人材派遣業は、派遣社員管理、派遣先管理、マッチング、勤怠管理、給与・請求など煩雑なバックオフィス業務があります。派遣管理システムは、こういったバックオフィス業務の効率化をサポートします。
この記事では、おすすめの派遣管理システムを厳選解説します。導入を検討中の方は、ぜひチェックして下さい。
| 会社名 | サービスの特徴 |
|---|---|
The Staff-V
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導入実績10,000件突破！人材ビジネスに必要な機能をひとつに搭載
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スタッフナビゲーター
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使いやすく充実した機能がオールインワンに！スマートな人材派遣管理システム
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ORDIA |
人材サービス業における基幹業務の一元管理を実現 |
キャスティングナビ |
日常の煩雑な業務を簡単かつスムーズに処理出来るシステム |
e心伝心 |
手厚いサポートがモットー |
STAFF EXPRESS |
導入実績5,000社以上 |
Jobs |
1年半の現場検証を行った後に開発されたシステム |
MatchinGood |
導入実績1,300社以上、利用継続率99.3％ |
CastingONE |
「稼働数最大化」がテーマ |
CROSS STAFF |
「使いやすい」にこだわったインターフェース |
PORTERS Staffing |
専任コンサルタント・ヘルプデスク担当者による専用窓口 |
e-staffing |
12,000社以上の派遣元、4,900社以上の派遣先企業が導入 |
The Staff-V
The Staff-Vの概要
Staff-Vは、スタッフ管理、契約管理、勤怠管理など、人材派遣ビジネスを展開する上で必要な管理機能をすべて搭載したシステムです。ユーザーの利用環境に合わせ、ユーザー自身で機器を購入し運用する「オンプレミス」、またはインターネット経由で利用する「クラウド」のどちらでも利用が可能です。
人材派遣ビジネスでは、派遣スタッフの勤怠や契約に関する管理、さらには給与の処理業務など多岐に渡るため、管理が煩雑になりがちですが、Staff-Vを導入すれば、これらの管理がひとつのシステムで完結でき、業務効率が大幅にアップします。
The Staff-Vを選ぶべき理由
導入実績10,000突破！人材ビジネスに必要な機能をワンストップ管理！
人材ビジネス業を総合的にサポートするThe Staff-V。これまでの導入実績は10,000事業所を超えている（※1）点からも、数多くの事業所に支持されているシステムです。
The Staff-Vは、人材ビジネス業に必要とされる機能をワンパッケージで提供している点が大きな特徴ですが、同製品のユーザーから寄せられた「現場の声」を元にした機能改善を続けているため、便利かつ使いやすいシステムとなっている点も選ばれる理由のひとつです。
※1 参照元：The Staff-V公式サイト（https://www.huapp.co.jp/service/staffv/）
経営者が選ぶ人材派遣管理システム調査の3部門で1位！
The Staff-Vは、「経営者に選ばれるシステム」である点もポイントのひとつといえます。日本コンシューマーリサーチが2022年8月22日～8月23日に経営者331人を対象として行ったインターネットリサーチによると、「経営者が選ぶ人材管理システム」において「支持率」「信頼度」「機能度充実」という3部門で1位を獲得しています。（※2）
※2 参照元：The Staff-V公式サイト（https://www.huapp.co.jp/service/staffv/）
ユーザー用途に合わせシステムタイプが選べる
The Staff-Vでは、ユーザーの用途に合わせて「ゴールド」「シルバー」「ブロンズ」と3つのシステムを用意しています。ゴールドは、戦略的な事業展開に適しており、幅広い機能を提供します。
シルバーはシンプルな運用を求める場合におすすめで、契約管理から請求管理まで網羅します。ブロンズはコストを抑えつつ必要な機能を備え、段階的な導入や他のシステムとの共存が可能です。
The Staff-Vの主な機能
| スタッフ・顧客管理 | 基本情報に加えて各種履歴についても管理が可能。また、データのインポートやエクスポート機能、検索機能も搭載 |
| 契約管理 | 就業条件などについて契約毎の細かい設定も可能。さらに、マッチング機能も搭載。また、契約書類は自由なレイアウト作成や過去分の再発行にも対応 |
| 勤怠管理 | タイムシートの入力はデイリー/マンスリーで行うことが可能、さらに残業時間の自動計算にも対応。一括作成・一覧修正機能も搭載 |
| 給与・請求管理 | 月々の給与処理・請求処理を効率化できる機能。また、発行済み帳票の再発行や粗利一覧の出力機能も搭載 |
| ファイル管理 | データのインポート・エクスポート機能を強化。さらに、データバックアップについては手動・自動の両方に対応しており、併用も可能 |
| セキュリティ管理 | 外部サービスと連携して入金消し込み・債権管理を行える機能 |
| 会計 | 使用者ごとの参照・機能制限を設定可能。さらに処理履歴の蓄積も行える。また、マイナンバー管理機能も搭載 |
| クラウド利用 | クラウドサービスとしての利用も可能なので、自社サーバの用意や運用管理も不要 |
The Staff-Vの会社概要
| 会社名 | 株式会社ヒューアップテクノロジー |
|---|---|
| 所在地 | 東京都豊島区南池袋1-13-23 JRE南池袋ビル4階（旧池袋YSビル） |
| URL | https://www.huapp.co.jp |
スタッフナビゲーター
スタッフナビゲーターの概要
人材派遣管理システム「スタッフナビゲーター」は、派遣業における日常の煩雑な業務を簡単かつスムーズに処理出来るオールインワンシステムです。
派遣スタッフの管理、派遣先の管理、お仕事の管理、契約書発行、給与・請求計算などの基本機能を標準搭載し、派生業務をオプション機能としました。
近年ではWeb連携機能を強化しており、求職者がスマホでWeb登録を行ったり、SMSでのお仕事配信、スタッフマイページ、Web勤怠、Web給与明細/請求書などの機能をリリースしました。
2001年の販売開始から全国の派遣会社様にご利用頂き約20年。シリーズ累計導入社数は3000社を突破しました。
スタッフナビゲーターを選ぶべき理由
オールインワンで人材派遣のすべての業務フローに対応
スタッフナビゲーターは、派遣業における日常の煩雑な業務を簡単かつスムーズに処理出来ます。また派遣スタッフの管理、仕事の管理、契約書発行、給与計算などの基本機能を標準搭載し、派生業務をオプション機能としています。
つまり、スタッフナビゲーターがあればそれだけで人材派遣にかかわるありとあらゆる業務が行えるため、他のシステムとの連携といった事務作業の手間を減らすことができます。
創立35年のメーカーによる自社開発システムなので信頼がある
スタッフナビゲーターはシリーズ累計導入実績3000社、創立38年のメーカーであるユニテックシステムが提供する人材派遣管理システムです。
スタッフナビゲーターはユニテックシステムの自社開発商品であり、サポートも自社社員が行っているため、最後まで責任をもった対応を行うことができます。
「事業継続性」の観点から見た場合のスタッフナビゲーターは、信頼がおけるメーカーです。
メーカーだからこそできる安心のサポート体制
スタッフナビゲーターでは、電話やメールはもちろん、リモートによるサポートも可能。企業のケースにマッチしたサポートを提供できます。
操作方法に関する疑問はもちろん運用方法まで、システムのスペシャリストによる懇切丁寧なサポートを提供しています。電話によるサポートを受ける場合は、サポートセンター直通で問い合わせできるため、余計なストレスもありません。
スタッフナビゲーターの主な機能
| スタッフ管理 | 求職者からのWeb登録内容がシステム上に自動反映。Web面接、適正テスト機能もあり。入社手続きはすべて求職者自身でスマホにて行えます。さらに、登録スタッフをマッチングするための細かい検索も可能。 |
| クライアント管理 | ひとつのクライアント(派遣先)に複数の就業先・請求先の登録が可能。また「労働者派遣基本契約書」をワンクリックで発行することができます。就業先や業務内容、シフト、派遣料金、派遣スタッフなどの情報を入力すると個別契約書、労働者派遣通知書、雇用契約書(兼)就業条件明示書といった法定帳票が自動生成。生成した帳票はそのまま派遣先や派遣スタッフにWeb送信可能。 Web上で契約書の締結が可能。 |
| 受注管理 | 条件で絞り込んだスタッフに対し、お仕事情報の一斉メール配信・SMS配信が可能。また、メール本文にお仕事情報を自動生成できる為、本文編集の手間が大幅カット。マッチングの進捗は、枠３に対して「成功2人/交渉中1人/破談1人」などひと目で確認が可能。 |
| 給与管理 | 派遣スタッフによるPC・スマホからの勤怠打刻、およびICカード(FeliCa)での勤怠打刻ができます。さらに、派遣先担当者による勤怠のWeb承認も可能。派遣元は、リアルタイムに派遣スタッフの勤務状況が分かり安心です。承認された勤怠データは、スタッフナビゲーターにワンクリックで取込可能。給与計算後、給与データをアップロードすれば派遣スタッフは各自スマホで給与明細を確認できます。 |
| 請求管理 | 勤怠データ/有給/交通費/手当を給与データ登録画面からワンクリックでコピー。 請求単価で計算後、すみやかに請求書発行をすることができ、そのままクライアントへWeb送信。またクライアントごとの売掛金を管理し、月次粗利推移表と収支実績一覧を作成。派遣料金だけではなく、制服代/弁当代などといった付随する費用を個別で請求書発行可能。 |
スタッフナビゲーターの導入事例
業務効率化してコア業務へパワーをシフト
国内トップレベルのデータセンターに重要データを集約するので、安心・安全です。将来的には営業担当が客先でスタッフを検索して提案したり、産休・育休や家庭の事情で急に出勤できなくなった時も、在宅で仕事が出来るように、テレワーク体制を整えていきたいと思っています。
サポート対応の良さが導入の決め手
スタッフナビゲーターのトライアル期間中に、実際のサポートセンターへ電話して不明点を訪ねることができます。運用開始後にどのようなサポート対応を受けられるのか、事前に体験することができて良いですね。
情報の一元化で作業スピードUP
スタッフ登録から給与計算まで、一連の業務をスタッフナビゲーターですべて行っています。細かく条件を指定してスタッフ検索できるので、求人に合った人選を素早くできて助かります。特に契約書類の発行は、記載ミスの心配が少なく、法改正があればアップデートされるのでいつも最新の帳票を使うことができます。
スタッフナビゲーターの料金プラン
スタッフナビゲーターの料金プランは、下記の通りです。
- 月額利用料：1ライセンス 15,000円/月
- 初期費用：150,000円
スタッフナビゲーターの会社概要
| 会社名 | ユニテックシステム株式会社 |
|---|---|
| 所在地 | 東京都台東区上野1-10-10 うさぎやビル６階 |
| URL | https://www.uts-navi.com/ |
派遣管理システムとは
派遣管理システムとは、派遣業務の効率化のためのシステムです。派遣業務とは、派遣スタッフを必要とする会社と契約を締結し、スタッフを派遣し、対価を得る構造です。
言葉にするとシンプルではありますが、契約締結業務、さらにはそれ以前の営業活動、そして何より派遣スタッフの確保・管理が重要です。派遣管理システムとは、これらの業務をシステムによって運用可能です。
派遣管理システムの機能
紹介したように、派遣管理システムによってそれぞれ搭載されている機能は異なりますが、派遣スタッフの管理のための機能や派遣先との契約締結や情報共有のための機能が搭載されています。
特に派遣会社にとって重要な派遣スタッフの管理に関しては、人材派遣管理システムによって異なります。
例えば、派遣スタッフの打刻のためのシステムや、派遣スタッフとのコミュニケーションのための機能、派遣スタッフが仕事に申し込むための機能など、実に様々です。いずれの機能も、アナログでの作業と比較すると効率化をもたらします。
派遣管理システムを導入すべき企業は？
派遣管理業者であり、システムそのものがアナログで効率が悪く、派遣の業務で常に膨大な時間を割いている業者こそ、派遣管理システムの導入をおすすめします。
手作業で派遣スタッフの管理を行っている業者や、そもそもどれだけの派遣スタッフがいるのか把握できていない業者、内勤スタッフの確保さえままならず、一部スタッフに業務負担を強いることで結果的に属人化を加速させてしまっている派遣業者。
これらは派遣システムの導入を検討した方が良いでしょう。派遣システムは、上記の問題を解決するための機能が用意されています。
派遣管理システムでできること
派遣管理システムによって行えることは異なりますが、多くの派遣管理システムに搭載されている代表的な機能をいくつかご紹介します。
派遣社員の発注・契約業務
派遣会社では派遣する社員の依頼を受け、受発注を行いますが、発注フローのフォーマットが派遣会社によって異なります。
しかし、派遣管理システムを使用することで、自動的に派遣会社に合わせたフォーマットで書類を作成でできます。派遣社員の受発注や請求書の受け渡しなど、一連の契約業務をすべてシステム内で実現します。
派遣社員の評価業務
派遣したスタッフの評価業務も可能です。派遣会社にとって、スタッフを派遣して終わりではありません。その後、継続して案件を取得できるか、あるいは単発で終わってしまうかはスタッフの力量次第です。
派遣管理システムであればスタッフの評価をデータとして記録・管理できます。
在籍スタッフ管理
派遣会社にとってどれだけのスタッフを確保できるのかが肝要ですが、スタッフをしっかりと管理することも大切です。
派遣管理システムを活用することで、データを基にしたマッチングが可能になり、満足度向上をもたらします。
派遣先管理
派遣先ごとに「何名のスタッフを・いつまでに・どこに派遣するか」などの情報を管理できます。また、派遣先企業の特性や要件に応じて、スタッフの選定や配置を効率的に行えます。
勤怠管理
スタッフごとの勤怠予定と実績を管理できます。求人案件やスタッフによって異なる料金パターンをあらかじめ複数登録可能です。勤怠実績を締めると請求額が自動的に算出されます。また、遅刻や欠勤などの勤怠変更もリアルタイムに反映され、管理者に通知されます。
給与計算
スタッフの勤怠実績に基づき給与が計算されます。月払・週払・日払・前払といった複数パターンに対応し、保険料も自動的に算出されます。さらに、法定の給与規定や税金の変更にも迅速に対応し、正確な給与支払いを実施します。
契約書管理
登録案件をベースに契約内容を入力し、派遣先企業へ提出できます。契約更新の際は、これまでに締結した契約に基づく更新契約書を簡単に作成できます。また、契約書の期限や条件の管理を行い、契約の進捗状況をリアルタイムで把握できます。
請求管理
スタッフの勤怠情報を集約して自動で請求書を作成します。
派遣管理システムの導入メリット
派遣管理システムを導入することで得られるメリットは、派遣管理システムによって異なりますが、一般的に得られるメリットを3つほどご紹介します。
業務の効率化を実現する
派遣管理システムを導入することで業務の効率化が実現します。例えば何を行うにせよ、「調べる」「確認する」「対応してもらう」といった手間が必要だったものが、派遣管理システムを導入することですべてがシステム上にて行えます。
確認の待ち時間の解消や、そもそも問い合わせることなくデータベースで確認できることもあるなど、業務効率化をもたらします。
ペーパーレスを実現
派遣業務では契約業務が多々あります。派遣先との契約、スタッフとの契約など、紙が大量に必要になります。保管するだけでも大変で、それらが急に必要になった時には膨大な紙の契約書から必要な契約書を探さなければなりません。
しかし、派遣管理システムを導入することで、データとして保管されているので保管場所が不要になります。また、契約書をデータ化することで、契約内容をいつでも確認できます。
コンプライアンス対応
派遣業務の根底にあるのが派遣業法です。派遣業法の順守は最低限の常識ですが、派遣業法は時に変更されることがあります。
法改正が行われた場合、当然改正後の新しいルールを遵守しなければなりませんが、派遣管理システムであればコンプライアンスに即座に対応します。
そのため「知らなかった」「忘れていた」といったうっかりミスを防止。常にその時の派遣業法（法律）に基いての対応を行えることから、コンプライアンス遵守を徹底できます。結果、会社としての信頼感を獲得できる点も、派遣管理システムを導入するメリットのひとつです。
派遣管理システムの選び方
派遣管理システムは多々登場しています。そのため、「導入するか・しないか」だけではなく、どの派遣管理システムを導入すべきなのかも検討しなければなりません。そこで派遣管理システムの選び方のポイントを紹介します。
システム
具体的にはクラウドタイプかオンプレミスタイプかです。クラウドタイプの場合、導入が簡単で、かつサービス提供業者のサーバーを利用することから、基本的なメンテナンス業務はすべてシステム管理者側が行います。つまり、手間がかかりません。
法改正にも即座に対応できるなどメリットがありますが、あくまでも「システムに合わせる」が基本で、自社の好きな形でのカスタマイズは難しいです。
仮に行えるとしても、高額料金となります。一方、オンプレミスは導入にコストがかかります。さらには運用も自社責任ですが、自社にマッチしたシステムの構築が可能です。
操作性
派遣管理システムは多くのメリットをもたらすものですが、使いこなしてこそです。使いこなすための操作性もまた、選び方のポイントです。
便利な機能が揃っていても、扱いにくいシステムではメリットを享受できないだけではなく、操作できないことから結局は使わなくなってしまうケースも見受けられます。そのため、「操作するスタッフが使えるのか」という視点も重要です。
求める機能があるのか
派遣管理システムはそれぞれ搭載されている機能が異なります。そのため、それぞれ機能に着目し、「自社が求める機能があるのか」を見極めることが大切です。
多くの機能が搭載されているとしても、自社に不要な機能ばかりでは意味がありません。逆に搭載されている機能が少ないとしても、自社が何より求めている機能であれば、環境を改善してくれることでしょう。
派遣管理システム導入でよくある質問
Q1.派遣管理システムはどんなサービスですか？
派遣管理システムとは、派遣業務の管理システムです。契約や受発注、登録スタッフの管理など、派遣業務をシステム化することで業務効率化や省人化をもたらすものです。
派遣業務は管理が重要です。受発注の管理はもちろんですが、スタッフの管理も重要です。どれだけ素晴らしいシステムを構築しても、働くスタッフがいなければ派遣業務は実践できません。
そのスタッフ管理をシステムで行えることで、より効率的なマッチング、ひいては自社の評判を高めることになります。
Q2.派遣管理システムの導入メリットを教えてください
派遣管理システムを導入することで得られるメリットは導入するシステムによって異なりますが、一般的には業務効率化や省人化、作業の平準化です。
また、効率化だけでなく、監理業務における属人化の解消もメリットのひとつです。長らく特定の内勤スタッフのみに頼っていると、その内勤スタッフがいなければ業務に支障をきたすことになります。
しかし、派遣管理システムを導入することで、誰もが熟練内勤スタッフなみの手際の良さを発揮できるようになります。
派遣管理管理システムには、さまざまな種類があります。導入を考えている方は、本ページに掲載している「派遣管理システムがひと目でわかる早見表」をご覧ください。
派遣管理システムまとめ
派遣管理システムの種類や特徴を紹介しました。それぞれ特徴や強みが異なりますが、いずれの派遣管理システムも業務効率化をもたらすものです。
自社の課題克服・目的達成のためには、どのような派遣管理システムがあるのかを把握し、特徴が自社のニーズとマッチする派遣管理システムを選ぶことが大切です。
現場改善をと考えている方や、より良い環境構築を考えている派遣会社は、派遣管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
- 免責事項
- 本記事は、2023年7月時点の情報をもとに作成しています。掲載各社の情報・事例をはじめコンテンツ内容は、現時点で削除および変更されている可能性があります。あらかじめご了承ください。
