フリーアドレス環境のオフィスで座席やブースの予約を事前にできる「ホテリングシステム」。座席予約管理システムとも呼ばれ、「出社したのに席がない」「社員の勤務状況がわからない」といったトラブルを回避できます。
本記事では各社のシステムを比較し、あなたのビジネスに適した選択肢を見つけるお手伝いをします。
おすすめのホテリングシステム
座席の一覧機能で誰がどこにいるかすぐわかる！オフィス勤務中心の企業向け
オフィス＋テレワークの勤務状況を一括管理！ハイブリッドワークの企業向け
Your Desk
高い機能性を持ち、フリーアドレスの課題解決を越えたマルチな施策を実施できる。座席管理、会議室予約、スマートロック連携、カレンダー連携など社員の働きやすさを助ける機能を搭載。
EXOffice
テレワーク登録機能では、オフィス内だけでなく、テレワークや外出もチェックイン機能で一覧表示。行動データ分析により、働き方改革の効果測定も可能。
ホテリングシステムの比較一覧表
各社が提供するホテリングシステムの特徴を一覧にしています。以下の情報を参考にして自社にマッチするホテリングシステムを見つけてください。
| 会社名 | サービスの特徴 |
|---|---|
Beacapp Here（ビーキャップヒア）
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操作不要でチェックイン・チェックアウトを検知！スケジュールとも連携できる汎用性の高いホテリングシステム
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Colorkrew Biz（カラクルビズ）
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QRで座席予約！スケジュールや決済管理が一つになったツール
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座席予約管理システム（ユーテック） |
「ROOM LEAD™」の機能の一部として活用 |
イナバインターナショナル |
ブロック単位で予約取得可能 |
YourDesk |
金融機関にシステムを導入した実績も豊富 |
Acall (アコール) |
30日間無料トライアルのサービスを実施 |
EXOffice(エックスオフィス) |
多種多様な業界7万件以上に導入 |
WORK AGILE（ワークアジャイル） |
直感的なUIで操作が可能 |
セキ×トル |
1ユーザーにつき月額165円～の低コスト導入 |
Workers Trail（ワーカーズ トレイル） |
データを活用して業務日報も自動生成 |
Beacapp Here（ビーキャップヒア）
Beacapp Here（ビーキャップヒア）の概要
基本的な機能として、リアルタイムの所在把握やワークスペース予約(ホテリング機能)、行動データを可視化できる「行動可視化」機能を備えています。エリアの混雑具合や満空情報を表示できる「空スペース検索」もオプション機能で利用可能。
導入はビーコンの貼り付けだけで、工事不要。社員がスマホを持ち歩きます。スマホがない場合には、ビーコンを持ち歩いたり、併用したりできます。どのようなケースであっても、スピーディかつローコストで導入可能です。自社の規模やニーズに合わせて、柔軟にカスタマイズできます。
2022年11月時点の株式会社東京商工リサーチ調べにおいて、オフィス向け屋内位置情報サービス導入実績第1位、ユーザー数第1位を誇るBeacapp Here。ユーザー数は10万人を突破(※)し、多くのユーザーから選ばれ続けているホテリングシステムです。
※参考元：https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000017.000068929.html
Beacapp Here（ビーキャップヒア）を選ぶべき理由
予約機能が充実！スムーズな業務開始とオフィス運用をサポート
固定席やオープンエリア、フロア全体など、さまざまなスペースの設定・予約を可能にします。ユーザーは予約状況画面より、空いている場所をオフィス内外から確認し、希望の場所を確保。ビーコンによる自動的なチェックイン・チェックアウトにより手動操作の手間を軽減できます。事前のホテリングにより「座席が空いていない」という座席難民問題を解決し、スムーズな業務開始をサポートします。
予約された席やスペースが未使用の場合、システムが自動的にその予約を解除する仕組みになっています。オフィスの空間が適切に活用され、出社率の管理にも活用できます。効率的で柔軟なオフィス利用が促進され、働き方の最適化が実現できるでしょう。
リアルタイムに全ユーザーの状況を確認！スケジュールシステムとの連携も便利
ユーザー検索機能により、登録されている全ユーザーの状況を把握できます。ユーザー名での検索だけでなく、選択したフロアごとや在宅勤務登録者、所属部署での絞り込みなども可能。同じフロアを予約している他のユーザーを表示したり、部署やお気に⼊り登録をして絞り込む検索方法も可能です。ホテリング機能による予約情報はスケジュールシステムへ反映できます。ユーザー画⾯から自分のスケジュールはもちろん、他のユーザーのスケジュールも参照できます。
OutlookやGoogleなど、既存のスケジュールシステムとの連携も可能です。ユーザー画面のメニューバーから「スケジュール」をタップすると、設定したスケジュールシステムへ遷移できる仕組みです。日頃利用している他のサービスに簡単にアクセスできるため、操作の手間が軽減されます。
Beacapp Hereのホテリングシステムを活用すると、オフィススペースやリソースをより効果的に利用できるだけでなく、プロジェクトメンバー同士の連携もしやすくなりスケジュール管理の改善も期待できます。
災害時の対策にも貢献！安全面に配慮した体制作りができる
Beacapp Hereには、災害時に点呼を自動化できる「防災機能」があります。Beacapp Hereに登録されているフロアごとに、30分に1回防災リーダーを自動で選出。 管理者は有事の際、防災リーダーに向けて非常通知を発信できる仕組みです。自動的な選出は、継続的かつ均等な防災責任が担われるため、組織内での負担を分散し緊急時の迅速な対応を可能にします。
また、防災リーダーが誰であるかをわかりやすくするため、アイコンが強調して表示される仕組みです。これにより、組織のメンバーは一目で防災リーダーを認識できるため、指示や情報の受け取りがスムーズになります。視覚的にわかりやすく、緊急時の意思疎通の向上が期待できます。
Beacapp Hereの導入事例
ホテリング機能をベースにしたら出社率管理が効率的になりました
(前略)今後は「誰がいつ出社するか」を把握する必要があると考え、「出社予約システム」を導入しました。Beacapp Hereの標準機能として搭載されているホテリング機能をベースに、“部署ごとの出社率”や“日々の座席使用状況”を把握するための機能を追加した独自の「ホテリングダッシュボード」を開発しました(後略)
引用元：ビーキャップ公式HP(https://jp.beacapp-here.com/case/nissinfoods-holdings/)
ログを解析してオフィスの運用計画に活かしていきたい
Beacapp Hereでは社員の行動ログを蓄積できるのも大きな魅力の一つです。総務担当としては、リニューアル後のオフィスの活用状況を把握しておくことは非常に重要なので、例えば、会議室の利用率や利用頻度の高いスペースはどこなのか、などログを解析して見える化していきたいと思っています。（後略）
引用元：ビーキャップ公式HP(https://jp.beacapp-here.com/case/nissho-ele/)
医師の労働時間を適正に把握して健康を守る
(前略)医師の勤務実態を把握するために活用できています。といっても常に監視していたり、勤怠システムも併用していますので、都度チェックして医師本人にその申請は受け付けられない、などといったりしているわけではありません。当院としては医師の監視ではなく、医師の労働時間を適正に把握して、健康を守っていくために活用していますので、医師の負担になるようなことはしません。（後略）
引用元：ビーキャップ公式HP(https://jp.beacapp-here.com/case/haga/)
Beacapp Here（ビーキャップヒア）の料金プラン
- Lite（ライトプラン）利用者数50名まで：33,000円（税込）/月
初期費用・端末設置作業料：110,000円（税込） - Lite（ライトプラン）利用者数100名まで：55,000円（税込）/月
初期費用・端末設置作業料：110,000円（税込） - standard（スタンダードプラン）利用者数150名まで：110,000円（税込）/月
初期費用・端末設置作業料：550,000円（税込） - Enterprise（エンタープライズプラン）利用者数151名以上：要問い合わせ
- Trial（トライアルプラン）利用者数150名まで：0円（税込）/月(2ヶ月限定)
初期費用・端末設置作業料：220,000円（税込）
※初期導入時に、端末の購入もしくはレンタル費用がかかります。
※端末設置作業料は、設置場所や環境によって変動します。
Beacapp Here（ビーキャップヒア）の会社概要
| 会社名 | 株式会社ビーキャップ |
|---|---|
| 所在地 | 東京都中央区日本橋堀留町1-8-11 日本橋人形町スクエア8F |
| URL | https://jp.beacapp-here.com/ |
Colorkrew Biz（カラクルビズ）
Colorkrew Biz（カラクルビズ）の概要
Colorkrew Bizは、株式会社Colorkrewが提供するビジネスコンシェルジュツールです。 機能の１つである座席表を使えば、座席やスペース用のQRコードを読み取るだけで人がいる場所を可視化することができ、簡単にホテリングが可能です。
フリーアドレスやテレワーク時に誰がどこにいるか分からずに困っていた人も、探す手間を省くことができます。WEB座席表はオフィスレイアウト図面をそのまま使って簡単に作成が可能です。2Dマップの他、3Dマップにも対応可能なので、より視覚的にオフィス内の状況を確認することが可能です。
Colorkrew Biz（カラクルビズ）を選ぶべき理由
オフィスの図面をそのまま取り込みラクラク導入
Colorkrew Bizでは、専用の図面をデザインする必要はなく、オフィスレイアウトの図面をそのまま取り込み、専用ツールで座席を配置していけばWEB座席表を簡単に作成できます。管理者が手間や時間をかけることなく、導入してすぐにサービスを利用することができるのは大きなメリットと言えるでしょう。
座席表は2Dマップの他、3Dマップのモデルデータにも対応しており、オフィス空間をより現実的に認識しやすくできます。またアバターモードを使えば、リッチなインターフェースへ変更できるのも嬉しいポイントです。
QRコード読み取りでゲストの無人受付が可能
Colorkrew Bizでは、QRコードを読み取るだけで人がいる場所を可視化でき、フリーアドレスやテレワークによって誰がどこにいるか分からず人探しに時間を使うということがなくなります。
スペースの予約機能でゲストを追加すると、ゲストへ招待用のQRコードが送信されQRコードが入館証代わりに。タブレット端末やPCをエントランスへ設置すれば、ゲストはそれにQRコードをかざすだけで無人で受付が完了し、入室管理・記録もColorkrew Bizが全てやってくれます。Teamsやメールと連携すると担当者を呼び出す機能もあるのでゲストが来社時に担当者の名前を検索して探したり、メールで何度もやりとりする必要もありません。
社内セミナー・イベントでもQRコードを読み込んでもらうだけなので、リアルタイムで出席状況を把握でき時間を効率的に活用しながら運用できるでしょう。
ダッシュボード機能で社員の動きが一目瞭然！オフィススペースを最適化
優れた分析機能により、過去の履歴を振り返ることも可能です。出社対リモートワークの比率、座席の予約率、頻繁に同エリアに座っているメンバーなど、細かく分析できるので、社内・社外の環境改善や業務の効率化に活用できます。
1チームあたり50フロアを同時に可視化でき、フロアまたぎで検索、管理することも可能です。1フロアあたり最大で600席まで登録できるため、社員の人数が多い会社も安心して導入できます。 在籍確認をしたい場合は、リスト機能を使って部署・ユーザー名で絞り込めば、社員のチェックインステータスを一覧で教えてくれます。そのままメールやTeamsの画面へ飛べるので、もう複数の画面を行き来する必要はありません。
スペースの収容人数や自由に設定できるタグ（モニター有など）、現在利用できるスペースといったフィルターをかけることもでき、細かな絞り込みも可能なため一つひとつ空いている会議室を探す手間も省けます。
Colorkrew Bizの導入事例
株式会社インターネットイニシアティブの導入事例
システム選定のポイントとしては、多くの社員が日々使うツールなので、サクサクと動くことを重視していました。いくつか製品を比較しましたが、比較する中でColorkrew Bizが一番軽かったというのが決め手のひとつです。（中略）価格面も大きなポイントでした。新しい試みのため、全社で一斉導入は難しく、各部門毎に導入する方針になっていましたが、ColorKrewBizは人数に応じて価格が変動する料金体系だったため、非常に導入しやすかったです。
引用元：Colorkrew Biz公式サイト（https://colorkrewbiz.com/case_study15.php?source=portal_top）
丸紅株式会社化学品本部の導入事例
一番重宝しているのは、郵便担当の方かもしれません。郵便に関しては、当本部が貿易取引を主要なビジネスとしていることもあり、宛て名の人に手渡しをしなければならない書類などが多く、その対象の社員を見つけるまで郵便作業が終われないということも珍しくありません。このColorkrew Bizのモニターを設置するまでは郵便物を渡すまで右往左往する光景が見られましたが、今は配達前にフロア入口に設置しているColorkrew Bizの座席表モニターを確認し、スムーズに受け渡しができるようになりました。
引用元：Colorkrew Biz公式サイト(https://colorkrewbiz.com/case_study12.php?source=portal_top）
株式会社岡三証券グループの導入事例
Colorkrew Bizはシンプルで使いやすいく、そのため必要最低限のアナウンスで社員が抵抗なく使えたことは、管理者側として助かりました。他部署の方が訪れた際も「誰がどこにいるかがわかって便利だね」と声をかけていただく事があり、導入担当者として嬉しく思います。また、Colorkrew BizはPCだけではなくスマートフォンからアプリを使って利用できるサービスのため、非常に使い勝手がよいと実感しています。
引用元：Colorkrew Biz公式サイト(https://colorkrewbiz.com/case_study14.php?source=portal_top）
Colorkrew Biz（カラクルビズ）の料金プラン
- トライアルプラン(30日間・フル機能を利用可能)：無料
初期費用：無料 - スタンダードプラン（全通常機能を利用可）：¥44,000/月
初期費用：無料 - プレミアムプラン1（全通常機能+プレミアム機能の内1つ利用可能）：¥143,000/月
初期費用：無料 - プレミアムプラン2（全通常機能+プレミアム機能の両方を利用可能）：¥220,000/月
初期費用：無料
※上記の料金は、従業員数300人以下の場合。全て税不明。
Colorkrew Biz（カラクルビズ）の会社概要
| 会社名 | 株式会社Colorkrew |
|---|---|
| 所在地 | 東京都台東区元浅草三丁目7番1号 住友不動産上野御徒町ビル5階 |
| URL | https://www.colorkrew.com/ |
ホテリングシステムの選び方
ホテリングシステムは、様々なメーカーから特色豊かなシステムが数多く販売されています。組織のニーズや要件に合ったシステムを見つけることが重要です。 自社にぴったりなホテリングシステムを見極めるための、ポイントを紹介します。
ホテリングとは
ホテリングとは、アメリカで提案されたオフィススタイルで、社員数よりも少ない席を設け、出社時には席を予約するシステムです。フリーアドレスと同じく席の自由な選択が可能ですが、ホテリングでは出社時に席を予約する必要があります。
このシステムの目的は、オフィススペースの柔軟な活用とコスト削減です。営業などが外出することが多い場合、他の社員が席を利用でき、スペースや維持コストを節約できます。
予約画面の操作のしやすさ
基本的にスタッフ全員が活用するシステムになるので、直感的に使用できなければ使い勝手の悪いシステムになりかねません。そのためITツールに詳しくない方でも操作がしやすいかどうかは必ずチェックしてください。
必要な基本機能を備えているか
予約機能、座席の管理、スケジュール連携、モバイル対応など、自社のニーズに必要な基本的な機能が備わっているか確認しましょう。
ウェブカレンダーとの連携の有無
ウェブカレンダーとの連携も重要なポイントです。社員のスケジュールに合わせて、座席予約を取るケースが多いので、ウェブカレンダーと連携できれば使いやすさがグッとアップします。
運営側の管理のしやすさ
運営側がホテリングシステムを管理しやすいかどうかも大切です。運営側が管理しにくければ、何らかのトラブルに発展しやすく利用状況などのデータをうまく活用できません。そのため管理面の使いやすさも必ずチェックしてください。
ホテリングシステム導入の前に知っておきたいこと
ホテリングシステムを導入する際は、事前の準備も非常に大切です。
目的を明確にする
まずはホテリングシステムを何故導入するのかを明確にすることが大切です。メリットなども社員に伝え、社員に導入の理解を促してください。もし社員が何も知らないまま導入してしまうと、混乱を招く恐れも高いので注意しましょう。
オフィスの環境を整える
導入するホテリングシステムによって、Wi-Fi・無線LANなどの整備、モバイル機器の準備、デスク・椅子・個人ロッカーなど、オフィス環境を整えることも大切になってきます。社員への導入がスムーズできるよう、オフィス環境を整えてください。
自社に合った機能をチェック
ホテリングシステムの中にはホテリング専用のタイプと、各種システムの中の1つとして、ホテリング機能が搭載されているタイプがあります。座席予約(ホテリングシステム)だけでなく、入退室管理・特定した人物の見える化などの機能もあるので、自社に合った機能があるかどうかも必ずチェックしてください。
- 免責事項
- 本記事は、2023年10月時点の情報をもとに作成しています。掲載各社の情報・事例をはじめコンテンツ内容は、現時点で削除および変更されている可能性があります。あらかじめご了承ください。
