介護保険請求代行サービス7選！

介護保険請求代行サービスとは、介護事業所が行うべき介護保険請求事務（レセプト作成・送付・返戻（へんれい）対応など）を、外部の専門業者が代行して行うサービスを指します。介護事業所は利用者のケアや事業全体の運営に専念できるよう、複雑で時間のかかる請求処理をアウトソーシングすることで業務効率化を図る目的があります。

介護保険制度の請求事務には、国保連合会や市町村へのデータ送信、請求書類の作成、返戻時の再請求手続き、実績報告書の提出など、専門知識が必要かつ多岐にわたるステップがあります。内容をひとつでも間違えると返戻や減額につながるだけでなく、収益に悪影響が出たり、場合によっては監査リスクも高まります。そのため、介護保険に特化したノウハウを持つ事務専門会社に外部委託するニーズが近年高まっています。

介護保険請求代行サービスを利用するのは、以下のような事業所です。

• 通所介護（デイサービス）
• 訪問介護
• 居宅介護支援事業所
• 福祉用具貸与事業所
• グループホーム

特に、次のような課題を抱える事業所にとって、導入のメリットが大きいとされています。

事務負担が大きく、ケアに注力できない

介護スタッフがレセプト請求をはじめとした事務作業に時間を割かなければならず、本来のケア業務に集中できないケースが少なくありません。特に、小規模事業所ではスタッフが少なく、経理・事務担当を置く余裕がない場合があります。

介護報酬の改定や法改正に追随するのが大変

介護保険制度は法改正や介護報酬の改定が定期的に行われるため、常に最新の情報をキャッチアップしなければなりません。誤った算定を行うと、返戻や収益減につながるリスクが高まります。

人手不足や離職による業務停滞のリスクを回避したい

介護業界は慢性的な人手不足と言われており、事務スタッフの退職や休職が重なったときに請求作業が滞ると、キャッシュフローに直接影響を及ぼします。そのリスクを減らすために、外部の専門家を活用することが有効となります。

介護保険請求代行サービスを提供する会社には、さまざまな形態があります。主に以下のように分類されます。

医療・介護分野を専門とする事務代行会社

介護保険制度に精通しているスタッフがそろっており、幅広い介護サービス事業所の請求業務を代行します。レセプト作成だけでなく、返戻処理や国保連への回答書作成、さらには経理関連業務まで包括的に対応するところも少なくありません。

介護ソフトメーカーやIT企業によるサポートサービス

介護事業所が利用している介護ソフトの提供元や、医療・介護向けクラウドシステムを手がけるIT企業が追加オプションとして提供しているケースです。ソフトウェア連携を活かしてスムーズに請求データを作成し、請求代行を行ってくれます。

個人事業主や会計事務所によるサービス

一部の会計事務所や個人事業主として働く専門スタッフが介護保険請求をサポートする場合もあります。規模の大きい事業所よりも、小規模事業所がフレキシブルに頼みたいときに利用されることが多いです。

いずれの提供会社も、介護保険請求に関する知識・経験を持ち、迅速かつ正確に事務代行を行う点では共通しています。しかし、サポート範囲や費用体系、得意分野などには違いがあるため、自分の事業所に合った会社を慎重に選ぶことが重要です。

最大のメリットは、煩雑な請求事務を外部委託できることでしょう。介護事業所のスタッフは本来、利用者への介護や家族対応、職員間の連携、地域とのつながりづくりなどに注力したいところですが、事務作業が多いと時間と労力を奪われがちです。請求業務を専門家に任せることで、スタッフの負担が減り、サービスの質向上や利用者満足度の向上へとつなげられます。

介護保険のルールは複雑で、報酬算定も多岐にわたります。事務専門のスタッフであっても、初歩的なミスや法律改正の見落としにより、返戻や減額につながることは珍しくありません。介護保険請求代行サービスを提供する業者は、制度に精通したプロフェッショナルが最新情報を踏まえて作業を行うため、ミスの発生を最小限に抑えられます。結果として、返戻リスクや追加業務が削減され、安定的なキャッシュフローが確保できます。

介護保険制度や介護報酬の改定は、数年ごとに見直しが行われ、そのたびに事業所は研修や情報収集、手順のアップデートが必要です。変更が行われるたびに職員の学習・教育コストがかさんでしまうことが悩みの種です。一方、請求代行業者はこの最新情報を常に追いかけ、現場に反映することが業務上の使命となります。事業所側としては、外部の専門家を頼ることで複雑な制度改正に振り回されずに済むため、大幅な労力削減になります。

介護事業所のスタッフが病気や退職などで突然欠員が出たり、システム障害が発生したりすると、請求関連業務はすぐに滞ってしまいます。これは資金繰りに直結するため、事業運営上大きな不安要素です。しかし、請求代行サービスに業務を委託していれば、緊急時も業務が止まるリスクが大幅に低減します。介護報酬は事業収入の要となるだけに、安定的に請求できる体制を整えておくことは極めて重要です。

事業所が拡大し、提供サービスの種類が増えたり、新たな拠点を開設したりする際にも、外部の請求代行会社が対応してくれる場合が多いです。自社で新たなスタッフを雇用・教育しなくても、外部パートナーに依頼するだけで対応可能なため、柔軟な事業拡大を可能にします。特に多店舗展開を目指す場合、事務部門のスケールアップをするかどうかは大きなコスト増要因になりますが、請求代行であれば比較的コストを抑えたまま対応が可能です。

介護保険請求代行サービスを利用するには、当然ながら外部委託費用が必要です。請求件数や利用者数、委託内容の範囲に応じて料金が決まることが一般的で、月額固定費や、請求額に対する数％の成功報酬型など、さまざまな料金体系があります。自前で事務スタッフを雇用するよりもコストを抑えられるケースも多いですが、事業所の規模や状況によっては、外部委託の方が結果的に割高になる可能性もあるため、費用対効果を十分に検討する必要があります。

請求業務をすべて外部に任せてしまうと、事業所内部のスタッフに請求事務のノウハウが蓄積されにくいというデメリットがあります。もし何らかの事情で外部委託をやめなければならなくなった場合や、急に社内だけで対応しなければならない状況が訪れた際に、ノウハウ不足で困る可能性があります。完全に丸投げするのではなく、最低限の知識を保持するなど、適度なバランスを保つ工夫が必要です。

請求情報には利用者個人のデータや介護報酬額など、機密性が高い情報が含まれます。外部委託する場合には、これらの個人情報や事業情報を委託先に開示することになるため、情報漏洩やセキュリティ対策に関して十分な配慮が必要です。また、やり取りする書類やデータ、実績情報などの連携方法が整備されていないと、かえって管理が複雑化し、ミスコミュニケーションが起こるリスクもあります。契約前に情報管理の仕組みを確認しておきましょう。

事業所ごとに業務フローや帳票管理のやり方は微妙に異なります。外部業者に任せる際、標準化された手順に合わせられるのであれば問題ありませんが、事業所独自の管理手法を変えたくない場合は、外部代行会社との調整に手間がかかる可能性があります。カスタマイズの要否や追加費用など、事前にしっかりすり合わせておくことが大切です。

介護保険請求代行サービスを選ぶ際には、サービス内容や費用などを単純に比較するだけでなく、自社の事業規模や運営方針、スタッフ構成、将来像などを踏まえて最適なパートナーを見極める必要があります。ここでは、選び方の重要なポイントについて詳しく解説します。

介護保険請求代行と一口に言っても、提供会社によって「どこまでやってくれるか」が異なります。以下のような業務範囲をチェックし、自社が求めるレベルに合っているかどうかを見極めましょう。

レセプト作成および国保連合会への送信

基本的な請求書類の作成やオンライン請求システムへの入力など。ここがメイン業務となる場合が多いです。

返戻処理や追加書類作成

不備があった場合の対応をどこまで請け負ってくれるか。返戻理由の分析や再請求手続き、国保連合会への問い合わせなどまで含まれるかどうかは、業者によって差が出ます。

加算算定のサポート

加算の適用条件や必要書類のチェックなど、報酬を最大化するためのアドバイスを行ってくれるかどうか。

経理・会計業務のサポート

会計ソフトへの仕訳入力や、補助金申請など、さらに広範なバックオフィスサポートまで含む場合があります。

介護ソフト導入支援やスタッフ研修など、事業所の状況に応じて必要なサービスは異なります。「自社の業務はどこまでアウトソーシングしたいのか」「どこは自社で対応したいのか」を整理したうえで、該当するサービスをしっかりカバーできる代行会社を選びましょう。

利用料金の見積もりを取る際には、単純に「月額いくら」という金額だけでなく、費用体系を総合的に把握することが大切です。代表的な料金プランとしては、以下のようなものがあります。

固定月額制

「1事業所あたり〇万円／月」のように、請求件数や利用者数にかかわらず一定額を支払う方式。利用者数が多い大規模事業所ほどコストパフォーマンスが高くなる傾向にありますが、逆に利用者数が少ない時期でも固定費がかかることがデメリットとなる場合もあります。

従量課金制（件数ベース）

請求件数や利用者数に応じて、1件あたりいくら、あるいは利用者1人あたりいくらという形で費用が決まる方式。小規模事業所や新規開業直後で利用者が少ない場合は、コストを抑えやすい一方、利用者が増えると費用が膨れ上がる可能性があります。

売上連動型（パーセンテージ）

請求金額の数％を手数料として支払う方式。売上が伸びた時には手数料も上がりますが、収益に応じた支払いなので分かりやすいメリットがあります。

ハイブリッド型

固定月額＋件数ベースあるいは売上連動型を組み合わせる形式もあります。ある程度の基本料は固定しつつ、利用者が増えた分だけ追加で費用が発生するなど、柔軟な設計をしているところも珍しくありません。

また、見積りの際は「初期設定費用」や「返戻対応に伴う追加料金」など、オプション料金の有無・金額もしっかりチェックする必要があります。安いと思って契約したものの、実際にはオプション費用が重なりトータルで割高になってしまうケースもあるため、契約前に必ず細かい条件を確認しましょう。

前述の通り、請求データには利用者の個人情報や報酬額が含まれます。外部委託する以上、セキュリティ面の信頼性は非常に重要です。具体的には以下の点をチェックしましょう。

個人情報保護の資格や規格への対応

プライバシーマーク（Pマーク）やISO27001（情報セキュリティマネジメントシステム）などの取得の有無。法令順守体制や社内ルールがきちんと整備されているかを確認しましょう。

データのやり取り方法

パスワード付きのファイル送信や暗号化通信（VPN、SSLなど）を利用しているか。紙ベースでやり取りする場合の管理方法や保管ルールを確認することも重要です。

バックアップ・災害対策

データのバックアップ体制や、災害時・緊急時でも迅速に対応できる体制があるかを確認することが必要です。

数多くの介護保険請求代行サービスが存在するため、実績や評判も重要な選択基準となります。特に自分の事業形態に近いサービスを扱った経験があるかどうかは、スムーズな導入を左右します。また、万が一トラブルが起きた際にどのようにサポートしてくれるか、緊急時や返戻処理で素早く対応してくれるかといった柔軟性も非常に大切です。具体的には以下のポイントを確認しましょう。

導入実績

自社と同じサービス種別（デイサービス、訪問介護、居宅介護支援など）の事業所をどれくらいサポートした実績があるか。介護報酬の理解度やノウハウの深さがうかがえます。

レビューや口コミ

公式サイトだけではなく、第三者からの口コミや業界内での評判など、客観的な評価を探すことも有効です。特に介護業界は横のつながりが強い傾向にあるので、同業者に直接話を聞いてみるのも良い方法です。

トラブル対応・問い合わせ対応のスピード

返戻や返送などの緊急時にはすぐに連絡が取れるか、明確な窓口が用意されているかなど、サポート体制を事前に確かめておきましょう。メールだけでなく電話での相談が可能か、担当者との連絡手段が明確か、といった点もチェックポイントです。

完全に外注するにしても、事業所側の業務フローや利用者データの提供など、ある程度の連携は必須となります。外部委託することで、社内の事務スタッフがどのように請求にかかわり、どこまでノウハウを吸収するのかを考えておくと、後々「ノウハウの空洞化」を防げます。以下の点を整理しておくと良いでしょう。

どの部分を外部に任せて、どこは社内で行うか

すべてを外部に丸投げするのか、返戻対応だけは社内で行うのか、あるいは初歩的な入力作業は社内で担当するのかなど、業務切り分けを明確にしておくことが重要です。

情報共有のタイミングと方法

月に一度の定例ミーティングで情報共有するのか、メールやシステム上でリアルタイムに共有するのか。外部委託先の担当者と役割分担が整理されているかも重要です。

将来を見据えたスタッフ教育

将来的には社内で請求業務を完結したい、あるいは新規拠点では自分たちでやりたいなどのビジョンがあるなら、請求代行サービスを受けながらスタッフが学ぶ体制づくりも検討します。

介護保険請求代行サービスは、介護事業所が抱える大きな課題である煩雑なレセプト請求を外部に任せることで、事務負担を軽減し、本来のケア業務に専念できる環境を整えてくれるサービスです。業務効率化やミスの削減、安定的なキャッシュフローの確保といった多くのメリットがある一方、コスト負担や自社ノウハウの継承といった懸念点も存在します。

サービスを選ぶ際には、以下の点を総合的に判断しましょう。

サービス内容・得意分野の把握

レセプト作成だけでなく、返戻処理や加算算定サポート、経理・会計支援など、どの範囲まで対応してもらえるかを明確に。

費用体系やオプション費用の有無

固定月額制か、従量課金制か、売上連動型か。初期費用や追加対応費用も含め、トータルコストを比較検討する。

セキュリティ対策と実績・評判

情報漏洩対策の取り組みや、同業種での導入実績、口コミ評価などをチェックする。問い合わせ対応の迅速性も重要。

自社スタッフとの連携方法

外部委託による業務フローの変化がどう影響するのか、社内にどこまでノウハウを残すかを検討し、スムーズな連携体制を構築する。