「効率的に予約を管理したい」「小規模施設でも手軽に使えるシステムが欲しい」とお考えではありませんか?
近年、宿泊業界ではオンライン予約の需要が高まり、適切な予約管理システムの導入が経営の鍵を握る時代になっています。
しかし、小規模施設にとって大手ホテル向けの複雑なシステムは過剰だったり、コストが高かったりする場合も。そこで本記事では、小規模宿泊施設に特化した予約システムの特徴や選び方、導入のメリットについて詳しく解説します。
会社名 | サービスの特徴 |
---|---|
Direct In S4 (ダイレクトインエスフォー) |
予約まで最短2ステップ。UXの改善でユーザーを逃がさない宿泊予約システム
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Check Inn |
サイトコントローラー・PMS・自社予約がオールインワンになったシステム |
accommod(アコモド) |
業界実績35年以上の宿泊管理に特化したオールインワンシステム |
innto |
1ベッド199円から始められる、直感的な操作性の宿泊管理システム |
予約プロプラス |
WEB制作のプロフェッショナルが開発、累計導入実勢2000施設以上 |
tripla Book |
OTA価格を取得してベストレートの自動化が可能 |
予約番 |
導入実績2300件以上、多彩なオプションで成約率を支援 |
OPTIMA BOOKING |
予約完了までわずか2ステップ、使いやすさを追求した直感的な予約システム |
タビチャットエンジン |
お手頃価格でスマートフォンからも使いやすい |
Staysee(ステイシー) |
3ステップですぐに使えてリーズナブル |
フロントシステムスマート |
低コストで始められる、小規模施設向けのシンプル設計 |
宿泊予約システムとは?
宿泊予約システムとは、宿泊施設が予約の受付や管理を効率的に行うためのソフトウェアです。
従来の電話やメールでの予約受付に加えて、Webサイトからの24時間自動予約受付が可能になり、予約状況をリアルタイムで管理できます。
小規模な宿泊施設でも、予約の受付から顧客情報の管理、料金の決済まで一元化することで、人的ミスを減らし、スタッフの業務負担を大幅に軽減することができます。
また、旅行予約サイト(OTA)との連携機能を持つシステムも多く、複数の予約経路を効率的に管理することができます。
小規模宿泊施設に予約システムが必要な理由
直接予約の増加で収益アップ
OTAからの予約は手数料が発生しますが、自社サイトからの直接予約なら手数料がかかりません。小規模施設は大手と比べて利益率が低くなりがちですが、直接予約を増やすことで収益性を高められます。
また、直接予約のお客様は施設のファンになりやすく、リピーターとして継続的な収益につながります。予約システムを通じて独自の特典やプランを提供することで、顧客満足度を高めることができます。
限られたスタッフでも効率的な運営が可能に
小規模施設の大きな課題の一つが、限られたスタッフでの運営です。予約システムを導入することで、24時間自動で予約を受け付けられるようになり、夜間の電話対応などの負担が大幅に減ります。
また、手作業による予約管理では避けられなかった入力ミスやダブルブッキングなどのヒューマンエラーも防止でき、少人数のスタッフでも質の高いサービスに注力できる環境が整います。
施設の魅力を存分に発信
大手チェーンホテルとは異なり、小規模施設には独自の魅力や特色があります。予約システムと連携した自社サイトでは、OTAでは伝えきれない施設の魅力や、きめ細かなサービスについて存分にアピールすることができます。
写真やプラン内容、特典情報など、自由なレイアウトで情報を発信でき、施設の個性を活かした集客が可能になります。
予約システム導入のメリット・デメリット
導入による主なメリット
24時間365日の予約受付が可能に
予約システムの導入により、スタッフが不在の深夜や早朝でも予約を受け付けることができます。時差のある海外からの予約も自動で受け付けられるため、機会損失を防ぐことができます。
予約管理の効率化とミス防止
手書きの台帳やエクセル管理と比べ、予約状況がリアルタイムで更新され、ダブルブッキングなどのミスを防止できます。また、顧客情報の入力ミスも減少し、正確な予約管理が実現します。
直接予約の促進とOTA手数料の削減
自社サイトからの予約を増やすことで、OTAに支払う手数料を削減できます。また、直接予約専用の特典を設定することで、リピーターの獲得にもつながります。
注意すべきデメリット
初期費用と運用コストの発生
システムの導入には初期費用が必要で、月額の利用料も発生します。小規模施設では大きな投資に感じられる場合もありますが、業務効率化による人件費削減や売上増加による効果と比較検討する必要があります。
システム操作の習得が必要
必要なスタッフ全員がシステムの操作方法を学ぶ必要があります。特に、パソコン操作に不慣れなスタッフがいる場合は、研修期間を十分に設ける必要があるでしょう。
インターネット環境への依存
システムを利用するには安定したインターネット環境が必須となります。通信障害が発生した際の対応方法について、事前に検討しておく必要があります。また、システムの定期メンテナンス時の対応も考慮が必要です。
小規模向け宿泊予約システムの選び方
使いやすさ
小規模施設では、システムの使いやすさが特に重要です。スタッフ全員が迷わず操作できる、シンプルな管理画面を持つシステムを選びましょう。
予約カレンダーの見やすさや、予約状況の確認のしやすさ、入力手順の分かりやすさなど、日常的な操作性を重視します。また、お客様が予約する際の画面も、分かりやすく予約完了までの手順が少ないものを選ぶことで、予約の取りこぼしを防げます。
既存システムとの連携を確認
すでにOTAを利用している場合は、それらとの連携が可能かどうかを必ず確認しましょう。特に、サイトコントローラーとの互換性は重要なポイントです。
また、会計システムや顧客管理システムなど、すでに導入しているシステムがある場合は、それらとの連携の可否も検討が必要です。システム間で情報を共有できないと、かえって作業が増えてしまう可能性があります。
セキュリティ対策の確認
予約システムでは、お客様の個人情報やクレジットカード情報を扱います。情報漏洩が起これば、小規模施設であっても大きな信用失墜につながりかねません。
SSL証明書の有無、データの暗号化、アクセス制限機能など、セキュリティ面での機能を必ず確認しましょう。また、定期的なバックアップ機能があるかどうかも重要なポイントです。
コストパフォーマンス
システムの価格は、導入時の初期費用と月額の運用費用を合わせて検討する必要があります。小規模施設向けのシステムでは、必要最小限の機能に絞ることでコストを抑えられるものも多くあります。
また、予約数に応じた従量課金制や、契約期間によって料金が変わるプランなど、料金体系もよく確認しましょう。必要のない機能がついた高額なシステムを選ばないよう、自施設に本当に必要な機能を見極めることが大切です。
小規模向け宿泊予約システムのまとめ
小規模宿泊施設にとって、予約システムの導入は経営を大きく改善させる可能性を持つ重要な投資といえます。
小規模施設ならではの強みを活かしながら、予約システムを効果的に活用することで、より効率的な運営と収益の向上を実現することができます。システム選びは慎重に、しかし前向きに検討を進めていきましょう。
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- 本記事は、2024年12月時点の情報をもとに作成しています。掲載各社の情報・事例をはじめコンテンツ内容は、現時点で削除および変更されている可能性があります。あらかじめご了承ください。