来場者管理システムを徹底比較!補助金サポートや口コミ評判、費用・料金、導入事例を紹介
最終更新日:2024年09月19日
イベントにおける来場者のデータを、リアルタイムかつ自動で管理できる来場者管理システム。
来場者管理システムを導入すれば、来場者情報を一元管理できたり、申し込み・受付を簡略化できたり、集客・マーケティングを強化できたりするメリットがあります。
キャククルでは、各社の来場者管理システムの特徴や導入事例などと併せて、IT導入補助金についてや無料の来場者管理システムを導入するメリット・デメリットについても解説しています。
来場者管理システム導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
来場者管理システム一覧表
来場者管理システムは、来場者一人ひとりの情報を、リアルタイムかつ自動で管理できるシステムのこと。イベント申し込み・受付だけでなく、QRコードによる入場管理などをスムーズに行うためのシステムで、イベントやセミナーなどを効率よく運営するために必要不可欠といえます。
来場者管理システム | 来場者管理システムの特徴 | 初期費用 | 来場者リアルタイム管理 | IT導入補助金サポート |
---|---|---|---|---|
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0円~(※) | ◯ | ◯ |
イーベ! | 入金状況からメール履歴まで検索可能、データをスムーズに一元管理 | 55,000円~ | – | – |
Q-PASS | 不特定多数による視聴を防止、申込者の興味関心度も測定できる | 記載なし | – | – |
KOSAIDO NEXT | 専用の機器は不要、大規模のイベントにも対応 | 220,000円 | ◯ | – |
展示会受付.com | QRコード送信、Webフォームからの申込受付などの機能を搭載 | 110,000円 | ◯ | – |
SmileTracking | 主催者と出展企業の双方が来場者情報を取得可能な来場者管理システム | 記載なし | ◯ | – |
SHANON MARKETING PLATFORM | オリジナルデザインでサイトを作成、ニーズに合わせて機能の細かい変更にも対応 | 記載なし | – | – |
ECOS | 展示会運営主催者向け、使いやすく便利で豊富な機能を搭載 | 記載なし | – | – |
総合展示会運営システム | すべてオンラインでやり取り可能、担当者・副担当が各展示会を担当 | 記載なし | – | – |
EXPOT | 展示会における手間のかかる業務を効率化する便利な機能を用意 | 100,000円(税不明) | – | – |
Eventory | すべての機能を追加料金不要で利用可能、イベント開催回数は無制限 | 0円 | – | ◯ |
※別途決済手数料・発券手数料が発生します。
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※チケット販売業務を電子化していない場合を想定(株式会社ユニエイム調べ)
クラウドパス
\柔軟なカスタマイズで多様なニーズに対応/
クラウドパスの特徴
クラウドパスは、チケット販売におけるさまざまな業務を一元管理するシステム。施設運用、チケットの販売・発券から活用までを効率的に進められます。
オンライン販売はもちろん、券売機や入場ゲートでの販売も併せて一度に導入できるクラウドパス。そのため、販売経路の拡大にも貢献します。また、幅広い決済方法や、入場時の待ち時間削減などにも役立てられますので、顧客満足度向上にもつながります。
クラウドパスはこんな企業におすすめ
- 導入から運用まで丁寧にサポートしてほしい
- イベントに合わせて機能をカスタマイズしたい
- チケット販売における業務を一元管理して効率化したい
\柔軟なカスタマイズで多様なニーズに対応/
クラウドパスを選ぶべき理由
【理由1】チケット販売における業務を一元管理、販売・管理業務をスムーズに
チケット販売におけるさまざまな業務を一元管理する、来場者管理システムのクラウドパス。
施設運用、チケットの販売・発券はもちろん、来場者管理、データの集計・資産化、さらには活用までの工程を可視化し、チケット販売・管理業務をスムーズに進められるようサポートします。
オンライン販売だけを一元管理できるシステムはありますが、クラウドパスはそれだけでなく、券売機や入場ゲートでの販売も併せて一度に導入できる点が大きな魅力です。
また、チケット配分や整理券機能なども搭載しています。それぞれのイベントや施設の顧客ニーズに合わせて柔軟に対応できるのも、クラウドパスの特徴です。
【理由2】QRコード受付やリアルタイムでの来場者管理機能で効率化
クラウドパスは、QRコードの受付やスタンプ受付などイベントの規模や内容に合わせて、様々な受付方法の提案が可能です。
さらに来場者やチケットの販売枚数・発券数などもリアルタイムで管理可能。さらに過去イベントのデータの集計・分析ができるので、イベントにおける入場者管理業務の最適化が叶います。
実際にクラウドパスを用いることで、入場処理の効率が150%向上したという実績もあります。(※)
QRコード受付やリアルタイムでの入場者管理の他にも、様々な機能を搭載しています。
無料のダウンロード資料から確認できるので、興味のある方はぜひダウンロードしてみてください。
※チケット販売業務を電子化していない場合を想定(株式会社ユニエイム調べ)
【理由3】専門スタッフによるトータルサポートで面倒な設定はすべてお任せ
クラウドパスでは、導入から運用までをワンストップでとことんサポート。「業務効率化のためにシステムを導入したいけど、何から始めればいいのかわからない」「導入しても運用できるかどうか不安」といった悩みにも、クラウドパス専門のサポートチームが寄り添って対応します。
具体的なサポートの内容は、オンラインマニュアルや設置・操作説明のオンサイトサポート、365日対応のメール問い合わせ、販売サイト作成・設定の運用開始前サポート、売上精算・返金などについての運用開始後サポート、さらには、カスタマー対応、メール配信などの運用代行サポートまで提供しています。
さらにサポートチームでは、IT導入補助金の申請サポートも行っています。
IT導入補助金を活用することで、システムの導入にかかる負担を軽減することができるのでぜひ活用しましょう。
\柔軟なカスタマイズで多様なニーズに対応/
クラウドパスの料金プラン
プラン | 設定サポート費用 | 月額システム利用料 | 発券手数料 |
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スタンダード | 50,000円~ | 50,000円~ | 無料 |
フリー | 0円 | 0円 | 200円~/枚 |
無料販売プラン | 50,000円〜 | 50,000円〜 | 100円~/枚 |
※全て税不明
※その他オプション費用がかかります
クラウドパスの導入事例
初音ミクPROMISE-16歳の約束(主催:株式会社丹青社)
各地日時指定でのチケット販売を行い、来場管理、売上管理までを1つのサービスで対応が可能なため、導入を決めて頂きました。 売上や来場状況はリアルタイムで確認できる為、報告業務などもスムーズに行って頂きました。
引用元:クラウドパス公式HP(https://cloud-pass.info/2024/04/16/初音ミクpromise-16歳の約束(主催:株式会社丹青社)/)
ヴィッセル神戸特別企画展「VISSEL KOBE in カワサキワールド」
2024年2月23日(金・祝)から2024年3月10日(日)まで17日間行われたイベントで、開催期間中であれば1度のみ入場できる電子チケットの販売を行いました。オンラインでの事前申込、チケット受け取りまでが即時にできる事と、お客様のお申し込み状況が管理画面上で一括管理が可能になり、状況把握もスムーズに行うことが出来ました。
引用元:クラウドパス公式HP(https://cloud-pass.info/2024/04/11/【ヴィッセル神戸特別企画展「vissel-kobe-in-カワサキワー/)
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クラウドパスの運営会社概要
企業名 | 株式会社ユニエイム |
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創業年 | 設立2007年 |
所在地 | 東京都渋谷区広尾3-12-36 ワイマッツ広尾ビル5F |
URL | https://cloud-pass.info/ |
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他にもまだある!来場者管理システムの情報まとめ
イーベ!
イーベ!の特徴
イベント開催・事前予約ができる来場者管理システムのイーべ!。準備・開催当日のQRコード受付で入退場管理できたり、誰でも簡単にフォームを作成したりすることができます。また、入金状況からメール履歴までを詳しく検索可能ですので、イベント申込者をスムーズに一元管理できるのも大きなポイントです。
イーベ!があれば、これまで複数人で多くの時間を割いて行って来た業務を、少人数で効率的に進められるようになります。イベントにおける契約に関しては、オンラインで、専門スタッフと無料相談もできます。
イーベ!の導入事例
大阪 造幣局「桜の通り抜け」
イーベ!は、一度ご利用いただくと、シンプルな操作で分かりやすいシステムです。造幣局様におかれても、イーベ!をご利用いただいたご経験から、今回は操作方法などのレクチャーは必要なく、ご自身で操作いただけました。同様に、受付スタッフの方も、問題なくイーベ!の操作ができたようです。また、作成したイーベ!のフォームが正しく操作できるのか、テストを行うための「テストフォーム」をイーベ!側で作成し、操作方法のテストを行いました。
引用元:イーベ!公式HP(https://news.event-form.jp/2023/05/case_sakuranotorinuke2023/)
イーベ!の料金プラン
初期費用:55,000円
プレミアム:33,000円/月
エンタープライズ:66,000円/月
ベーシック:16,500円/月
すべて税込みです。
イーベ!の会社概要
会社名 | 株式会社フラッグシステム |
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会社所在地 | 福岡県福岡市中央区薬院3-16-27 ビジネス・ワン薬院ビル6F |
公式サイト | https://www.event-form.jp/ |
Q-PASS
Q-PASSの特徴
オンラインセミナー開催に利用できるQ-PASSは、クローズドセミナーなどを検討している人向けの来場者管理システム。マイページ内でセミナー配信しますので、必ず事前申込登録が必要です。そのため、不特定多数による視聴を防止できます。また、セミナー視聴時にマイページにログインすることで、参加者一人ひとりの視聴ログを取得。申込者の興味関心度を測定することも可能です。
また、資料ダウンロードやアンケート回答も、マイページ内で実施できますので、より効果的にアプローチすることもできす優れものです。
Q-PASSの導入事例
導入事例は、公式ホームページに記載がありませんでした。
Q-PASSの料金プラン
料金プランは、公式ホームページに記載がありませんでした。
Q-PASSの会社概要
会社名 | 株式会社コプロシステム |
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会社所在地 | 東京都品川区東五反田1-6-3 いちご東五反田ビル4F |
公式サイト | https://www.coprosystem.co.jp/q-pass_online_seminar-lp/ |
KOSAIDO NEXT
KOSAIDO NEXTの特徴
KOSAIDO NEXTは、「Excelでの管理、紙による受付の手間を減らしたい」「来場者の受付・登録・管理を非接触でスムーズに行いたい」などのニーズに応えられる来場者管理システム。QRコードかバーコードを読み取るだけのスムーズな受付を行うことができ、専用の機器を設置する必要はありません。
また、来場口を増やしたいという急な課題にも、KOSAIDO NEXTならスマートフォンがあれば設営できます。また、自治体主催のイベント受付など、規模の大きいイベントにも多く利用されています。
KOSAIDO NEXTの導入事例
2023NEW環境展/2023地球温暖化防止展
テーマ「環境ビジネスの展開」(NEW環境展)・「CO2削減と新エネ・省エネビジネスの推進」(地球温暖化防止展)のもと、東京ビッグサイトで開催されたBtoBの展示会です。事前申込受付~当日受付まで、来場者をシステムで一括管理。大規模展示会にもご利用いただけます。
引用元:KOSAIDO NEXT公式HP(https://www.service-kosaido.jp/raijoushakanri/)
KOSAIDO NEXTの料金プラン
基本システム:220,000円
クラウドサーバ利用料:月額33,000円~
すべて税込みです。
KOSAIDO NEXTの会社概要
会社名 | 株式会社広済堂ネクスト |
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会社所在地 | 東京都港区芝浦1-2-3 シーバンスS館13F |
公式サイト | https://www.service-kosaido.jp/raijoushakanri/ |
展示会受付.com
展示会受付.comの特徴
展示会受付.comは、QRコードで展示会の受付を簡単に行えるクラウドシステム。大規模な展示会はもちろん、発表会や小規模のセミナー式典や総会、就活イベントなど、さまざまなイベントの受付をスムーズに行うため来場者管理システムです。
QRコード送信、Webフォームからの申込受付、会場での受付などができる基本システムに加えて、セミナーの予約、受講者の受付・管理ができるセミナー受付システムなどを搭載。また、入場受付は非接触で行うことで、スムーズなイベント運営をサポートします。
展示会受付.comの導入事例
建設工業製品の見本市
Web申し込み時にQRコードを送り、受付時にQRコードをスキャンして来場受付を行った。行列ができることもなくスムーズな来場受付ができた。
引用元:展示会受付.com公式HP(https://tenjikai-uketsuke.com/case/)
展示会受付.comの料金プラン
基本システム110,000円+月額利用料22,000円(クラウドサーバー利用料/月)
システムオプション料金
セミナー受付システム:55,000円(セミナー登録料1,100円/件、セミナー専用予約フォーム作成110,000円~)
ブース受付システム:55,000円(アカウント登録料は別途見積り)
簡易伝票登録システム:110,000円(ブース登録料1,100円/件)
すべて税込みです。
展示会受付.comの会社概要
会社名 | 株式会社システムフォワード |
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会社所在地 | 福島県いわき市中央台飯野 4-2-4 いわきニュータウンセンタービル 4F |
公式サイト | https://tenjikai-uketsuke.com/ |
SmileTracking
SmileTrackingの特徴
SmileTracking は、QRコードで、イベント主催者と出展企業の双方が来場者情報を取得できWEBアプリケーションの来場者管理システムです。申し込んだ際に配布されるQRコードをスマホやタブレットで読み込みさえすれば、氏名や会社名、電話番号などの登録したデータなどをその場で確認可能です。
SmileTrackingには、「セミナー管理(ソロタイプ)・合同企業説明会/展示会管理(マルチタイプ)」の2種類があります。ソロタイプはイベント・セミナーなど向けの入退場タイプで、マルチタイプは、出展企業ごとに、事前登録内容や訪問人数などを確認できます。
SmileTrackingの導入事例
フリーマーケットの入退場管理
従来、印刷して郵送していた入場券を、QRコードを使った電子チケットにリニューアルしたことで、印刷料金・郵送料金のコスト削減と、電話受付・入金確認・配送手配といった事務スタッフの労力や手間を省き、当日運営スタッフの管理の手間をなくすことができました。
引用元:SmileTracking公式HP(https://www.smilevision.co.jp/pr/fleamarket/)
SmileTrackingの料金プラン
料金プランは、公式ホームページに記載がありませんでした。
SmileTrackingの会社概要
会社名 | 株式会社スマイルヴィジョン |
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会社所在地 | 大阪府大阪市 北区末広町3-21 扇町センタービル707 ROUGH LABOTECH扇町 |
公式サイト | https://www.smilevision.co.jp/service/our_company/smiletracking/ |
SHANON MARKETING PLATFORM
SHANON MARKETING PLATFORMの特徴
SHANON MARKETING PLATFORMは、リードの獲得から、購買意欲のの引き上げまでをワンストップで行えるマーケティングオートメーション。SHANON MARKETING PLATFORMのイベント管理システムは、リアルでもオンラインでも、開催されるセミナーや大型の展示会などの幅広い種類のイベントの運営・管理を一元管理できるツールです。
テンプレートで簡単にサイトを作成できますが、オリジナルデザインで作成することもできます。また、クライアントのニーズに合わせて、機能についても細かい変更に対応できる柔軟さも、SHANON MARKETING PLATFORMの来場者管理システムの特徴です。
SHANON MARKETING PLATFORMの導入事例
サイボウズ株式会社
登録セッションの視聴URLのほかに、スポンサー資料一覧ページのURLも掲載。 マイページからアクセスした参加者のフラグが取得できるとともに、ブースアクセスフラグ、資料ダウンロードフラグも取得できるようにした。 こうした工夫により、参加者にとっても必要な情報を手に入れやすい設計となった。
引用元:SHANON MARKETING PLATFORM公式HP(https://www.shanon.co.jp/case/software/cybozu/)
SHANON MARKETING PLATFORMの料金プラン
料金プランは、公式ホームページに記載がありませんでした。
SHANON MARKETING PLATFORMの会社概要
会社名 | 株式会社シャノン |
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会社所在地 | 東京都港区三田3-13-16 三田43MTビル4F |
公式サイト | https://www.shanon.co.jp/eventmarketing/ |
ECOS
ECOSの特徴
ECOSは、イベント業界に特化したシステム会社が開発した、展示会運営主催者向けの来場者管理システム。展示会やセミナーの他、商談会なやマッチング会など、人が集まって入退場管理が必要とされるさまざまなイベントの運営管理に活用できます。
誰もが使いやすい、便利で豊富な機能が搭載されているECOS。新しいシステムを適切なカタチで提供することを心がけています。面倒な来場者のデータ管理や受付、オンライン決済対応などの課題を、ECOSのスタッフが丁寧にサポートします。
ECOSの導入事例
株式会社リックテレコム
ワイヤレスジャパンは、デジタル変革の実現に不可欠となった「ワイヤレス(無線)技術」を活用した製品/ソリューションが一堂に会するB2B展示会です。
2022年以降、継続導入いただいております。
引用元:ECOS公式HP(https://ecos-jp.com/case.html)
ECOSの料金プラン
料金プランは、公式ホームページに記載がありませんでした。
ECOSの会社概要
会社名 | 株式会社イベントラボ |
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会社所在地 | 神奈川県横浜市中区桜木町1-1-8 日石横浜ビル 15F |
公式サイト | https://ecos-jp.com/ |
総合展示会運営システム
総合展示会運営システムの特徴
総合展示会運営システムは、日本最大級の規模の展示会でも採用されている総合展示会管理システムです。すべてオンラインでやり取りができますので、出展者と書類のやり取りをする必要ありません。
主催者からのデータをリアルタイムで即座に入手できるのも、総合展示会運営システムの特徴です。また、専任の主担当者、システム担当、ウエブデザイン担当者とそれぞれの副担当が、責任をもってそれぞれの展示会を担当します。
総合展示会運営システムの導入事例
導入事例は、公式ホームページに記載がありませんでした。
総合展示会運営システムの料金プラン
料金プランは、公式ホームページに記載がありませんでした。
総合展示会運営システムの会社概要
会社名 | 株式会社ソフテム |
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会社所在地 | 神奈川県横浜市中区桜木町1-1-8 日石横浜ビル15F |
公式サイト | https://www.tems-system.com/ |
EXPOT
EXPOTの特徴
EXPOTは、業界で30年の経験がある展示会施工会社が開発した展示会管理システム。出展者に一斉に申請項目を提供して管理し、主催者のセミナーサイト、セミナー公開、出展者一覧ページなど、展示会における手間のかかる業務を効率化するため、便利な機能を用意しています。
「イベント運営をシステム化したいが構築コストが高いのが難点」「各協力会社で管理方法が違うので、管理工数が多くて困る」といった悩みも、EXPOTなら解消できます。
EXPOTの導入事例
導入事例は、公式ホームページに記載がありませんでした。
EXPOTの料金プラン
初期費用(初回のみ):月額費用(最短利用期間4ヶ月)100,000円
出展者管理シリーズ:60,000円~
オプション料金(月額)
来場者管理シリーズ:20,000円~
運営サポートオプション料金:100,000円~
すべて税不明です。
EXPOTの会社概要
会社名 | 株式会社フレッシュタウン |
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会社所在地 | 東京都江戸川区船堀7-2-8 |
公式サイト | https://www.freshtown.co.jp/service/expot/ |
Eventory
Eventoryの特徴
すべてのイベントを成功に導くDXツール、Eventoryは、イベント主催に必要な機能が搭載されています。初めてオンライン・ハイブリッドイベントを開催する際や、BtoB、BtoCのさまざまなイベントにも柔軟に対応。イベントページ作成、顧客管理(CRM)、顧客管理(CRM)などのイベントに欠かせない機能が盛りだくさんです。
すべての機能を追加料金不要で利用でき、初期費用、オプション費用もかかりません。さらに、チケット発券手数料も無料で、イベント開催回数は無制限です。
Eventoryの導入事例
ソニーホンダモビリティ株式会社
登録フォームのタイプでは、参加登録後に配信されるQRコードを当日会場に持参いただき、受付でチェックインしていただく仕組みで、チケットタイプでは、体験のスケジュール枠を公開し、お好きな時間のチケットを申し込んでいただく仕組みです。手動で割り当てを行っていたときと比較すると、作業が簡素化され、非常にスムーズに運用できました。
引用元:Eventory公式HP(https://eventory.jp/sonyhondamobility/)
Eventoryの料金プラン
初期費用・オプション費用:0円
Eventoryの会社概要
会社名 | 株式会社インディヴィジョン |
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会社所在地 | 東京都港区南麻布3-20-1 Daiwa麻布テラス5F |
公式サイト | https://eventory.jp/ |
無料で利用できる来場者管理システム
来場者管理システム | 来場者管理システムの特徴 |
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EventRegist | 告知・集客・申込受付・参加者管理などの機能を無料で利用できる |
PeatixBusiness | 「初期登録料・月額費・掲載費」を無料で利用可能な来場者管理システム |
EventRegist
EventRegistの特徴
イベント主催者の悩みをスピーディーに解決するEventRegistは、イベントの告知や事前決済・申込み、参加者管理などを誰でも簡単に行える来場者管理システム。「告知・集客・申込受付/事前集金・参加者管理・簡単チェックイン・来場者トラッキング」の機能は、すべて無料で利用できます。
EventRegistの導入事例
株式会社日本食糧新聞社
EventRegistの管理画面はとても見やすく、不慣れな私でもチケットのデザイン変更を簡単に行うことができました。チケットのデザイン変更は今でもよく活用しています。過去のセミナー受付時のオペレーションの反省を活かして、ご参加にあたっての注意事項を記載したり、セミナー会場までの地図を配置したりと、展示会を重ねるたびに改善を行っています。
引用元:EventRegist公式HP(https://info.eventregist.com/case-study/fabexkansai)
EventRegistの料金プラン
Basic:無料
Basic+(プラス) :100,000円(税不明)
Premium:利用機能・サポートにより変動+チケット販売手数料(8%)
Enterprise:要問合せ
EventRegistの会社概要
会社名 | イベントレジスト株式会社 |
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会社所在地 | 東京都渋谷区千駄ヶ谷1-21-6 千駄ヶ谷ファースト2F |
公式サイト | https://eventregist.com/?lang=ja_JP |
PeatixBusiness
PeatixBusinessの特徴
PeatixBusinessは、「出会いと体験を広げる」来場者管理システム。有志の集まりでも大型フェスでも、ジャンルや規模に関係なく活用できる、イベント・コミュニティプラットフォームを提供しています。
イベント告知ページの作成をはじめ、グループ(コミュニティ)機能、イベント告知、決済、定額課金プラン(サブスクリプション)、集客、当日の受付などまで、「初期登録料・月額費・掲載費」を無料で利用できるのが大きな特徴です。
PeatixBusinessの導入事例
港区立みなと科学館
みなと科学館は港区民限定の施設ではありません。区外在住の方にも来館していただけることは、我々としても歓迎しています。Peatixならばオンラインイベントページを作成すると、地域を限定することなく、多くの方々に告知することができます。また、イベント作成ページも感覚的に使えるので、あっという間に案内が完成できます。
引用元:PeatixBusiness公式HP(https://services.peatix.com/peatix-university/cases/case-of-minato-kagakukan)
PeatixBusinessの料金プラン
初期登録料・月額費・掲載費:無料
PeatixBusinessの会社概要
会社名 | Peatix Inc. |
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会社所在地 | 413 W 14th Street, 2nd Floor, New York, NY 10014 |
公式サイト | https://services.peatix.com/ja |
来場者管理システムとは?
来場者管理システムとは、それぞれの来場者のデータを自動で、リアルタイムで管理できるシステムのこと。Web上でのイベント申し込み・受付、QRコードによる当日の入場管理など、イベントやセミナー、展示会などをスムーズに運営するための便利な機能を搭載しています。
来場者管理システムを導入するメリットとは?
来場者情報を一元管理できる
申込フォームから取り込んだ来場者の情報は、来場者管理システム内のマイページで一元管理できますので、わざわざ紙でファイリングすることや、他のシステムに一見ずつコピー・ペーストして転記することも不要。セキュリティ面についても安心できます。
申し込み・受付を簡略化できる
来場者管理システムがあれば、Web申し込みフォームを誰でも簡単に作成できますし、フォームから申し込んだ来場者には、QRコード付きのメールを自動で送信できる機能もあります。そのため、いちいち申し込みをチェックして、手動でメールを送信するなどの手間を削減可能です。
集客・マーケティングを強化できる
事前に効果的にPRしたり、イベント用のLPを作成できたりする来場者管理システムもあります。参加者一人ひとりのアクティブデータを取得すれば、イベント終了後のリード獲得やマーケティングにも活用できます。
来場者管理システムの選び方
誰でも簡単に使える設計のシステムを選ぶ
せっかく来場者管理システムを導入しても、操作方法が難しかったり、必要な機能をスムーズに使えなかったりする場合は、いくら機能が多彩でも活かしきれない可能性があります。そのため、出展者、担当者、スタッフが簡単に操作できるシステムを選んでください。
イベントの規模や目的に沿ったシステムを選ぶ
来場者管理システムは、イベントの規模や目的に合わせて選ぶ必要があります。そのため、イベント開催を決めた場合は、まずは自社の目的を明確にすることをおすすめします。小~中規模イベントでは、入場用QRコードを活用するなど、基本的な受付機能だけで運用可能です。
参加者だけでなく、出展者や業者など、すべてのイベント関係者の管理も行いたい際は、出展者管理機能があるシステムを選ぶといいでしょう。
システム利用料、オプション費用などのコストを確認する
予算と照らし合わせて、基本のシステム利用料、オプション料金など、導入する際にかかるコストを確認しておく必要があります。
基本システム利用が無料でも、使用する機能によっては有料オプションを追加できるプランもあります。
IT導入補助金とは
IT導入補助金は、中小企業や小規模事業者を対象に、業務効率化や生産性向上を促進するための国からの支援制度です。
この補助金は、購入するITツールの費用の一部をカバーしており、事業のデジタル化と競争力の強化を目指しています。
IT導入補助金を活用するメリット
- 財政的負担の軽減: IT導入補助金により、高価なシステム導入の初期費用が軽減されるため、財務へのプレッシャーが少なくなります。
- 原則返済する必要がない: IT導入補助金は、承認された事業計画に基づいて採択されるため、事業の実績報告が適切に行われていれば通常、返済する必要はありません。
- 採択されるまで再申請が可能: 採択されなかった場合でも、同年度内であれば何度でも再申請が可能です。これにより、計画に柔軟に対応できる利点があります。
- 少ない投資額から申請が可能: 様々な申請枠が設けられており、少額からでも補助の申請が可能です。これにより、小規模事業者でもアクセスしやすくなっています。
- 高い採択率: 改正された制度により、DX化やデジタル化のニーズが高まっている現代において、採択率が高く設定されています。
IT導入補助金を活用することで、中小企業や小規模事業者がITツールを導入し、ビジネスの効率化と競争力の強化を図ることができます。この補助金は、企業の持続的な成長と発展に寄与する重要な支援策となっています。
IT導入補助金の補助対象者
- 資本金、常勤従業員数が一定基準以下の中小企業や小規模事業者
※企業組合、協業組合などの組合関連、医療法人、社会福祉法人、特定非営利活動法人(NPO法人)を含む - 電子取引類型のインボイス枠では、中小企業だけでなく、大企業も対象になるケースがあります
業種 | 資本金 | 従業員数 |
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製造業・建設業・運輸業 | 3億円 | 300人 |
卸売業 | 1億円 | 100人 |
サービス業(特定業種除く) | 5千万円 | 100人 |
小売業 | 5千万円 | 50人 |
ゴム製品製造業 | 3億円 | 900人 |
ソフトウェア業・情報サービス業 | 3億円 | 300人 |
旅館業 | 5千万円 | 200人 |
その他業種(上記以外) | 3億円 | 300人 |
しかし、以下のような事業者はIT導入補助金の対象外となります。
- 大企業のグループ企業や、課税所得額が大きい企業
- IT導入支援事業者
- 経済産業省や中小機構から補助金等の指定停止措置を受けている事業者
- 風俗営業事業者や反社会的勢力に該当する事業者
- 過去1年において、労働関係法令違反により送検処分を受けている事業者
- 宗教法人
- 法人格のない団体(同窓会・PTA・サークル等)
- その他、IT導入補助金の目的・趣旨から適切でないと経済産業省及び中小機構並びにIT導入補助金事務局が判断する者
この情報を基に、ご自身の企業がIT導入補助金の対象となるかどうかを見極め、効率的なビジネス運営のサポートを受けるチャンスを掴んでください。
参照元:独立行政法人中小企業基盤整備機構(https://it-shien.smrj.go.jp/about)
来場者管理システム導入に関するよくある質問
Q1. 無料で利用できる来場者管理システムのメリット・デメリットは?
無料の来場者管理システム導入を検討している場合、まずは、無料で使える範囲をしっかり確認しておいてください。
無料で利用できる来場者管理システムのメリットは、できるだけコストを抑えてイベントを「開催・管理・運営」できること。無料イベントを多く開催する時には、完全に無料で使える来場者管理システムを選ぶのがおすすめです。
しかし、無料のシステムを使って有料のイベントを開催する場合、利用料が発生するケースも。また、利用料が定額ではなかったり、チケット販売額に対して一定の割合が手数料となったりするシステムもありますので、注意が必要です。
無料トライアルがあれば、本格的に導入する前に、使い心地や効果を確かめることができます。
一方のデメリットは、有料版と比べて、無料の来場者管理システムは機能が少なかったり、制限されていて使えなかったりすることもあります。また、システム利用時に広告表示を許可すれば無料で利用できるという来場者管理システムもあります。
来場者管理システムの導入を考えている方は、本ページに掲載している「 来場者管理システムツールの早見表」をご覧ください。
来場者管理システムのまとめ
来場者管理システムは、それぞれの来場者のデータを、リアルタイムかつ自動で管理できるシステムのことをいいます。イベント申し込みや受付、当日のQRコードによる入場管理など、イベントやセミナーなどをスムーズに運営するため、来場者管理システムがあれば便利です。
そんな来場者管理システムを導入するメリットには、「来場者情報を一元管理できる・申し込み・受付を簡略化できる・集客・マーケティングを強化できる」などが挙げられます。
来場者管理システムを選ぶ際は、誰でも簡単に使える設計のシステムであることが大事。そして、イベントの規模や目的に沿ったシステムで、利用料やオプション費用などのコストを確認するのも忘れないようにしてください。
来場者管理システムを導入する際は、選び方をはじめ、メリット・デメリットをしっかりと確認しておいてください。
本記事は、2024年5月時点の情報をもとに作成しています。掲載各社の情報・事例をはじめコンテンツ内容は、現時点で削除および変更されている可能性があります。あらかじめご了承ください。