信頼度の向上につながり安心な塾経営のためにも入退室管理システムはとても大切です。
一口に入退室管理システムと言っても、搭載している機能や価格などによって様々な種類があります。塾向けの入退室管理システムの特徴や事例、費用についてまとめました。
塾向け入退室管理システムの一覧表
塾向け入退室管理システムを一覧にまとめました。それぞれのサービスによっても特徴が異なりますので、事前によく比較し、自社により合ったシステムを見つけてください。
| 会社名 | サービスの特徴 |
|---|---|
Grow（グロー）
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初期費用0円、月額7,500円～、体制に合わせて柔軟に対応
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Comiru
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大手塾にも導入実績あり！使い勝手が魅力の塾向け入退室管理システム
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wagaco |
生徒数、メッセージ送信回数に制限ナシ！安心の定額制サービス |
スクール管理システム＋バスキャッチ |
塾だけではない導入実績で積み上げたノウハウ |
入退くん |
保護者へ顔写真つきの入退室報告メールを配信 |
Kazasu |
AI監視機能や店舗ルール設定機能を搭載 |
SCHPASS |
自塾専用のアプリが作れる |
QR入退管理 |
QRコードで入退室を楽々管理 |
スクールアシスト |
手持ちのICカードを利用できる入退室管理を行うシステム |
BitCampusEX（ビットキャンパスEX） |
経営視点から現場業務を改善！学習塾が開発した入退室管理システム |
Grow（グロー）
Grow（グロー）の概要
株式会社エムプランニング情報システムが提供する塾向け入退室管理システムが「Grow」です。
日本全国に導入実績があるGrowには、教室管理や生徒情報管理、指導者管理、授業管理、請求・給与管理など塾経営に必要な機能のほとんどが搭載されています。
実際に導入した塾からのこんな機能が欲しいという声を反映し、本当に必要なシステムを取り入れ、余分なものは削ぎ落としながらより使いやすくバージョンアップしてきました。
導入前の研修や導入後のアフターフォローなどの万全なサポート体制が特徴。高いセキュリティ対策も取られていますので、個人情報を多く扱う塾経営においても安心して導入できるシステムと言えます。
Growのシステムをスマートフォンアプリで使用できるサービスも展開しています。アプリでは出席管理が簡単に行えるなど、塾側、生徒側双方が使いやすいシステムです。
塾の経営規模に合わせて、「ExGrow」と「Eシステム」の2つのプランから選べます。
Grow（グロー）を選ぶべき理由
サポート体制とセキュリティが万全
塾向け入退室管理システムは生徒だけではなく、教師や保護者など多くの人の個人情報を取り扱わなければならなりません。そのためセキュリティは万全であればあるほど安心です。
Growのセキュリティシステムは、世界的にも信頼度の高い「Amazon Web Service（AWS）」のクラウドサービスを採用。データは随時バックアップサーバへ二重保存するなど徹底しています。また希望に応じて機能ごと、利用者ごとに権限を設定したり、固定IPなどでアクセス制限を設けられるカスタマイズ性も魅力です。
また、サポート担当スタッフへは電話やメールで24時間365日問い合わせ可能。定期的な疑問や困りごとの聞き取り調査も行い、可能な限り安心して使用できるようサポートしているのです。
塾の経営スタイルに合わせてプランを選択できる
Growには、「ExGrow」と「Eシステム」という二種類の管理システムが用意されています。
「ExGrow」は、生徒情報の管理や入退室メール機能など基本機能の他に、年間請求や売上一覧、費目別などの帳簿管理を一台で行えるシステムで、塾経営をトータル的にサポートしています。
一方、「Eシステム」は生徒や保護者周りのサポートをポイントで行えるより簡易的なシステムで、月額費もリーズナブルなので「ExGrow」よりも気軽に導入できます。
経営まで一元管理できるシステムなら「ExGrow」、シンプルな設計のシステムで導入したい場合は「Eシステム」と塾の体制に合わせて2つのプランから選択できるところが魅力です。
最短1週間強で利用開始可能
利用開始までの必要日数が短いのもGrowの強みです。データ提供から初期設定までで最短1週間、そこから2日程度の研修を行うともう運用ができるようになります。
また、導入費、初期設定、入退室用バーコードリーダは無料なので、導入ハードルも低く気軽に利用できます。塾経営に必要な機能が一元管理できるシステムを短い期間で導入できるのは、なるべく早く塾経営を開始したいと思っている事業者にとっては大変助かるサービスと言えます。
Growの導入事例
すべての情報を可視化できることが素晴らしい
「ExGrowシステム」を使用することで、塾としての生徒の個別情報、座席管理および請求管理がすべて可視化できることが素晴らしいです。
またその管理の一つ一つを生徒ごとにカスタマイズできることが、結果的に利便性を飛躍的に上げていると感じます。
生徒保護者とのコミュニケーションツールも備わっており、日々の振替作業や乱雑になりがちな口頭連絡を、Growなら正確に管理できます。
引用元：Grow公式HP(https://www.mplanning-info.com）
運用面からも支援してもらえるサポート体制
他社を使用していた時には、マニュアルに記載以外の相談をした時に、すぐに対応できない等の回答でした。しかし「ExGrowシステム」のサポート体制は、システム面だけでなく運用面からもサポートしていただけるので安心です。
引用元：Grow公式HP(https://www.mplanning-info.com）
事務作業に携わるスタッフが減少できた
「ExGrowシステム」を使用することで、一元管理ができ、作業の効率化が図れました。事務作業に携わるスタッフが減少でき、それぞれが本来の業務を行う事が出来るようになりました。
引用元：Grow公式HP(https://www.mplanning-info.com）
Growの料金プラン
・ExGrow
初期導入費用無料
月額使用料：7,500円〜/1教室（税不明）
・Eシステム
初期導入費用無料
月額使用料：3,000円〜/1教室（税不明）
Grow（グロー）の会社概要
| 会社名 | 株式会社エムプランニング情報システム |
|---|---|
| 所在地 | 東京都港区西新橋一丁目9番1号 ブロドリー西新橋４階 |
| URL | https://www.mplanning-info.com |
Comiru
Comiruの概要
Comiruは全国4,800以上の教室に導入実績（※2024年2月現在）のある塾専用入退室管理システムです。
入退室管理や業務管理機能など、塾経営に必須な機能が搭載されているだけではなく、見込顧客管理機能や口コミ収集&掲載機能など、生徒獲得のための機能があるのも大きな特徴です。小規模の塾から全国に展開する大手のFC本部までどんなスケールの塾にも幅広いく対応。
FREE、BASIC、PROという3つのプランから選択ができます。
入退室管理機能は、保護者のLINEまたは専用アプリに入退室の通知ができますので安心です。入退室専用端末や生徒専用カードなどの購入も不要ですので、コスト面でも導入ハードルが低いです。
Comiruを選ぶべき理由
塾経営に必要なシステムがオールインワン
入退室管理や連絡システム、決済方法など、それぞれに合わせて複数のシステムを導入するのは手間がかかりますしコスト面でも負担が大きいです。
Comiruは専用アプリやLINE連携できるコミュニケーション機能や請求書や口座振替作業が簡単にできる業務改善機能、口コミの収集などができる生徒獲得機能など様々な機能が搭載されていますので、これひとつで塾経営が可能です。
必要な機能に応じて３つのプランから選択できますので、無駄もありません。
生徒獲得機能で経営改善
「生徒獲得機能」が付いているのもComiruの大きな強みです。
生徒獲得機能では、口コミ収集や口コミをHPに簡単に掲載することが可能です。具体的には口コミ収集フォームを作成することでHP設置用のタグが発行され、それをHPにコピペすることで簡単にフォームを設置できるのです。
入塾のきっかけに口コミは非常に大きく作用します。生徒数を伸ばしたいと考えている塾にも役立つシステムです。
サポート専門部署がしっかり支える
導入にあたってサポート専門部署があり、専任のスタッフが生徒登録や教材登録、請求書設定などをサポート。
導入後もわからないことがあれば無料でサポートが受けられます。また、動画やPDFなどの手厚いマニュアルも用意されていますので安心です。
無料トライアルもありますので、導入前に内容をしっかりチェックできるのも嬉しいポイントです。
comiruの導入事例
入退室管理の機能が評価されている
ComiruBASIC導入後の変化ですが、まず定性面では、保護者コミュニケーションの量が増加したことが挙げられます。メッセージの未既読も把握できるため、フォローもしやすく、保護者満足度の向上や退会防止に非常に寄与しているのではないかと思います。今では当たり前になっている入退室管理の機能も、導入時には評価していただきました。
また、指導報告書がタイムリーになったことで、指導の熱心さ、熱量がより伝わるようになったと感じます。保護者にとって面識のない講師でも、なんとなく距離感が縮まったと感じていただいているのではないでしょうか。
そして全ての業務がワンストップで完結するようになったことが、一番うれしい変化です。
引用元：comiru公式HP(https://comimag.jp/example/47）
保護者とのコミュニケーションが取りやすい
Comiruがない状態ですと、塾は保護者会・面談・電話で話すことでコミュニケーションをとるのですが、こまめに行うことは難しいです。最近は共働きの保護者も多く、電話だけだとはなかなかそのタイミングが合わないときもあるようです。Comiruでの連絡は、子どもが寝て落ち着いた22時以降にいただくことも多いのです(私たちはそれを翌営業日に返信します)。この時間帯には、本来は塾側として対応することが難しく、そもそも塾に何かを伝えるために「電話をかける」ということ自体にストレスを感じる保護者の方もいらっしゃるでしょう。
実際にComiruを使った連絡は深夜や早朝などを含めて都合の良い時にいただいていますし、電話をいただく場合と比べて心配事や不安点を早めにご連絡いただけています。また感染症対策としてのオンライン対応や、休講等の連絡もComiruを使って行いました。Comiruを使えば既読未読がわかるので、未読の保護者にのみ追加で連絡をするという対応ができたことも非常に助かりました。とはいっても9割が既読になっていたので、やはり連絡手段としてComiruが有効だとも同時に感じました。
引用元：comiru公式HP(https://comimag.jp/example/32）
保護者との関係性が近くなった
Comiru導入で、保護者との関係性がグッと近くなりました。コミュニケーションの接点が増えるためか、保護者からも指導報告書への返信で塾への要望や、子どもに対しての悩み、ときにはイライラや不満まで伝えてくれるようになりましたね。保護者にとっても、気持ちを吐露できる場というのは大切なのではないでしょうか。
また、指導報告書への返信だけでなく、授業前にも生徒の様子を伝えてくれる連絡が入ったこともありました。「今日は塾に行きたくないといっています。気持ちが乗らないようです」とのことだったため、授業中も意識的にフォロー。その結果、指導報告の返信で保護者から「塾に行く前と帰ってきた後とで、表情がかわっていました！」との嬉しい声をいただきました。塾と保護者とでタッグを組めているのを実感する出来事でした。
引用元：comiru公式HP(https://comimag.jp/example/35）
comiruの料金プラン
ニーズに合わせて選べる料金プランがあります。詳しくは、資料をダウンロードのうえご参照ください。【→ 資料で料金プランの詳細を確認する】
Comiruの会社概要
| 会社名 | 株式会社 POPER |
|---|---|
| 所在地 | 東京都中央区日本橋茅場町 1-13-21 日本橋茅場町阪神ビル 4F |
| URL | https://comiru.jp |
入退室管理システムとは
今や塾経営に必須な、生徒の入退室を管理するシステムです。
一口に入退室管理システムと言っても様々な種類があり、入退室管理だけにフォーカスしたシステムから、塾の経営自体をサポートする機能が多数搭載されたシステムなど幅広いです。
今現在の経営状況などを確認し、塾の経営をまるっとサポートしてもらえるようなオールインワンシステムにするのか、生徒管理などは既存のシステムを使い、入退室管理だけを導入するのか決めると良いでしょう。
入退室管理システムの主な機能
保護者通知機能
生徒が塾に入退室すると保護者に専用アプリやLINE、メールなどで通知がいくシステムです。入退室と同時に通知が来るので安心です。
生徒の顔写真撮影機能
入退室と同時に生徒の顔写真を撮影することで、確実に入退室しことが確認できます。
コミュニケーション機能
入退室管理システムの中には、保護者や生徒とメッセージのやりとりをすることでコミュニケーションを図れるシステムもあります。
入退室管理システムに関するよくある質問
Q1.入退室管理システムを選ぶポイントは？
まずは現在の塾の経営方法を確認しましょう。経営支援まで行ってくれるシステムが良いのか、入退室管理だけを重点的に取り替えたいのかによっても選ぶシステムが変わります。また、費用もシステムによって大きく変わりますので、欲しい機能や生徒数と照らし合わせて最も適したシステムを選ぶのがおすすめです。
Q2.入退室管理システムを導入するメリットは？
何よりも保護者の安心につながります。塾へは学校から直接向かうパターンが多く、本当に塾に行っているのか不安…という声が散見されます。そう言った不安の解消と、塾側の入退室管理のためにも入退室管理システムは非常に有用です。
入退室管理システムの導入を考えている方は、本ページに掲載している「入退室管理システムの早見表」をご覧ください。
入退室管理システムのまとめ
様々な入退室管理システムをまとめました。
価格や機能だけでなく、それぞれに大切にしているポイントが違いますので気になる入退室管理システムを複数比較し、最も自分たちの塾に適したものを選ぶようにしてください。
最適な入退室管理システムを導入することで塾の信頼度向上につながり、ひいては塾の経営向上にもつながることが期待できます。
- 免責事項
- 本記事は、2024年2月時点の情報をもとに作成しています。掲載各社の情報・事例をはじめコンテンツ内容は、現時点で削除および変更されている可能性があります。あらかじめご了承ください。
