弁理士向け電話代行会社おすすめ8社！依頼時の費用や特徴、口コミ評判を解説
最終更新日：2024年10月31日
電話代行を検討中のご担当の方へ
専門性の高い弁理士事務所が電話代行サービスを利用するには、相応の知識・経験・マニュアル等のある実績豊富な業者を選定する必要があります。ここでは、弁理士事務所への対応が可能な電話代行会社8社をピックアップし、それぞれの特徴や費用の目安をご紹介しています。
弁理士向け電話代行会社8社の早見表
弁理士向けの渋谷オフィスに対応している会社を8社ご紹介します。まずは、各社の特徴やサービス利用料金の目安を分かりやすく一覧で比較してみましょう。
画像をクリックすると、資料ダウンロードページに移動します。
| 会社名 | 特徴 | 費用目安 |
|---|---|---|
 【PR】CUBE電話代行サービス |
・秘書検定2級以上、電話応対技能検定取得の正社員オペレーターが対応 ・ネイティブのスキルチェックを受けたスタッフによる英語対応プラン ・Teams、Chatwork、Slack等メンション報告も対応 資料ダウンロードはコチラ >> |
シンプルプラン: 11,000円（税込） スタンダードプラン: 27,500円（税込） 英語対応プラン: 16,500円（税込） |
| ビジネスアシスト | ・オペレーター全員が正社員で対応 ・全てのオペレーターに秘書検定取得を義務付け ・特許関連の専門知識を持つ専任チームが対応 |
・基本プラン：月額22,000円（税込） ・弁理士・特許事務所専用：月額33,000円（税込） ・弁理士・特許事務所専用プレミアム：月額66,000円（税込） |
| 渋谷オフィス | ・弁理士電話代行は得意分野の1つ ・最初の1か月は実質的なお試し期間 |
・シンプルプラン：月額11,000円（税込） ・スタンダードプラン＋LINE報告オプション：月額28,600円（税込） ・英語プラン：月額16,500円（税込） |
| BusinessCall（ビジネスコール） | ・リアルタイムで電話内容を確認できる ・Pマーク取得済みなので個人情報も安心 |
・スタンダードプラン：月額55,000円（税込）～ ・ラグジュアリープラン：月額11,000円（税込）～ |
| テルリンク | ・十分な研修を受けたプロのオペレーターが電話対応 ・1か月無料のお試し期間あり |
・基本対応プラン：月額4,950円（税込）～ ・プラス対応プラン：月額11,000円（税込）～ ・コールセンタープラン：月額23,100円（税込）～ |
| Biz on call | ・英語対応も含め標準仕様が充実 ・業務開始前に徹底したオペレーター研修を実施 |
・プランA：月額33,000円（税込） ・プランB：月額55,000円（税込） ・プランC：月額77,000円（税込） |
| ニーズシステム | ・法律関連を中心とした士業専門の渋谷オフィス ・創業39年の豊富な実績 |
・通常コース：月額44,000円（税込） ・月3日間コース：月額19,800円（税込） ・月2日間コース：月額16,500円（税込） |
| 電話代行サービス | ・士業特化型の渋谷オフィスに対応可能 ・初期費用0円で月額7,700円（税込）からの低コスト |
・月間15コールまで：7,700円（税込）～ ・月間30コールまで：8,800円（税込）～ ・月間50コールまで：11,000円（税込）～ ・月間100コールまで：22,000円（税込）～ |
| エンジェル・ファンド・ジャパン | ・細かいマニュアルで幅広い業務に対応 ・メール代行サービスの併用でビジネスチャンスを逃さない |
・格安スタートプラン：月額8,250円（税込）～ ・スタンダードプラン：月額16,500円（税込）～ ・ネクストプラン：月額44,000円（税込）～ ・ファイナルプラン：142,780円（税込）～ |
【PR】弁理士事務所のブランドイメージを大切にする高品質＆英語対応可の電話代行サービス
CUBE電話代行サービス
CUBE電話代行サービスの特徴
CUBE電話代行サービスは、秘書検定2級以上の資格を持つ正社員オペレーターが対応する、質の高い電話代行サービスです。
導入継続率は99.2％と非常に高く、司法書士事務所や役所、裁判所からの電話対応にも対応可能です。
月額料金は11,000円から利用でき、シンプルプランや英語対応プランなど多様なプランが揃っており、業務効率化に大いに貢献します。
また、SlackやChatworkといったチャットツールにも対応しており、リアルタイムでの情報共有が可能です。
CUBE電話代行サービスはこんな企業におすすめ
- 専門的な電話対応が必要な中小規模の弁理士事務所や法律事務所
- 国際的なクライアントを持ち、多言語対応が求められる事務所
- コストを抑えつつ、顧客対応の質を保ちながら業務効率を向上させたい企業
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CUBE電話代行サービスを選ぶべき理由
【理由1】秘書検定2級以上、電話応対技能検定取得の正社員オペレーターが対応
CUBE電話代行サービスは、秘書検定2級以上を取得した正社員オペレーターが担当し、専門性の高い弁理士事務所に最適な高品質な電話対応を提供します。
1,020時間以上の研修とマンツーマンの指導を受けたオペレーターが、専門用語やビジネスマナーに精通しているため、クライアントに対して迅速かつ正確な対応が可能。業務効率を高めると同時に、クライアントとの信頼関係を強化します。
さらに、専門業務に集中しつつ、電話対応の質を維持できるため、顧客満足度の向上や新規顧客の獲得にも貢献します。
電話代行を活用することで、コスト効率が向上し、繁忙期や不在時でも大切なクライアントからの連絡を逃すことなく対応できます。
また、専門的な知識が求められる場合でも、オペレーターが的確に応対し、ミスを防ぐことで、事務所の信頼性を長期的に高めることが可能です。
【理由2】ネイティブのスキルチェックを受けたスタッフによる英語対応プラン
CUBEの英語対応プランは、国際的なクライアントを多く抱える弁理士事務所や企業にとって、最適なサービスです。
ネイティブレベルのスキルを持つオペレーターが、日本語と英語の両方に対応し、海外からの問い合わせにも迅速かつ正確に応対します。
このプランを導入することで、英語対応スタッフの雇用や教育にかかるコストや時間を大幅に削減でき、業務効率が飛躍的に向上します。
特に、国際業務に集中したい経営者にとっては、重要なビジネスチャンスを逃さずに対応できる点が大きなメリットです。
【理由3】Teams、Chatwork、Slack等メンション報告も対応
CUBE電話代行サービスは、Teams、Slack、Chatwork、LINEなど、さまざまなチャットツールに対応しており、リアルタイムで電話の内容を報告することが可能です。
これにより、社内の業務フローに合った方法で情報を共有し、業務効率化をさらに促進できます。
既存のツールをそのまま使えるため、新たなツール導入の手間を省くこともできます。
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CUBE電話代行サービスの導入事例・口コミ評判
大阪府大阪市北区 特許事務所様 導入16年目
長年お世話になっていますが、困ったことは一つもありません。キューブさんへ24時間転送していて、事務所にいる時は携帯電話へつないでもらい、不在時には用件を聞き取ってメールで報告をもらっています。営業電話は取らなくて良く、スタッフ皆さんの対応が丁寧で取引先への印象も良く、満足しています。
引用元：CUBE電話代行サービス公式HP（https://www.cube108.jp/case/case9.html）
埼玉県さいたま市 特許事務所 導入5年目
英語と日本語を両方の対応の少ない件数のプランがあり導入しました。特許庁受理官庁や審査官からの電話も正確に報告をもらえるので助かっています。
引用元：CUBE電話代行サービス公式HP（https://www.cube108.jp/case/case9.html）
鹿児島県鹿児島市 特許事務所 導入6年目
送ったスケジュール通りに対応してもらっています。営業を省いて内線感覚でつないでもらったり、不在の際は戻り時間を伝えてもらったり秘書の様な存在です。
引用元：CUBE電話代行サービス公式HP（https://www.cube108.jp/case/case9.html）
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CUBE電話代行サービスの料金プラン
- シンプルプラン: 11,000円（税込）
- スタンダードプラン: 27,500円（税込）
- 英語対応プラン: 16,500円（税込）
CUBE電話代行サービスの会社概要
| 会社名 | 株式会社大阪エル・シー・センター |
|---|---|
| 所在地 | 大阪市北区梅田1丁目11番4-1100号 大阪駅前第4ビル11階 |
| 設立年 | 1948年11月1日 |
| 会社URL | https://www.osakalc.co.jp |
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まだまだある！そのほかの弁理士向け電話代行会社
株式会社ビジネスアシスト
画像引用元：株式会社ビジネスアシスト公式サイト（https://www.biz-assist.co.jp/）
株式会社ビジネスアシストの特徴
専門知識を持ったオペレーターが専任チームを組んで対応
特許関連の専門知識・専門用語を身につけた質の高いオペレーターが、1社につき複数名で専任チームを組んで電話対応。メンバー全員が利用者様の情報を共有しているので、誰が電話に出てもスムーズな対応が可能です。
専任チーム対応型だからこそ、お客様が同じことを二度、三度と説明する必要はありません。ストレスのない電話対応で、お客様の満足度も維持されることでしょう。
相手方や事務所のカラーに合わせた柔軟な対応が可能
一般的に弁理士事務所は「お堅い」イメージのある業界ですが、そうとは言え、取引先によってはフレンドリーな対応を求められることもあります。また、もともとフレンドリーなカラーを持つ弁理士事務所あるでしょう。
ビジネスアシストでは、全ての電話に一律の対応を行うのではなく、相手方や事務所のカラーに合わせて的確かつ柔軟に対応。まるで事務所の正職員のようなふるまいで、お客様に違和感の残らないサービスを提供します。
株式会社ビジネスアシストを選ぶべき理由
【理由1】全てのオペレーターが高い責任感を持つ正社員
ビジネスアシストで電話オペレーターを担当しているスタッフは、全員がビジネスアシストの正社員。派遣社員やアルバイト、パートなどは一切雇用していません。
ビジネスアシストでは、電話対応をするオペレーターが利用者様の「顔」になると考えています。「顔」である以上、オペレーターの対応次第では、大きなビジネスチャンスの獲得につながったり、逆に大きなビジネスチャンスを逃したりすることもあるでしょう。
電話オペレーターは、受付や取次をするだけの事務仕事ではなく、利用者様のビジネスを左右する営業的な側面もある仕事、とビジネスアシストでは考えています。この方針を深く理解できるかどうかという厳しい採用基準に立てば、採用試験に合格したスタッフを正社員にしたいと考えるのも当然です。
【理由2】柔軟な対応ができるようオペレーター全員に秘書検定取得を義務化
ビジネスアシストでは、全てのオペレーターに対して秘書検定の取得を義務付けています。
秘書検定とは、単に敬語を使った丁寧な話し方について学ぶ検定試験ではなく、相手の状況を理解して的確かつ柔軟な対応ができるスキルを学ぶ検定試験。一律の対応ではなくエンドクライアントに応じた柔軟な対応を目指すビジネスアシストでは、まさに秘書検定に含まれたスキルがオペレーターに必須と考えています。
秘書検定を取得するだけではなく、360時間にわたる電話対応研修も終えたオペレーターだけが業務に就けるのが社内ルールとなっています。
【理由3】利用者様ごとの必要に応じて柔軟にサービスをカスタマイズできる
利用者様ごとに、柔軟にカスタマイズしたサービスを提供できる点もビジネスアシストの特徴。サービスの利用を検討している利用者様に対して事前に十分なヒアリングを行い、標準サービスに各種のメニューを交え、各社の事情に応じて柔軟にサービス内容を組み立てます。
標準サービスに加えられる内容は、利用者様専用時間外アナウンス、時間延長、スタッフ5名追加、専用電話番号貸し、共同FAX番号貸し、専用FAX番号貸し、住所貸し、夏季休暇対応など。お客様との電話内容を適切な部署へとつないだり、担当者様の個人携帯とパソコンに分けてメール連絡を入れたりなど、利用者様への報告方法にも柔軟に対応可能です。
【理由4】特許関連の専門知識・用語を理解したオペレーターが専属チームで対応
弁理士事務所の電話対応を行うオペレーターは、特許関連の知識・用語を十分に習得した専門スタッフのみ。1事務所に対して数名の専門スタッフが専属チームを組み、エンドクライアント様や特許庁からの電話に対応します。
特許関連の業務は専門性が高いため、一般的な電話オペレーターでは対応できない部分が多々あります。ビジネスアシストでは特許関連の知識を備えた専門オペレーターが対応するので、お客様にストレスや違和感を与えることはないでしょう。
2023年9月時点で、ビジネスアシストの渋谷オフィスを利用している弁理士事務所は22社以上。「事務スタッフを新規採用しても、電話対応だけはビジネスアシストさんに任せる」という声も出ているようです。
株式会社ビジネスアシストの料金
- 基本プラン：月額22,000円（税込）～
- 弁理士・特許事務所専用：月額33,000円（税込）
- 弁理士・特許事務所専用プレミアム：月額66,000円（税込）
株式会社ビジネスアシストの口コミ・導入事例
電話のクオリティの高さに感服いたしました
（前略）その後は「感じの良い人が入ったね！」と、何人ものお客さまにお言葉を頂戴できるようになりました。お客さまや見込み客だけでなく、税務署、市役所、法務局、年金事務所など、専門的な内容が多いなか、きちんと対応してくださるクオリティの高さに感服いたしました。現在はスタッフも増え、ビジネスアシストさんを卒業しておりますが、単なる電話代行ではなく「弊社の一員」としてお手伝いしてくださったことには、本当に感謝しております。
引用元：株式会社ビジネスアシスト公式サイト｜利用者の声（https://www.biz-assist.co.jp/voice/）
価格以上のクオリティを約束してくれます
（前略）私と同じような教育、研修、コンサルティングに関わる事業家の方には個人的にもビジネスアシストの電話秘書サービスをお勧めしています。価格以上のクオリティを約束してくれるのは、小さな企業にとって心強いパートナーができたようなものだからです。電話秘書というと電話応対している人の顔が見えてこないのが一般的なようですが、ホームページ、メールレター、ブログなどを通じて、秘書スタッフの皆さんの「顔が見える」ことに誠実さを感じています。
引用元：株式会社ビジネスアシスト公式サイト｜利用者の声（https://www.biz-assist.co.jp/voice/）
「連絡がつきにくい」という不満の声がなくなりました
（前略）事務所への着電情報は携帯メールに送ってもらい、緊急対応を要する連絡の場合には携帯電話に直接電話をいただくようにしています。特にメール報告が早く、また緊急時対応の要否を敏感に察してくださるので助かっています。その後「連絡がつきにくい」との不満を聞くことはなくなりました。私のような仕事はお客様との信頼関係が大切なので、連絡がつかないことによる不満や負担が軽減されたのはとても大きいです。（後略）
引用元：株式会社ビジネスアシスト公式サイト｜利用者の声（https://www.biz-assist.co.jp/voice/）
企業概要
| 会社名 | 株式会社ビジネスアシスト |
|---|---|
| 会社所在地 | 東京都豊島区池袋2-14-2 JRE池袋2丁目ビル2F |
| 公式HP | https://www.biz-assist.co.jp/ |
渋谷オフィス
画像引用元：画像引用元：渋谷オフィス公式サイト（https://www.shibuya-office.co.jp/）
渋谷オフィスの特徴
電話代行サービスを提供するスタッフは、全員が6か月（520時間）以上の研修を積んだ電話対応のプロフェッショナル。特許関連の知識が豊富なスタッフも在籍しているので、お客様にストレスのない対応が可能です。
スタッフの質の高さに対し、月額3,000円からというコストパフォーマンスの良い料金設定も魅力。まずはスモールスタートではじめ、お客様の反応を見ながら少しずつプランを上げていっても良いでしょう。守秘義務も徹底している業者です。
渋谷オフィスの料金
- スタート：月額3,000円（税不明）
- エコノミー：月額5,000円（税不明）
- スタンダード：9,000円（税不明）
- ビジネス：月額15,000円（税不明）
- エグゼクティブ：月額25,000円（税不明）
企業概要
| 会社名 | 渋谷オフィス Jyovial, co,ltd. |
|---|---|
| 会社所在地 | 東京都渋谷区渋谷2-7-14 VORT青山5F |
| 公式HP | https://www.shibuya-office.co.jp/ |
大阪エル・シー・センター（CUBE）
画像引用元：大阪エル・シー・センター（CUBE）公式サイト（https://www.cube108.jp/）
大阪エル・シー・センター（CUBE）の特徴
様々な業界へ電話代行サービスを提供している大阪エル・シー・センター（CUBE）ですが、中でも弁理士業界は得意分野の1つ。過去18年以上にわたり弁理士事務所にサービスを提供しているので、専門性の高い特許関連の問い合わせにも的確に対応します。お客様からの問い合わせだけではなく、専門用語の多い特許庁からの問い合わせにも対応可能です。
サービス利用開始から1か月以内に限り途中解約・返金が可能。最初の1か月は実質的なお試し期間と考えて良いでしょう。
大阪エル・シー・センター（CUBE）の料金
- シンプルプラン：月額11,000円（税込）
- スタンダードプラン＋LINE報告オプション：月額28,600円（税込）
- 英語プラン：月額16,500円（税込）
企業概要
| 会社名 | 株式会社大阪エル・シー・センター |
|---|---|
| 会社所在地 | 大阪市北区梅田1-11-4－1100号 大阪駅前第四ビル11F |
| 公式HP | https://www.cube108.jp/ |
BusinessCall（ビジネスコール）
画像引用元：BusinessCall（ビジネスコール）公式サイト（https://businesscall.jp/landing6）
BusinessCall（ビジネスコール）の特徴
電話対応の専門的な研修を受けたスタッフが、クライアント様にストレスのない電話対応サービスを提供。受電した内容はLINEやChatwork、Slackなどを通じて迅速に利用者様へ通知するため、出先でも大事な電話を逃すことがありません。
電話代行業者としてPマークも取得済み。個人情報が漏洩する恐れもないので、安心してサービスを利用できるでしょう。
ラグジュアリープランを選んでも月額料金は11,000円（税込）とリーズナブル。コールオーバーは1件につき143円（税込）と良心的です。
BusinessCall（ビジネスコール）の料金
- スタンダードプラン：月額55,000円（税込）～
- ラグジュアリープラン：月額11,000円（税込）～
企業概要
| 会社名 | ウィズ・プランナーズ株式会社 |
|---|---|
| 会社所在地 | 東京都品川区西五反田7-21-1 第5TOCビル |
| 公式HP | https://businesscall.jp/ |
テルリンク
画像引用元：テルリンク公式サイト（http://www.tel-link.net/）
テルリンクの特徴
電話問い合わせに対する最初の対応者は事務所の顔。弁理士という高度な仕事において、あやふやな電話対応をしてはビジネスチャンスを逃しかねません。
テルリンクでは、全オペレーターに対して事前に研修を徹底。事務所の顔として十分な品質の対応ができるスキルを身につけた上で、実際の電話代行業務へと入ります。
サービスの品質を確認したい方のため、1か月の無料お試し期間を用意しています。
テルリンクの料金
- 基本対応プラン：月額4,950円（税込）～
- プラス対応プラン：月額11,000円（税込）～
- コールセンタープラン：月額23,100円（税込）～
企業概要
| 会社名 | 株式会社テルリンク |
|---|---|
| 会社所在地 | 宮城県仙台市青葉区中央2-2-10 仙都会館5F |
| 公式HP | http://www.tel-link.net/ |
Biz on call
画像引用元：Biz on call公式サイト（https://stepys.com/）
Biz on callの特徴
一般的な電話受付・取次・即時報告のほか、緊急時携帯連絡や会社情報案内、採用受付対応、英語対応など標準仕様が非常に充実。繁忙期のコール数増加や時間外自動電話にも柔軟に対応可能です。
利用契約後は、担当オペレーターを選任の上、利用者様の事務所の状況に応じて徹底した研修を実施。高品質の電話対応ができる体制が整ってから業務をスタートさせます。
事業規模やその他の要望に応じ、24時間365日対応可能です。
Biz on callの料金
- プランA：月額33,000円（税込）
- プランB：月額55,000円（税込）
- プランC：月額77,000円（税込）
企業概要
| 会社名 | 株式会社Step y’s |
|---|---|
| 会社所在地 | 東京都中央区日本橋3-2-14 新槇町ビル別館第一2F |
| 公式HP | https://stepys.com/ |
ニーズシステム
画像引用元：ニーズシステム公式サイト（https://niz.co.jp/）
ニーズシステムの特徴
ニーズシステムは、2023年時点で創業39年になる実績豊富な電話代行サービス会社。法律関連を中心に、弁護士事務所だけではなく弁理士事務所や司法書士事務所、会計事務所など、士業の方々に特化したサービスを提供している会社です。
弁理士事務所の電話代行実績も非常に豊富で、クライアントはもちろん、特許庁からの問い合わせにも専門用語を使ってスムーズに対応。質の高いサービスが評判を呼び、全国31都道府県で約240の士業事務所が同社のサービスを利用しています。
ニーズシステムの料金
- 通常コース：月額44,000円（税込）
- 月3日間コース：月額19,800円（税込）
- 月2日間コース：月額16,500円（税込）
企業概要
| 会社名 | 株式会社ニーズシステム |
|---|---|
| 会社所在地 | 東京都中央区明石町2-16 メゾンドールニュー明石301 |
| 公式HP | https://niz.co.jp/ |
電話代行サービス
画像引用元：電話代行サービス公式サイト（https://denwadaikou.jp/）
電話代行サービスの特徴
士業の電話対応を専門にしたスタッフが対応するので、サービスの品質には自信あり。法律や会計にも詳しいことから電話対応に広がりが生まれ、お客様から高い満足を得られるでしょう。
専門性の高いサービスを提供しているにも関わらず低価格な点も魅力。月額7,700円（税込）～の低コストなので、事務・電話スタッフを新規雇用するよりも人件費削減に貢献するでしょう。初期費用や連絡費用もすべて基本料金に含まれます。
電話代行サービスの料金
- 月間15コールまで：7,700円（税込）～
- 月間30コールまで：8,800円（税込）～
- 月間50コールまで：11,000円（税込）～
- 月間100コールまで：22,000円（税込）～
企業概要
| 会社名 | 電話代行サービス株式会社 |
|---|---|
| 会社所在地 | 東京都渋谷区広尾1-1-39 恵比寿プライムスクエアMBE303 |
| 公式HP | https://denwadaikou.jp/ |
エンジェル・ファンド・ジャパン
画像引用元：エンジェル・ファンド・ジャパン公式サイト（https://jahphone.com/index.php）
エンジェル・ファンド・ジャパンの特徴
弁理士事務所への問い合わせは専門性が高いため、電話代行会社では何らかの具体的な対策の準備が必須です。エンジェル・ファンド・ジャパンでは、弁理士事務所に特化した詳細な対応マニュアルを用意しているので、一般的な電話代行会社では対応不能な高難度の案内も可能。質の高いマニュアルを用意することで、クライアント様からの満足度を上げます。
オプションを設定すれば24時間メール応答も可能なので、深夜の問い合わせなどに潜在している大事なビジネスチャンスの獲得も期待できます。
エンジェル・ファンド・ジャパンの料金
- 格安スタートプラン：月額8,250円（税込）～
- スタンダードプラン：月額16,500円（税込）～
- ネクストプラン：月額44,000円（税込）～
- ファイナルプラン：142,780円（税込）～
企業概要
| 会社名 | エンジェル・ファンド・ジャパン合同会社 |
|---|---|
| 会社所在地 | 大阪府大阪市中央区東心斎橋1-12-20 |
| 公式HP | https://jahphone.com/index.php |
弁理士向け電話代行会社とは？利用するメリット
本来やるべき業務に集中できる
知的財産権の出願資料を作成するにあたり、弁理士は非常に細かいリサーチや計算を重ねる必要があります。これらの業務には思考の流れがあるので、可能な限り集中力を妨げる要素を排除しなければなりません。
しかしながら、どうしても集中力を様投げるやむを得ない要素があります。それが電話対応です。
電話対応を電話代行会社に任せれば、本来やるべき業務に集中できる環境が創出されます。仕事の質もスピードも上がり、お客様からの満足度も向上することでしょう。
外出中や打ち合わせ中でも安心して電話対応を任せられる
外出したり打ち合わせしたりなど、弁理士は事務所を不在にすることが多い仕事。事務スタッフが常駐している事務所なら問題ありませんが、一人事務所の場合、たとえ電話転送をかけていても上手に電話へ対応できないことも多いでしょう。
電話代行会社を利用すれば、事務所不在中の電話にも漏れなく対応が可能。電話オペレーターが対応した電話の中に、大事なビジネスチャンスが潜在しているかもしれません。
既存のお客様の満足度アップに貢献する
事務所へ電話をかけてくる人は、新規のお客様ばかりではありません。当然ながら、既存のお客様からの問い合わせ電話もたくさん入ります。
大事な既存のお客様が電話をかけてきたにも関わらず、電話に出られないことが多い状況では、やがてお客様からの信頼を低下させる恐れもあるでしょう。
電話代行を利用すれば、既存のお客様からの電話にも漏れなく対応が可能。満足度が維持され、お客様との信頼関係も長期的に維持できるでしょう。
弁理士向け電話代行サービスでよくある質問
Q1.弁理士が電話代行を利用するべき理由とは？
ビジネスチャンスを逃さないため
一昔前に比べ、現代は知的財産権が重視される時代となりました。時代の変化に伴い弁理士業務も増えてきたのですが、一方で少しでも多くの顧客を獲得するために事務所間での競争が激化。ビジネスチャンスを逃さないためには、外出中や定休日に掛かってくる1本の電話も無駄にできなくなりました。
不在時にかかってくる電話の中には、大きな案件が潜在しているかもしれません。しかしながら、電話をかけた相手は、「不在のようだし、急ぎだから別のところにお願いしよう」と考える可能性もあります。競争が激化する弁理士業界でビジネスチャンスを逃さないようにするため、電話代行会社を利用するべきでしょう。
繁忙期と閑散期の波があるため
知的財産権の出願を行う主体の多くは企業なので、出願の件数は企業全体の景気に左右されると言われています。景気の良い時期と景気の悪い時期で、出願業務の繁忙期と閑散期を体感している弁理士先生もいるのではないでしょうか？
不況の影響を受ける可能性の高い弁理士事務所において、人件費の視点から常勤スタッフを雇うことはリスク。必要な時期に必要なだけ利用できる電話代行サービスは、弁理士事務所の合理的な運営に貢献します。
Q2.弁理士向け電話代行会社の選び方のポイントは？
電話オペレーターの質を重視する
電話代行会社を選ぶ際、第一に重視すべき要素はオペレーターの質です。
電話オペレーターにとって、丁寧な言葉使いができることは当然必要とされる能力ですが、ほかにもお客様のニーズを的確に理解できる能力や、お客様に気持ちよく電話を切ってもらえる柔らかな対応力なども、非常に大切な能力です。これらの能力は、一朝一夕で身につくものではありません。
電話代行会社が提供しているお試し期間なども利用し、電話オペレーターの質を確かめてから契約を検討しましょう。
知的財産権に特化した業務に対応できる会社を選ぶ
第二に重視すべきポイントが、知的財産権の特化した業務に対応できる会社を選ぶことです。
弁理士事務所に知的財産権の相談や依頼をする相手方は、相応の専門的な知識を持っています。電話の中で専門用語を使うこともあるでしょう。そのような電話の中で、専門用語の意味も分からず不明瞭な対応をした場合、大事なビジネスチャンスを逃す恐れがあります。新規問い合わせのチャンスを逃すだけではなく、既存のお客様に対しても不信感が蓄積していくかもしれません。
電話オペレーターは、弁理士事務所にとって単なる受付・取次担当ではありません。営業的な要素も持つ重要なスタッフです。
弁理士事務所の電話代行実績をチェックの上、高い専門性を持つ電話代行会社を選びましょう。
自社のニーズに応じて柔軟なサービスを提供できる会社を選ぶ
第三に重視すべきポイントが、自社のニーズに合わせた柔軟なサービスに対応できることです。
同じ弁理士事務所でも、そのビジネススタイルにより電話代行へ求めるものは異なります。標準プランで十分な事務所もあれば、自社に合わせた特別なメニューも必要となる事務所もあるでしょう。
ニーズにマッチしたサービスを過不足なく提供できる電話代行会社は、御社の業務効率化とコスト削減に貢献します。
弁理士向け電話代行サービスのまとめ
この記事では、弁理士向けの電話代行サービスを提供する業者を8社紹介してきました。電話代行サービスを導入することで、業務の効率化が図れるだけでなく、顧客満足度の向上も期待できます。会社を選定するにあたっては自社とのマッチ度やサービス内容を吟味しましょう。
