社宅管理の業務が煩雑になりすぎていませんか？
契約の更新漏れ、支払調書の作成ミス、煩雑なExcelファイルの管理…。特に複数の物件や契約を扱う企業にとっては、社宅管理は大きな負担になりがちです。
本記事では、社宅管理を効率化・自動化できるクラウドシステムと社宅代行会社を紹介し、サービス選定をサポートします。
| 会社名 | サービスの特徴 |
|---|---|
借上くん
|
ボタンひとつで書類が完成！属人化も業務負担もトラブルも減少
|
Good Partner System. |
社宅代行業者やグループ企業の多契約管理に強い |
しゃたくさんLite |
シンプルなクラウドツール＋必要に応じて代行可 |
東急社宅マネジメント |
異動集中期でも対応可能な物件提供スピード |
ANSWER |
JIS Q 27001取得！情報セキュリティ面の安心感 |
レオパレス・リーシング |
自社・提携物件の提供力に強み |
三井不動産レジデンシャルリース |
不利益な契約リスクへの備えで安心契約 |
ギガプライズ |
全国約300万戸対応・柔軟なIT連携！実務重視の社宅代行 |
LIXILリアルティ |
企業視点に立った“まるごと任せられる”社宅代行 |
リロケーション・ジャパン |
転貸方式のパイオニアで敷金負担なし |
属人化も業務負担もトラブルも減少
借上くん
借上くんの概要
「借上くん」は、社宅管理に関わる契約管理、物件管理、家賃支払、支払調書作成までをクラウド上で一元管理できるシステムです。
Excelや紙ベースの業務を脱却したい企業に最適で、作業ミスの削減や業務効率化をサポートします。
1988年のサービス開始以来、豊富なノウハウを蓄積し、社宅管理代行企業にも採用されるなど高い信頼性があります。
また、税務署指定様式での支払調書出力やマイナンバー管理対応、全銀協フォーマットでの振込データ作成など、法務・会計対応も充実しています。
借上くんを選ぶべき理由
クラウドで社宅情報を一元管理し業務効率化
借上くんは、社宅に関する契約・物件・支払情報などをクラウドで一元管理できる点が大きな特長です。
Excelや紙で分散管理していた情報を1つのプラットフォームに集約することで、作業工程を大幅に削減し、入力ミスや確認漏れといった人的ミスも防止できます。
さらに、契約ごとの進捗状況や金額情報を一覧で把握できるため、管理の抜け漏れも防げ、総務・人事担当者の業務負担が軽減されます。
支払調書の自動作成＆税務署様式対応
支払調書作成は年始の大きな業務負担の一つですが、借上くんならボタンひとつで年間支払データを税務署指定フォーマットで出力できます。
手作業での集計・書類作成が不要となり、作業時間を大幅に短縮。さらに、オプションでマイナンバーの印刷にも対応しており、経理・税務部門との連携もスムーズに行えます。
法令対応が求められる企業にとって、信頼できる支援ツールです。
長年の実績による安心感と柔軟なカスタマイズ
借上くんは1988年の販売開始以来、社宅管理に特化して進化を続けてきた老舗の専門システムです。
その豊富な導入実績から得たノウハウにより、業種・規模に応じた運用支援が可能です。
また、顧客の業務フローや要望に応じて柔軟にカスタマイズできる点も魅力で、汎用的なシステムでは対応が難しいケースにも対応。社宅管理代行業者にも多数採用されており、信頼性と対応力の高さが際立っています。
借上くんの導入事例
月次処理業務がボタンクリック数回で完結！
「借上くん」の導入効果について教えていただけますか？
大きく2つの効果がありました。
まず一つ目は、大幅な業務効率化を実現できたことです。
管理ユーザの場合、従来3日かかっていた月次処理業務がボタンクリック数回で終わるようになり、会計システム向けの仕訳データの作成が自動化したことで経理での仕訳業務が無くなりました。
拠点ユーザの場合では、会計、給与、人事、ワークフローなど、社内システムとのデータ連携が全て自動化したことで、従来行っていたワークフロー申請などが一部不要になり、主要業務に集中できるようになりました。
代行業者からの請求データ取込は、システムにあわせてデータを加工する作業が必要であり、職人技を必要としていましたが、クリック1回でデータ取り込みができるようになりました。
二つ目は、管理精度が向上したことです。
既存システムと比較した時に、自動化できる管理項目が大幅に増えたことで、手作業がかなり減り、オペレーションミスの大幅削減につながりました。更に、各種メールアラートやタスク表示により、拠点ユーザの作業漏れや遅れを未然に防止できています。また、月末にならないと確認できなかった社宅利用料の給与控除を計算する作業が、月の途中でも見込み額を算出し、最新状態を事前に確認できるようになりました。
そして、システム面では、人事システムから社員の所属情報を連携し、データへのアクセス権限範囲の設定を自動化できました。データ更新者の記録が残るため、不正防止やデータトレース等もできていますね。
引用元：借上くん公式HP (https://www.uis-inf.co.jp/kariage/case/ut-g.html)
92％作業工数を削減できた
– 導入効果を具体的に教えていただけますでしょうか？
「借上くん」導入による業務効率化の実績を、社内のグループ活動として報告し、銀賞を受賞しました。
改善前は年間940時間かかっていた寮・社宅管理、支払処理、支払調書の作業時間が、改善後は72時間になりました（92％作業工数を削減）。
引用元：借上くん公式HP (https://www.uis-inf.co.jp/kariage/case/kobelco-eco.html)
ノウハウのある企業だからできるサポート
– サポートは活用されていますか？
年がら年中フル活用しています。マニュアルを読んでも分からない時に、問い合わせをしたら、即座に的確な回答が返ってきます。名前のごとく、がっちりサポートしていただいています。
導入したら終わりではなく、導入後もしっかり助けてくださる点は、業務を効率的に進めて行く上でも大変助かっています。
引用元：借上くん公式HP (https://www.uis-inf.co.jp/kariage/case/aioinissaydowasoncho.html)
借上くんの会社概要
| 会社名 | 株式会社宇部情報システム |
|---|---|
| 所在地 | 山口県宇部市相生町8番1号 宇部興産ビル14階 |
| URL | https://www.uis-inf.co.jp/ |
社宅管理システムとは
社宅制度の基本と管理業務
社宅制度とは、企業が従業員に対して住宅を提供・補助する制度です。福利厚生の一環として導入されており、住宅手当や家賃補助のほか、企業が借り上げた物件を社員に貸し出す「借上げ社宅」などが含まれます。
この制度の運用には、物件の手配、契約管理、家賃の支払い、従業員への案内、入退去の対応など、多くの事務作業が伴います。
特に複数の物件や社員を抱える企業では、管理工数が膨大となり、ヒューマンエラーや対応遅延のリスクも高まります。これらの業務を効率化する手段として「社宅管理システム」が注目されています。
社宅管理システムの役割と導入の目的
社宅管理システムは、煩雑な社宅業務を一元管理するためのツールです。具体的には、物件情報の登録・管理、契約書類の作成、家賃の支払い管理、入退去スケジュールの管理などをオンラインで完結できます。
このシステムを導入する主な目的は、管理業務の効率化と人的ミスの削減です。加えて、情報の可視化やペーパーレス化によって、社内の業務負担が大きく軽減される点も魅力です。
また、法令遵守や監査対応を容易にするため、情報の正確性や履歴管理にも対応しています。こうした機能により、総務部門などの管理部門は、より戦略的な業務に集中することが可能となります。
社宅管理代行とは？システムとの違い
社宅管理代行の仕組み
社宅管理代行とは、企業が行う社宅業務を外部の専門業者に委託するサービスです。
不動産会社や社宅管理会社が、物件の手配から契約更新、家賃支払い、入退去手続きまで、企業に代わって実務を行います。
企業は最低限の確認や承認を行うだけで、面倒な事務作業から解放される点が大きな特徴です。
また、法令遵守や契約書の作成、更新業務なども専門知識をもつ担当者が行うため、法務リスクの低減にもつながります。
とくに社宅利用者が多い企業や、社宅制度を維持しながらも総務部門のリソースが限られている場合に効果的です。
システムと代行の違いとは？
社宅管理システムと代行サービスは、どちらも業務の効率化を目的としますが、そのアプローチは異なります。
システムは企業内部での業務効率化を支援し、情報の可視化や自動化を行います。一方、代行は業務そのものを外部に任せることで、社内リソースを大幅に削減できます。
システムのメリットは、コストが比較的抑えられる点や柔軟な運用が可能な点です。ただし、一定の業務は社内で継続する必要があります。
代行のメリットは、完全に実務から解放されることですが、外注コストが発生し、業務の把握がしづらくなる場合もあります。
社宅管理における課題とシステムの導入メリット
よくある社宅管理の課題
社宅管理には、多くの手間とリスクが伴います。たとえば、物件ごとの契約内容の違いや更新管理、家賃の支払い処理、入退去のスケジュール調整など、煩雑なタスクが日常的に発生します。
これらを人手で管理している場合、情報の見落としや入力ミスといったヒューマンエラーが起こりやすくなります。また、社内で複数の担当者が関わると、情報の共有不足や対応の属人化が課題となることもあります。
特に、従業員数が多く社宅利用者が増えるほど、業務負荷は指数関数的に増大し、ミスやトラブルのリスクが高まるのです。
社宅管理システム導入による解決ポイント
社宅管理システムを導入すれば、これまで悩まされていたさまざまな課題の解消が見込めます。
物件情報や契約内容を一元で管理できるようになり、情報のばらつきや伝達ミスといったトラブルを防止。契約更新の案内や入退去の連絡、家賃の支払い管理なども自動化され、担当者の負担は大きく軽減されます。
さらに、履歴や操作ログが記録されるため、法令順守や監査への対応もスムーズ。クラウド型のシステムなら、在宅勤務中でも必要な情報にアクセスできるため、柔軟な働き方にもフィットします。
業務の効率化とリスク管理、両方の面から社宅管理の質を底上げできる手段として、有力な選択肢と言えるでしょう。
社宅管理システムを選ぶ際のポイント
主な機能とチェックすべき項目
社宅管理システムを選ぶ際には、どのような機能が搭載されているかをしっかり確認することが重要です。
たとえば、「契約管理」「家賃処理」「入退去スケジュール管理」「物件情報の一元化」などの基本機能は必須です。加えて、アラート通知機能やワークフロー承認、帳票の自動生成、クラウド対応の有無なども、実務に直結するポイントとなります。さらに、システムの操作性や画面の見やすさも見落とせません。
利用する社員や総務担当者が迷わず使える設計かどうか、無料トライアルなどで事前に確認しておくと安心です。
導入前に確認したい社内体制と運用方法
システムの導入効果を最大化するには、社内体制と運用フローを事前に整えることが大切です。
まず、導入後の運用を担う担当部署や人員を明確にし、業務分担や役割を整理しておきましょう。
また、既存の社宅管理業務がどのようなプロセスで行われているのかを可視化し、無駄や重複がないかを見直すことも必要です。
システムに合わせてフローを柔軟に調整できるかどうかで、導入のスムーズさが大きく変わります。さらに、導入初期には研修やマニュアルの整備も欠かせません。関係者全員がシステムを正しく使えるようにすることで、定着率と効果が飛躍的に高まります。
社宅管理システムのまとめ
社宅管理は、企業の福利厚生として欠かせない制度である一方、非常に煩雑で手間のかかる業務です。
人手で対応し続けるには限界があり、効率化やリスク管理の観点からも、仕組みの見直しが求められています。
今回ご紹介した「社宅管理システム」は、情報の一元管理や自動化によって、管理業務を大幅に簡素化できます。
また、社宅管理代行という選択肢もあり、業務の外部委託によって社内リソースを節約することも可能です。
それぞれの特徴を理解したうえで、自社の状況に合った方法を選択することが、失敗しない導入のカギとなります。
まずは、自社の課題や運用体制を正しく把握し、最適な仕組みづくりを検討してみてはいかがでしょうか。
- 免責事項
- 本記事は、2024年3月時点の情報をもとに作成しています。掲載各社の情報・事例をはじめコンテンツ内容は、現時点で削除および変更されている可能性があります。あらかじめご了承ください。
