学会運営代行は、学会を開催したくても専門的なノウハウがない場合や人手・時間的リソースが足りない際に、ぜひ活用したいサービスです。ただし、学会運営代行会社は複数あるため、どこに依頼すべきか分からない、どこまで依頼できるのか分からない、と考えるかもしれません。この記事では、学会運営代行サービスを提供する会社を一覧で紹介するほか、基礎知識も解説します。ぜひ業者を比較する際の参考にしてください。
学会運営代行サービスの一覧表
| 会社名 | サービスの特徴 |
|---|---|
ディモルギア
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ブランディングの視点に立った学会運営のワンストップ支援
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ブルーリッジ |
事務局代行のほかに余興のプロデュースやコンテンツ制作、デザイン制作も得意 |
アクセライト |
事務局代行に焦点を当てたサポートサービス。システム開発にも対応 |
プロアクティブ |
IT部門によるサポートを得意とする会社。学会事務局代行に加えシステム開発も可能 |
ソウブン・ドットコム |
学会運営の支援を専門としている会社。80年以上で450以上の学会をサポートしてきた実績 |
あゆみコーポレーション |
ワンストップサービスのほか、一部の業務のみの委託や繁忙期だけの対応も可能 |
コームラ |
小・中規模学会大会の開催に必要なサポート業務に特化 |
ディモルギア
ディモルギアの概要
ディモルギアは、新潟と東京に拠点を置く企業で、学会を含むイベント事業のほかにブランディングやグラフィック制作、映像制作も手掛けています。わくわくする体験につながるクリエイティブ力を強みとしており、新潟をはじめとした地域の活性化にも焦点を当てています。
ディモルギアは学会運営における幅広い事務局業務に対応し、かつ全てのサービスをワンストップで提供することです。会場選定、予算策定から、企画、演出、制作、事務局代行、当日運営、事後フォローに至るまで、繁雑な事務局業務をディモルギアがトータルサポートします。
「学会を開催したいが、ノウハウやリソースが少なく、通常業務と並行するのは難しい」という悩みをお持ちの企業も多いかもしれません。ディモルギアはこのような課題を解決できるサービスです。
ディモルギアを選ぶべき理由
会場選定から企画制作・当日運営・記録まで全ての業務に対応
一口に学会運営といっても、事前準備から会場選定、企画、制作、当日運営、記録・報告まで必要な業務は多岐にわたっています。企業によっては、学会を開催したくてもすべて自社で対応するのは難しいという状況があるかもしれません。
ディモルギアでは、学会運営にまつわるこれらの業務に全て対応可能。経験豊富なスタッフが、事務局業務全体のフローをトータルサポート可能です。自社にスキルやノウハウがなくても、学会運営をまるっと全て依頼できます。
学会開催の要！事務局運営に関する全ての業務も代行OK
ディモルギアには、豊富な経験と実績を通して培った学会運営代行のノウハウがあります。予算・工程策定や会場選定など企画制作から、工程管理、口座管理、予算管理、広報活動など事務局代行、式典の運営や演出、運営スタッフ、AV機器など当日運営・進行管理まで幅広く対応可能です。
さらに、講師や参加者の登録、参加者データ管理、情報・連絡事項の配信、オンラインでの同時配信、記録映像の収録・編集、チラシ・ポスター・HP制作、感染防止対策まで、多彩な業務をワンストップで請け負える力があります。
リアルもオンラインも両方対応！学会イベント運営代行実績も豊富
せっかく学会運営代行会社に依頼するなら、実績のある会社に相談したいものです。ディルモルギアは、学術集会運営をはじめイベントやセレモニーの企画・運営実績、開催事例が豊富にあります。リアル会場での開催のみならず、ハイブリッド・オンライン開催の実績も多数あるなど、多様なニーズに対応可能です。
一般的な会場だけでなく、特別な場所や空間で会議を開催する「ユニークべニュー」による実施例もあります。独自のシチュエーションで学会を開催したい場合にも、ユニークベニューは効果的です。
ディモルギアの導入事例
食の新潟国際賞で開催・運営をサポート
世界の食における課題に挑戦し優れた成果をあげている人を顕彰する「食の新潟国際賞」において、ディルモルギアが運営代行を請け負った事例。担当業務は、授賞式典・記念講演・レセプションの運営・会場設営。受賞者には外国人も含まれたため、同時通訳による外国語対応や、通訳関連機材のセッティング、各種通訳業務管理を代行しました。授賞式ではクラシックの生演奏を取り入れるなど、おごそかながらも華やかに演出。
引用元：ディモルギア公式HP(https://dimiourgia.jp/works/post_941）
一般的な懇親会とは異なる豪華なシチュエーションを演出
新潟で行われた国際学会に付随した懇親会をディルモルギアがプロデュースした事例。会場の対岸にある観光拠点施設を全面貸切りし、すし屋、八百屋、酒屋など施設内のグルメを参加者が楽しめるようにしたほか、VIPには会場からウォーターシャトルに乗車できるよう手配するなど、一般的な懇親会とは一味も二味も違う印象的なシチュエーションを演出しました。
引用元：ディモルギア公式HP(https://dimiourgia.jp/works/post_2265）
オンライン報告会の配信運営をバックアップ
学校の教育活動に必要な機材を助成する事業の成果を報告する「学校教育設備助成事業実施報告会」における、オンライン報告会の配信運営をサポートした事例。3時間半にわたる報告会でしたが、大きなトラブルなどもなく、つつがなく配信運営を実施できました。インフラとしては、zoomの利用やビデオカメラ、PC、サブモニター、配信備品など各種配信機材を持ち込み配信環境を整えました。
引用元：ディモルギア公式HP(https://dimiourgia.jp/works/post_2265）
ディモルギアの会社概要
| 会社名 | 株式会社ディモルギア |
|---|---|
| 所在地 | 新潟 DIVISION：新潟県新潟市中央区上所1丁目1-24 Nビル2F 東京 DIVISION：東京都文京区湯島3丁目24-11 湯島北東ビル2F |
| URL | https://dimiourgia.jp/ |
学会運営代行サービスとは
学会運営代行サービスとは、学会を開催する際の事務局運営代行や事務局業務をサポートするサービスです。
企画全般から会場選定、会員管理、予算管理、工程管理、広報活動、当日運営、進行管理、Web開催（オンライン配信）、記録映像の収録・編集まで、あらゆる業務に対応しています。
学会運営全体をトータルサポートする場合もあれば、一部の業務のみ委託できるサービスもあるなど、代行会社によって対応の仕方は異なっています。
学会運営代行サービスを利用するメリット
学会運営代行サービスを利用することで、プロのノウハウと実績を活かした質の高い学会を開催できます。また自社で行う場合と比べて、効率よくスムーズな運営や進行が可能です。
プロの知見を活かしたよりよい提案やアドバイスも受けられます。
さらに、学会運営の業務を一括してプロに任せることで、自社のリソースをコア業務に集中できるようになり、業務効率やコスト削減が期待できるのもメリットです。
トータルサポートだけでなく、一部の業務のみ委託できるサービスもあります。
学会運営代行で委託できる業務内容
学会運営代行で委託できる業務は、大きくは「事務局運営」「記録・印刷」「大会開催」の3つに分類できます。事務局運営では、会員管理や会費管理、会計業務、受付業務などをサポートします。
記録・印刷では、印刷物の制作や販売、論文の受付、電子ジャーナルへの掲載の委託も可能です。大会開催では、文字通り学術大会の開催を全般的にサポートします。
企画運営から開催案内、募集受付、会場の手配、資料作成、当日運営まで一貫した対応も可能です。
その他、WEBサイト制作や管理、各種委員会の運営管理なども委託できます。
学会営業の委託費用の解説
学会事務局代行にかかる費用は、一般的には学会の規模や必要な業務範囲によって決まります。必要な業務だけを委託することも可能で、その都度見積もりを取るのが一般的です。
学会開催にかかる費用には、以下のような項目が含まれます：
- 会場費
- 機材・備品費
- 招待講演者・参加者の交通費と宿泊費
- Webサイトの作成費
- 参加・演題登録およびオンライン決済システム導入費
- 印刷費と郵送費
- 人件費
- 食費
学会事務局代行にかかる費用は、一例を記載しますが、あくまでも目安としてご参考ください。
- 会員管理、書類作成、一般事務業務のみ: 月額 ¥50,000 〜 ¥100,000
- 会員管理、書類作成、一般事務業務 + 学会イベントの企画・運営支援: 月額 ¥100,000 〜 ¥200,000
- 上記に加えて、ウェブサイト管理やSNS運用などのオンラインプレゼンス構築支援: 月額 ¥150,000 〜 ¥250,000
- 上記に加えて、学会誌やニュースレターの編集・制作支援などのコンテンツ制作支援: 月額 ¥200,000 〜 ¥300,000
これらの費用は、業務内容や契約期間、代行会社のサービスレベルなどによって異なる場合があります。代行会社との契約前に、十分な打ち合わせと見積もりの取得を行うことが重要です。
学会運営代行サービスは、学会主催者にとって負担を軽減し、効率的な運営を可能にする方法です。
学会運営代行サービスの選び方
学会運営代行サービスは開催する学会や研究会に合ったものを選ぶことが大切です。考慮すべき要素には、費用、委託できる業務範囲、これまでの学会運営代行実績、提案力などがあります。
どれか一つを注目するのではなく、複数の要素を考慮して総合的に判断することが必要です。
委託可能な業務範囲に関しては、メニュー項目をチェックするだけでなく、それぞれのサービスに関してどれだけの実績があるかを見ておくことも重要になります。
より専門性の高い業者に依頼したいと考える場合は、学会運営代行専門の会社かどうかもチェックしましょう。
学会運営代行会社に依頼する際によくある質問
Q1.学会運営代行サービスを活用するメリットは？
学会運営代行サービス会社は、培った経験とノウハウをもって、学会の運営や開催にまつわる諸業務をトータルでサポートします。
プロのスキルで運営や進行が行われるため、質の高い学会運営が可能になるほか、個別の事情に適した提案やアドバイスが受けられるのも利点です。
また、学会運営代行サービスを利用することで、自社のリソースに余裕ができるため、学会運営と通常業務を同時に進めることができます。
Q2.学会運営代行会社の選び方は？
学会運営代行会社は複数あるため、それぞれの学会・研究会の事情やニーズに合わせて適切な会社を選ぶ必要があります。選定ポイントは、費用や対応可能な業務範囲、過去の学会運営代行実績、提案力などです。
業務範囲が広くサービスメニューが豊富でも、それだけで安心してはなりません。業務ごとに経験やノウハウにムラがある可能性もあります。委託したい業務に関して、一つ一つ過去の実績をチェックすることが必要です。
学会運営代行サービスの導入を考えている方は、本ページに掲載している「学会運営代行サービスの早見表」をご覧ください。
学会運営代行会社まとめ
学会運営代行会社は、学会の運営・開催で必要な業務を主催者に代わって行うサービス提供会社です。プロの知見と経験を基づいて業務を遂行するため、スムーズな運営進行と質の高い学会開催が可能となります。
ただし、学会運営代行サービスは業者によって対応範囲や料金プランが異なるため、十分に各社の比較を行い学会に合った代行会社を利用することが必要です。
学会運営代行サービスの利用を検討中の方は、本記事の内容を比較の参考にしてください。
- 免責事項
- 本記事は、2023年10月時点の情報をもとに作成しています。掲載各社の情報・事例をはじめコンテンツ内容は、現時点で削除および変更されている可能性があります。あらかじめご了承ください。
