近年、フリーアドレスを導入する企業が増える中、「誰がどこにいるかわからない」「チームのタスク管理が難しくなった」など、さまざまな課題が見えてきたのではないでしょうか。
その課題を解決するには、フリーアドレスツールの導入が有効です。この記事では、フリーアドレスツールを、企業の課題に合わせて4つに分類しました。快適なフリーアドレス体制を実現するために、自社に合ったツールを選んでください。
おすすめのフリーアドレスツール
座席・備品・スケジュールを
まとめて管理したいなら多機能型ツール
「誰がどこにいるのかわからない」
を解決するなら座席管理ツール
「来客時の呼び出しが難しい」を解決するならクラウド受付システム
「誰が何をしているかわからない」を解決するならタスク管理ツール
Acall（アコール）
強み
高い機能性を持ち、フリーアドレスの課題解決を越えたマルチな施策を実施できる。座席管理、会議室予約、スマートロック連携、カレンダー連携など社員の働きやすさを助ける機能を搭載。
workhub Reception
強み
QRコードを利用した無人化受付や予定調整、来訪日程連絡、担当者への来訪通知など幅広い受付業務に対応。電話受付からスムーズに移行できる。
RECEPTIONIST
強み
オフィスからシェアオフィス、ビル、工場、店舗など幅広いシーンに適用。受付業務の自動化するほか、会議室予約システムとも連携して業務負担を軽減する。
Backlog
強み
チームの業務を見える化し、タスク漏れやスケジュールの遅延を防ぐプロジェクト管理・タスク管理ツール。フリーアドレスによる業務の不透明化を防止する。
Jooto
強み
タスクの情報や進捗状況を可視化し、一元管理できるカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツール。スマホで簡単にタスク管理できる利便性の良さも好評。
フリーアドレスツールの一覧表
以下の表では、各社が提供するフリーアドレスツールの特徴を一覧にしています。フリーアドレスツールは自社のオフィス環境に適したものを選ぶことが重要です。以下の情報を参考にして自社にマッチしてツールを見つけてみてください。
画像をクリックすると、ツールの詳細を見ることができます。
| 会社名 | サービスの特徴 |
|---|---|
Beacapp Here（ビーキャップヒア）
|
貼るだけの簡単導入！人やモノの位置をリアルタイムで見える化
|
Colorkrew Biz（カラクルビズ）
|
タスク化できない煩雑な業務を効率化するビジネスコンシェルジュツール
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Desk Mosaic
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座席の稼働率データでオフィスを効率化！オフィス最適化におすすめ
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YourDesk |
社員証（Felica/Mifareカード）でログインして簡単に利用できるツール |
セキメル |
月額5,500円～！低コスト、ニーズや運用に合わせて機能をオーダーメイド |
せきなび |
画面カスタマイズなど、カスタマーサクセスサポートが充実 |
EXOffice（エックスオフィス） |
座席・会議室の予約のほか、分析機能と連携機能も充実している |
Acall（アコール） |
カレンダーやスマートロックとの連携で社員の働きやすさをまとめてサポート |
コワークストレージ（NTT東日本） |
セキュリティにこだわったクラウドストレージサービス |
Backlog |
プロジェクト管理・タスク管理に重点をおいているツール |
Jooto |
カンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツール |
workhub Reception（ワークハブレセプション） |
月額3,300円（税込）～とリーズナブルな価格で利用できる受付システム |
RECEPTIONIST |
電子錠やグループチャットなど、連携システムが豊富な受付システム |
Smart at |
工場向けと店舗・施設向けのバージョンが用意されている受付シスたむ |
Beacapp Here（ビーキャップヒア）
Beacapp Here（ビーキャップヒア）の概要
Beacapp Hereは、株式会社ビーキャップが提供する屋内位置情報サービスです。オフィス内の任意の場所にいる、人の位置をリアルタイムで把握。「あの人はどこにいる？」と人を探す手間を削減できるフリーアドレスツールです。
スマートフォンがあれば、自社開発のビーコンを貼るだけの簡単導入。工事不要で導入できる点や業種様態を選ばない柔軟性の高さが特徴です。BLE信号を使って端末の位置を検知するシステムを使い、アプリを入れた端末の位置情報を取得。自分がいるフロアとは別のフロアや離れた拠点にいるユーザーの位置情報も把握できます。複数階に分かれているオフィスへの導入にもおすすめです。ユーザー数は100,000人を突破！（※2022年11月調査時点）。多くのフリーオフィスで活用されています。
Beacapp Here（ビーキャップヒア）を選ぶべき理由
ビーコンを貼るだけの簡単導入！業種業態を選ばす利用できる
Beacapp Hereの導入は基本的に、利用したい現場にビーコン（信号を発信する端末）を貼るだけ。後は、社員が自分のスマートフォンを持ち、スマホで信号を検知して位置情報をシステムに知らせるという仕組みです。
スマートフォンの利用状況に応じて、社員がビーコンを持ち運ぶ「スマホ未導入」パターンやスマートフォンとビーコンを併用して持ち運ぶ「併用版」もあります。
大がかりなネットワーク工事が不要なので、スピーディかつスムーズに導入できる点が強みです。管理画面からユーザー情報やフロアマップを設定し、自由に設定変更ができます。フロアごとにリアルタイムで管理できるので、部署をまたいでの管理も可能。業種業態を選ばず、さまざまなビジネスシーンで活用できます。
社員の所在や空席をリアルタイムで把握！ステータスもボタン1つで登録できる
Beacapp Hereを導入すると、利用者はいつでもオフィス内の、同僚の場所や空席をリアルタイムで確認できます。人の手を介することなく、在籍情報が更新されるため登録漏れや居場所と登録情報の不一致がありません。ステータス画面より「外出中」や「休暇中」、「在宅勤務」などをボタン1つで登録できます。現状のステータスを可視化できる機能も便利です。オフィスの利用情報を把握できれば、社員1人ひとりがその日の働き方を決める手立てになります。
OutlookやGoogleなど、既存のスケジュールシステムと連携できる点もポイントです。ユーザー画面のメニューバーから「スケジュール」をタップすると、スケジュールシステムへ遷移できます。日頃から使い慣れている他サービスとの連携により、情報の入力や取り出しが簡単になり作業の手間を軽減。業務の効率化が図れます。
医療現場や商業施設、物流倉庫まで！業種に応じて柔軟なカスタムサービスを提供
Beacapp Hereは普遍的なツールである一方、業種に合わせたカスタムサービスにも対応します。例えば、医療現場向けには、在院時間を自動でデータ化したり勤務表を出力したりできる機能を提供。病院内での職員の確認やデータ分析等が可能です。
その他にも大型商業施設における効率的な配送ルートの確保や、物流倉庫での荷物や機器の位置情報と動きの可視化、学校での子供たちの安全確保など、さまざまな現場向けのカスタムサービスを提供しています。
業種業態を選ばず幅広いシーンで活用できるだけでなく、各種のカスタム設定を低コストで実現できるのがメリットです。各業種に特化したカスタム機能により、業務プロセスを最適化。業務の効率化とコスト削減を実現します。
Beacapp Here（ビーキャップヒア）の導入事例
端末が即時に位置情報を検知！とにかく所在確認がラクラク
(前略)期待したとおり「特に何もしなくても自分の居場所がすぐ反映されて便利」という声がたびたび寄せられており…(後略)
引用元：Beacapp Here公式サイト（https://jp.beacapp-here.com/case/toyota-connected/）
ビーコン持ち歩き方式を導入！iphoneで医師の勤務実態を把握できた
(前略)なによりiphoneを使用して医師の勤務実態の把握ができるというところが大きなポイントでした。というのも、他にも似たような製品の提案は受けていたのですが、そちらはビーコンを持ち歩くというものだったのです…(後略)
引用元：Beacapp Here公式サイト（https://jp.beacapp-here.com/case/haga/）
カスタマイズ性に優れています！フロアごとの出社率を可視化できました
(前略)出社率に関しては、Beacapp Hereの標準メニューにはなかったのですが、カスタマイズ対応がすぐにできるという点について他社ソリューションよりも柔軟性がありました。
今ではBeacapp Hereのフロア画面や出社率ダッシュボードを見て、例えば「5階にちょっと人が多いので３階で仕事をしよう」といった活用もしています。(後略)
引用元：Beacapp Here公式サイト（https://jp.beacapp-here.com/case/ricoh-miyagi/）
Beacapp Here（ビーキャップヒア）の料金プラン
- Lite（ライトプラン）利用者数50名まで：33,000円（税込）/月
初期費用・端末設置作業料：110,000円（税込） - Lite（ライトプラン）利用者数100名まで：55,000円（税込）/月
初期費用・端末設置作業料：110,000円（税込） - standard（スタンダードプラン）利用者数150名まで：110,000円（税込）/月
初期費用・端末設置作業料：550,000円（税込） - Enterprise（エンタープライズプラン）利用者数151名以上：要問い合わせ
- Trial（トライアルプラン）利用者数150名まで：0円（税込）/月(2ヶ月限定)
初期費用・端末設置作業料：220,000円（税込）
※初期導入時に、端末の購入もしくはレンタル費用がかかります。
※端末設置作業料は、設置場所や環境によって変動します。
Beacapp Here（ビーキャップヒア）の会社概要
| 会社名 | 株式会社ビーキャップ |
|---|---|
| 所在地 | 東京都中央区日本橋堀留町1-8-11 日本橋人形町スクエア8F |
| URL | https://www.beacapp.co.jp/ |
Colorkrew Biz（カラクルビズ）
Colorkrew Biz（カラクルビズ）の概要
Colorkrew Biz（カラクルビズ）を提供する株式会社Colorkrewは、様々なカラーを持ったスタッフが集まり、個人・組織が成長し今までにないITサービスを提供することをビジョンとしてサービスを展開。
HR TECH サービス、プラットフォーム サービス、総務TECH サービスなどの、企業の働く環境を整えるサービスのほか受託型サービスではのクラウド環境の設計・構築・運用・監視などを行い、顧客のサービス開発を一緒にサポートしてくれます。
Colorkrew Biz（カラクルビズ）の最大の魅力は、その機能の豊富さにあります。フリーアドレス環境に必須な座席管理機能はもちろん、モノの管理に便利な備品管理、ロッカー管理やアポ調整ができるスケジューラー、Webレターが送れる郵便機能、社内決裁をキャッシュレスにする社内決済機能などDX化に必要な機能が揃っています。
豊富な機能を組み合わせ使うことによって、「名もなき仕事」のタイムコストを削減することができます。従業員は本来の業務に集中できるようになり、生産力やエンゲージメントの向上も期待できます。
初期費用はかからず、従業員300人以下の場合月額44,000円から導入できるのも魅力の一つです。
Colorkrew Biz（カラクルビズ）を選ぶべき理由
勤怠管理＆座席予約＆備品管理が3ステップで完了！本来の業務に集中できる
Colorkrew Bizでは、①アプリを開く②QRコードを読み取る③勤怠・座席・備品を登録＆管理の3ステップで勤怠管理や座席予約、備品管理に必要な作業が完了できます。
オフィスレイアウトの図面をそのまま取り込むことでWEB座席表を簡単に作成でき、2Dマップの他、3Dマップの座席表も対応可能なので、より視覚的に他の社員の位置を把握することができます。
また、ユーザーポータルの備品機能では、会社所有のスマホ、ポケットWi-Fi、プロジェクターなどの資産を可視化。借りたい備品が今誰が貸りているのか、いつまで使うのかなどをリストから簡単に検索して知ることができるため、雑務に貴重な時間を取られることもなくなります。
自動で予定確認してくれるスケジューラー機能で調整の手間を省ける！
Colorkrew Bizのスケジューラー機能は、自動で予定確認をするだけでなく最適な時間まで教えてくれます。
社内で予定を調整後、社外の方に候補日時をメールで送り、WEB上で投票してもらってアポ調整をするといったことも可能です。 これからはスケジュール調整のために、メールで複数回やりとりをする必要はありません。
また、会議室の空き状況や設備予約も人の予定調整と同時にすることができます。人の予定と会議室の空き状況を別々にチェックするのも手間がかかる作業ですが、Colorkrew Bizを導入すれば、これらを別々で調整する必要がなく、手早く会議やアポの時間を確定させることができるので、業務における進行状況の見通しがつきやすくなります。
社内決済機能＆ロッカー機能でコミュニケーションコストも軽減
Colorkrew Bizを導入により、社内のコーヒー代、オフィスグリコやお菓子代、弁当代などの細かな支払いをキャッシュレスにすることができます。現金を回収したり、数えたり、おつりを渡したりといった、これまで毎回発生してきた無駄な時間をカット。
また、ロッカーをQRコードと連携して管理することで、モノの居場所を毎回担当者へ確認する手間も省け、属人性などもなくせるでしょう。通知機能やリマインド機能を利用すれば荷物の受け渡し連絡や催促をする必要もなく、ちょっとしたストレスを軽減できます。
Colorkrew Biz（カラクルビズ）の導入事例
部内にある360点超の備品を一元管理
設備の保守・管理を行っているため、計測器を多数保有しています。メインは計測器の管理に使用する予定でしたが、毎年確認が必要な棚卸資産などもColorkrew Bizに登録するなど、社内のありとあらゆる備品をまとめて一元管理しようとしています。その結果、当初登録した備品の数は150点でしたが、現時点で360点超の備品を登録しています。
引用元：Colorkrew Biz公式サイト（https://colorkrewbiz.com/case_study17.php?source=portal_top）
経理担当者の作業時間を大幅カット！
社内販売しているパンやカップ麺の購入で利用しています。現金の精算・管理がなくなったので、経理担当者の作業時間が大幅にカットされ、他の生産性のある仕事に充てることができるようになりました。
利用者も常に小銭を用意しておく必要がなくなり、気軽に購入が出来るようになりました。
購入履歴もアプリで確認ができるので、利用状況がすぐに分かり便利です。
引用元：Colorkrew Biz公式サイト（https://colorkrewbiz.com/case_study01.php?source=portal_top）
Colorkrew Biz（カラクルビズ）の料金プラン
- トライアルプラン(30日間・フル機能を利用可能)：無料
初期費用：無料 - スタンダードプラン（全通常機能を利用可）：¥44,000/月
初期費用：無料 - プレミアムプラン1（全通常機能+プレミアム機能の内1つ利用可能）：¥143,000/月
初期費用：無料 - プレミアムプラン2（全通常機能+プレミアム機能の両方を利用可能）：¥220,000/月
初期費用：無料
※上記の料金は、従業員数300人以下の場合。
Colorkrew Biz（カラクルビズ）の会社概要
| 会社名 | 株式会社Colorkrew |
|---|---|
| 所在地 | 東京都台東区元浅草三丁目7番1号 住友不動産上野御徒町ビル5階 |
| URL | https://www.colorkrew.com/ |
Desk Mosaic
Desk Mosaicの概要
Desk Mosaicは、NTTデータルウィーブ株式会社が提供する座席管理システムです。フリーアドレスのオフィス環境でも、座席利用者のリアルタイム表示により社員の所在を瞬時に把握できます。
座席の予約はもちろん、グループや複数座席の予約も可能で、多様な利用ニーズに対応。導入準備はNFCやQRコードを用意するだけなので、2週間程度で運用を開始できます。また、GoogleカレンダーやOffice365との連携が可能で、事前に座席の配置を把握できるため便利です。
さらに、予約時間が過ぎても利用されない座席は自動でキャンセルされ、座席の有効活用が実現。キャンセルの制限時間も自由に設定できます。ユーザーごとに利用可能な座席や期間を制御できるため、固定化を防ぐことも可能です。
Desk Mosaicを選ぶべき理由
座席稼働率の分析で効率的な座席運用が可能
Desk Mosaicは、利用者や座席稼働率のデータをCSV形式で出力可能です。このデータを活用し、人が集まりやすいエリアや人気のないエリアを分析できます。稼働率の可視化により、必要な座席数を把握し、省スペース化によるオフィス最適化を実現できます。
NTTデータグループ提供の安心・安全なシステム
Desk Mosaicは、NTTデータグループが手掛けているため、高いセキュリティ性と安定稼働が期待できます。不具合が発生しても、開発や導入担当者による充実したサポート体制があるので安心です。多要素認証を採用しており、情報漏えいや不正アクセスのリスクを抑えたセキュリティ体制が整っています。
社員の座席を瞬時に把握できる「人物検索」機能
Desk Mosaicには「人物検索」機能があり、名前を入力するだけで、その社員がどの座席にいるかを瞬時に確認可能です。マップ上には利用者の名前が表示され、誰がどこにいるか一目でわかります。これにより、効率的に社員を探し、業務の円滑化を図ることができます。
Desk Mosaicの導入事例
フリーアドレスでのコミュニケーション活性化を図れた
・誰がどこに座っているか可視化することで社内コミュニケーションが活発化した。
・実績値をベースとしたファシリティマネジメントができるようになった
引用元：Desk Mosaic公式HP導入事例 公式HP(https://imeeting-rs.nttdata-luweave.com/）
Desk Mosaicの料金プラン
Desk Mosaicを導入する際にかかる費用は、初期サポート費用と月々の利用料です。（※月々の金額は、利用人数で変動します）
Desk Mosaicの会社概要
| 会社名 | NTTデータルウィーブ株式会社 |
|---|---|
| 所在地 | 東京都千代田区大手町二丁目2番1号 新大手町ビル 2階 |
| URL | https://imeeting-rs.nttdata-luweave.com/ |
フリーアドレス導入企業におすすめのツールとは？
一口にフリーアドレスツールといっても、いくつかの種類があります。ここでは、フリーアドレス導入企業におすすめのツールを紹介しますので参考にしてみてください。
座席管理システム
座席管理システムは、文字通り社員の座席を適正に管理するためのシステムです。フリーアドレス化されたオフィス環境では、誰がどこの席で仕事をしているのか？を把握しづらくのなるのが課題となります。座席管理システムを導入すれば、オンライン上で社内の座席使用状況を可視化したり把握したりすることが可能です。
ビジネスチャットツール
ビジネスチャットツールは、クラウド上でテキストやビデオ・音声通話を使用してメッセージのやり取りができるアプリです。メンバーが散在しているフリーアドレス制の下でも、ビジネスチャットツールがあればどこからでもやり取りができ、コミュニケーションを円滑にできます。
クラウド受付システム
クラウド受付システムは、文字通りクラウド上で受付業務を管理できるシステムです。フリーアドレスを導入した会社で来客があると、クラウド受付システムより、来客があったことを担当者に通知してくれます。受付担当者が不在でも来客を把握し、対応できるステムです。
ファイル共有システム
ファイル共有システムは、インターネット上で複数のメンバーあるいは遠隔でファイル共有ができるシステムです。フリーアドレスオフィスでは、複数のメンバーによって一つのデスクを共有することになるため、情報漏洩や紛失、盗難などのリスクが生じます。ファイル共有システムを導入して一切の書類を電子化、クラウド上で管理できるようにすれば、リスクを最小限に抑えられます。
タスク管理ツール
タスク管理ツールは、タスクのスケジュールや進行状況を可視化して適切に管理できるシステムです。自由席のフリーアドレスオフィスでは、どこで誰がなにをしているか把握しづらいのがデメリット。タスク管理ツールを導入すれば、固定席・自由席に関係なくそれぞれのタスクを可視化して一元管理できます。
Teamsを活用しているシステム
Office365に標準装備されている「Teams」。Teamsと連携した座席管理システムで社内のコミュニケーションを向上させます。Teamsを活用したシステムの例として下記があげられます。
- Colorkrew Biz
- YourDesk
フリーアドレス導入後の課題と解決策
ここでは、フリーアドレス制を導入した後に生じる課題と解決策を紹介します。
自分の席を探す・選ぶのに時間がかかる
フリーアドレスは自分の席を「選べる自由」がある反面、「選ばなければならない」「探さなければならない」面倒さと時間がかかるデメリットがあります。この課題を解決するためには座席管理システムの導入が有効です。座席管理システムなら、フリーアドレスでの座席の予約をしたり、座席状況を可視化したりすることができます。
話したい人を探すのに時間がかかる
フリーアドレスオフィスでは、日ごとに社員の席が変わるため、自分が話したい人を探すのに時間がかかる場合があります。このような場合は、ビジネスチャットツールの導入が効果的です。場所や距離に関係なくオンライン上でメッセージのやり取りができるチャット機能があれば、いつでも必要な人とコミュニケーションが取れる環境を構築できます。現在位置がリアルタイムでわかる座席管理システムも便利です。
タスクマネジメントが難しくなる
社内とはいえ、社員がいろいろな場所で仕事をするフリーアドレスオフィスでは、タスクの管理が難しくなります。「誰がどこでどのようなタスクを行い、どの程度進捗しているのか？」といったことを正確に把握するのは一筋縄ではいきません。この場合は、タスク管理ツールが役に立ちます。オンライン上ですべてのタスクを一元管理できるタスク管理ツールがあれば、フリーアドレスの下でもそれぞれのタスクを適正にマネジメントできます。
セキュリティリスクの問題が生じる
フリーアドレスのオフィス環境では、「すべての席をすべての社員で共有」する状況となるため、必然的に紛失や盗難といったセキュリティリスクが懸念されます。一人ひとりの心構えや意識づけが重要になるのは当然として、それに加えて、ファイル共有システムを導入するのが有効です。さまざまな書類を電子化してクラウド上で管理・共有ができるファイル共有システムを活用すれば、セキュリティリスクを大幅に軽減できます。
- 免責事項
- 本記事は、2023年11月時点の情報をもとに作成しています。掲載各社の情報・事例をはじめコンテンツ内容は、現時点で削除および変更されている可能性があります。あらかじめご了承ください。
