クリニックでは、一般外来や発熱外来、健康診断の予約などさまざまな電話対応が求められます。しかし、受電数が多いとなかなか電話が繋がらなかったり、来院した患者の対応が手薄になったりと悩んでいるクリニック経営者は多いのではないでしょうか。
この記事では、クリニックでの電話対応をサポートしてくれるクリニック向け電話自動応答サービスを一覧で比較して紹介します。自院にあったクリニック向け電話自動応答サービスを見つけて、業務の効率化を目指しましょう。
クリニック向け電話自動応答サービスの一覧表
ここでは、さまざまな企業から提供されているクリニック向け電話自動応答サービスをまとめて紹介します。各サービスの機能や料金プランを慎重に比較し、自社のニーズに最も合致するサービスを選ぶ際の参考にしてみてください。
| 会社名 | サービスの特徴 |
|---|---|
コールコール（CallCall-IVR）
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SMSｙ予約フォーム誘導といった豊富な自動化機能で電話業務を80％削減！
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IVRy（アイブリー） |
導入業界80以上！診察予約やワクチン関連の受電を自動対応 |
メディカル革命 byGMO |
24時間の受電対応で機会損失を防止！いつでもつながる安心感で顧客満足度アップ |
Iver（アイバー） |
持続可能な医療業界と患者ニーズの見える化を支援する電話DXを提供 |
Vポータルダイレクト |
初期費用は不要！オリジナルコンテンツ構築ができる自由度の高さが魅力 |
コールナビゲーター |
月額2,480円〜利用OK！電話受付業務の効率化はもちろんテレワークにも対応可 |
じゃんじゃんコール |
設備費不要の低価格導入が可能！増大する受電を24時間365日カバー |
LINE AiCall |
AI技術で顧客&従業員体験向上をサポート！LINEアカウントとの連動もスムーズ |
コールコール（CallCall-IVR）
コールコール（CallCall-IVR）の概要
コールコールは、豊富な機能と柔軟なカスタマイズで、クリニックにおける電話業務の80％(※)削減を実現しているIVR（電話自動応答システム）です。
単に電話受付を自動化するのではなく、アクセスや診療予約といった自動化が可能な問い合わせに対しては、音声案内やSMSで予約フォームやGoogleマップのURLを送付するなどシステムが対応。
緊急性の高い問い合わせなど、人でしか対応できない内容に関しては、院内に転送するといった問い合わせ内容に応じて適切な振り分けをすることが可能です。自動化できる部分はシステムに任せることで、スタッフの負担軽減につながります。また患者さんと向き合う時間が増えることで、患者さんの満足度向上にもつながるでしょう。
システムの導入において、専門知識が必要となる複雑な設定などは豊富な知識をもつスタッフに全てお任せ可能です。各クリニックの運営フローに合わせた最適な電話受付体制を一緒に構築していけるので、システムに関する知識が無くても安心して導入できるでしょう。
無料のトライアルも用意しているので、気になる方は事前の無料トライアルで実際の使用感を確かめてみてください。
コールコール（CallCall-IVR）を選ぶべき理由
豊富な機能でクリニック特有の課題にも対応できる
コールコールは、豊富な機能と柔軟なカスタマイズで、クリニックごとに最適化した電話応対の体制構築が可能です。
例えば、インフルエンザの予防接種の案内で在庫状況に変更があった場合でも、管理画面から音声ガイダンスを簡単に変更可能。即時反映されるので、スピード対応が求められる場面でも安心です。
また複数の拠点を展開しているクリニックにおいては、コールフローを一括管理することができます。
すべてのクリニックで統一された情報を提供できるようになり、どの拠点に連絡しても患者さんが同じレベルのサービスと正確な情報を受け取ることが可能となります。
営業時間や休業日が変更になった場合でも、一括で情報を更新できるため、管理工数の大幅な削減につながるでしょう。
システムに不慣れな患者さんでも使いこなせる
電話自動応答システムの導入にあたっては、「患者さんが使いこなせるか？」「自動応答でクレームにならないか？」という不安をいだいている方も少なくありません。
コールコールでは、患者さんにも使いやすく、ストレスの少ない操作性を重要視しています。
実際に、郵便の再配達依頼をするのと同じように案内に従ってボタンを押すだけで予約ができたり、必要な情報を得たりすることができるので、高齢の患者さんが多いクリニックでも安心して導入できます。
また痒いところに手が届く、便利機能も搭載しています。
例えば、電話をかけた際、診療時間を知りたければその選択肢を選び、次に病院へのアクセス方法が知りたければ、前の選択肢に戻ることができる機能です。
従来の音声案内では、一度電話を切ってまたかけ直す必要がありましたが、コールコールなら一度の電話で、診療時間も病院の場所も、必要な情報をすべて確認することができます。
患者さんのことを第一に考える、患者さんファーストで導入できるシステムだといえるでしょう。
複雑な設定はお任せ！業界歴25年以上のプロによるトータルサポート
コールコールでは、業界歴25年以上の経験豊富なスタッフによる伴走型のサポートを提供。
複雑な電話設定や番号の手配などはもちろん、クリニックの求める電話業務の実現に向けた提案から設定までをトータルでサポートしてくれます。
これまで内科・小児科などさまざまな業種のクリニックへ導入してきた豊富な実績を誇るコールコール。
導入実績が豊富ということは、技術への信頼性が高いこと、また多くのクリニックで有効に機能していることの証。
様々な問題や障害に対処するノウハウを蓄積しているので、これまでの事例をもとに適切なサポートを提供することが可能です。
システムの導入前のサポートはもちろん、導入後のお困りごとに関しても、一緒になって解決へ導いてくれます。
電話自動応答に興味はあるが、いまいちよくわからないというクリニックでも、スタッフが徹底的にサポートしてくれるので、まずは相談してみましょう。
コールコール（CallCall-IVR）の導入事例
事例1：電話業務を61%削減することに成功
■ 課題：多い日は1日200件以上の電話応対が発生。電話対応に10時間以上手が取られていた
毎日の電話問い合わせが多い日には200件を超え、電話対応に10時間以上も費やしていました。
すでに外来のウェブ予約や健康診断の予約フォームを導入していたため、これらのオンラインツールと連携することで、電話での対応時間を減らすことを目指していました。
■ 解決策：コールコールの導入で電話業務が大幅に改善され、本来の業務に専念できるようになった
電話対応時間の大幅な削減により、スタッフは本来の業務に集中できるようになりました。
以前は、問い合わせ内容に応じて複数の専用電話番号を設けていましたが、間違えて別の番号にかけることが多く、その結果、余計な取次ぎ作業が増えていました。
今では代表番号を一本化し、メニュー選択を通じて問い合わせを適切な担当者に直接転送できるようになったため、これらの余分な作業も削減できました。
引用元：コールコール公式サイト（https://callcall.jp/case/case-mymedical-clinic/）
事例2：40%の電話業務効率化を7つのクリニックで実現
■ 課題：課題：電話が頻繁に話中になることで、患者様が何度も電話をかけ直さなければならない
毎年11月から1月は、インフルエンザワクチンに関する問い合わせで電話が通常の倍に増えます。
そのため、ピーク時の電話による業務負荷を事前に軽減する目的で、各クリニックに電話自動受付システムを導入することを決定しました。
■ 解決策：コールコールの導入で患者さんに必要な情報を必要なときに届けられるようになった
患者様への情報提供において、ワクチンの在庫状況などの重要な情報が正確に伝えられています。
ビルの停電などで通常の電話が使えない際にも、IVR（自動音声応答システム）が機能するため、「繋がらない」という問題を解消できます。
引用元：コールコール公式サイト（https://callcall.jp/case/case-caps-clinic/）
【お悩み別】コールコールで解決できること
予約やアクセス、診察時間に関する定型的な問い合わせが多い…
定型的な電話問い合わせについては、音声案内やSMSで予約フォームに誘導したり、GoogleマップのURLを送るなどシステムが対応。
もちろん、緊急の問い合わせなど人でしか対応できない内容については、院内に転送するといった設定が可能です。
人手不足で電話対応に手が回らない…
コールコールは最大で91％の電話業務自動化を実現した実績があります。
音声案内とSMSを活用して、スタッフによる電話対応を最小限にします。
クリニック特有の階層化した複雑な分岐メニューにも対応可能です。
複数拠点の電話業務の管理が大変…
複数拠点のクリニックにおけるコールフローを1本化することが可能。
営業時間などの変更があった場合でも一括でコールフローを変更できます。
さらに、かかってきた番号によって読み上げるクリニック名を変えるといった細かい設定にも対応しています。
コールコール（CallCall-IVR）の会社概要
| 会社名 | ルーシッド株式会社 |
|---|---|
| 所在地 | 東京都渋谷区千駄ヶ谷3丁目52-1 クロスサイドビル5F |
| URL | https://lucidsoft.jp/ |
クリニックにおける電話対応の課題
クリニックでは、電話対応が煩雑化しがちです。ここでは、クリニックが抱える電話対応の課題について紹介します。
営業時間外の電話対応
多くのクリニックでは、営業時間外にも患者からの電話が多数寄せられます。緊急の相談や次の日の診療予約に関するものが多いため、スタッフの負担増や効率の低下を招いているケースが少なくありません。夜間や休日にもスタッフが電話対応を余儀なくされる場合があり、結果としてスタッフの過労や離職率の増加につながっていると考えられます。
よくある問い合わせに対する対応
電話問い合わせの大半は、診療時間・病院までのアクセス・予約の確認など、比較的定型的な内容が占めています。反復的な問い合わせへの対応は、スタッフの時間を大幅に消費し、より専門的な対応が必要な患者へのケアがおろそかになる可能性があります。また、定型問い合わせの多さから、緊急を要する連絡を取りづらくしている場合もあります。
電話対応に追われてその他の業務に手が回らない
クリニックのスタッフは、電話対応以外にも患者の受付や治療の補助、診療の記録といった多岐にわたる業務を担っています。電話対応が多くなると、本来の業務に十分な時間が割けず、業務の質が低下する可能性があります。特に、小規模なクリニックでは人手が限られているため、サービス品質に悪影響を及ぼす可能性が高まります。 電話対応の課題には、電話応対の自動化やアウトソーシング、IVR（インタラクティブ・ボイス・レスポンス）システムの導入などが有効であり、クリニック運営の効率化とスタッフの負担軽減が期待できます。
クリニック向け電話自動応答システムとは
クリニック向け電話自動応答システム（IVR）とは、患者からの電話に自動で対応する技術です。患者の問い合わせに対してプリセットされたメニュー選択を通じて、適切な情報を提供したり、必要に応じてスタッフに直接電話をつないだりする機能を持っています。特に、繁忙期や営業時間外にも対応可能で、クリニックの運営を大きくサポートします。 クリニック向け電話自動応答システムには、さまざまなメリットがありますので、紹介します。
効率化とアクセシビリティの向上
クリニック向け電話自動応答システムの導入は、クリニックの電話対応にかかる時間と労力を大幅に削減できると考えられます。システムが標準的な問い合わせに自動で応答してくれるため、スタッフはより専門的な業務に集中できるようになるはずです。また、患者は24時間いつでも問い合わせが可能となり、アクセシビリティの向上が期待できます。
患者満足度の向上
IVRシステムは、待ち時間を削減し、迅速な対応を可能にするため、患者の満足度向上に寄与すると考えられます。特に、予約の確認や変更、診療時間の案内など、簡単な問い合わせに対して素早く対応できるので、患者体験の改善が期待できます。
コスト削減
電話対応の自動化により、追加の受付スタッフを雇用する必要がありません。また、適切な対応が自動で行われるため、間違いによる再対応の必要が減少し、全体の運営コストの削減にもつながると考えられます。 クリニック向け電話自動応答システムは、数々のメリットを通じて、医療機関の効率化と患者サービスの質の向上実現をサポートしてくれます。それぞれのクリニックのニーズに合わせてカスタマイズ可能であり、導入により、多くの課題を解決できる重要なツールとなってくれるはずです。
クリニック向け電話自動応答サービス導入に関するよくある質問
Q1.クリニック向けの電話自動応答サービスを選ぶポイントとは？
クリニック向け電話児童応答サービスを導入する際は、以下の5つのポイントに注意して選んでみてください。
コストは最適か
クリニック向けの電話自動応答サービスを選ぶ際、最初に考慮すべきはコストで、初期導入費用・月額利用料・付加機能の使用料などが含まれます。予算に応じて最適なサービスの選択が必要で、特に、小規模クリニックでは、コストパフォーマンスを重視した選択が求められます。
機能が充実しているか
提供される機能の充実度も選定の重要なポイントです。予約受付・患者情報の確認・通話録音・応答ガイダンスのカスタマイズなど、クリニックの運営に必要な機能が組み込まれているかを確認する必要があります。機能が豊富であればあるほど、より多くの業務を効率的に自動化できると考えられます。
同時通話数の制限があるか
同時通話数の制限は、クリニックの電話受付の効率に直接影響します。特に、繁忙期に多くの患者からの電話が集中する場合、制限なしで複数の電話を同時に処理できるシステムがあれば、待ち時間の短縮とサービスの質向上が期待できます。
ガイダンス機能があるか
ガイダンス機能は、患者が自動応答システムを使いこなす上での利便性を大きく左右します。詳細なメニュー選択や音声案内により患者を適切に導ければ、スタッフへの負担を軽減し、患者の満足度も高められるはずです。ガイダンス機能の有無と質の検討は、見落としてはいけない部分だと考えられます。
システム導入形態は最適か
システムの導入形態は、クリニック既存のインフラとの互換性に影響を与えるため、慎重に選ぶ必要があります。クラウドベースのサービスは、初期投資を抑えられるメリットを持っています。一方、オンプレミス型は、カスタマイズの自由度が高くなります。クリニックのニーズに最適な導入形態の選択が成功の鍵になると言えます。
クリニック向け電話自動応答サービスのまとめ
クリニック向けの電話自動応答サービスは、多忙な医療環境において受付業務の効率化を図るための有効なツールです。一般的な問い合わせから予約受付まで、自動で応答・管理が可能で、特に、電話が集中する時間帯においてスタッフの負担軽減が期待できます。
また、クリニック向けの電話自動応答サービスは、コスト効率も良く、導入によって医療スタッフは患者ケアにより集中できるようになるはずです。 カスタマイズ性の高いサービスも増えているので、自院にあったサービスを見つけて、業務効率化を目指してみてください。
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- 本記事は、2024年4月時点の情報をもとに作成しています。掲載各社の情報・事例をはじめコンテンツ内容は、現時点で削除および変更されている可能性があります。あらかじめご了承ください。
