る可能性があります。そのため、トラブル時の対応策やサポート体制が整っているかを確認することが重要です。
来場者管理システムの選び方
誰でも簡単に使える設計のシステムを選ぶ
せっかく来場者管理システムを導入しても、操作が難しくてスタッフが使いこなせなければ活用されない可能性があります。シンプルなインターフェースで直感的に操作できるかを事前に確認することが大切です。
イベントの規模や目的に合ったシステムを選ぶ
小規模イベントでは、基本的な受付機能だけでも運用可能ですが、大規模イベントでは出展者管理機能や来場者分析機能が必要になることがあります。開催するイベントの規模に適したシステムを選びましょう。
コストと機能のバランスを確認する
システムによっては、基本利用料が無料でも、有料オプションを追加すると高額になる場合があります。契約前に、必要な機能を洗い出し、トータルコストが適正かどうかを確認しましょう。
サポート体制をチェックする
システム導入後に不具合が発生した際、すぐに対応してもらえるサポート体制があるかを確認することが重要です。特に、イベント当日にサポート対応可能かどうかは、選定時の大きなポイントとなります。
来場者管理システムのまとめ
来場者管理システムは、イベントの受付や管理業務を効率化し、来場者データを活用したマーケティング施策を強化できるツールです。適切なシステムを導入することで、運営負担を軽減し、イベントの成功率を高めることができます。
ただし、導入コストや操作性、システム障害のリスクを考慮し、自社のイベント規模や目的に合ったシステムを選ぶことが重要です。本記事を参考に、最適な来場者管理システムを導入し、スムーズなイベント運営を実現してください。
- 免責事項
- 本記事は、2024年5月時点の情報をもとに作成しています。掲載各社の情報・事例をはじめコンテンツ内容は、現時点で削除および変更されている可能性があります。あらかじめご了承ください。