「派遣スタッフの勤怠管理や、給与計算に時間と手間がかかっている」という課題を抱えている人材派遣会社の担当の方もいるのではないでしょうか。
そこでこちらの記事では、派遣勤怠管理システムを紹介していきます。各システムについての特徴や強み、費用、導入事例をまとめていますので、システムを検討する際の参考にしてみてください。
| 会社名 | サービスの特徴 |
|---|---|
DigiSheet
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導入実績数5,000社以上！派遣業に特化した勤怠業務管理システム
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ジンジャー勤怠 |
多様な打刻方法と手厚いサポートで勤怠管理をスムーズに |
かえる勤怠管理 |
専用端末で簡単打刻、リアルタイム監視で効率的な勤怠管理 |
e-naviタイムシート |
派遣に特化した勤怠管理で業務効率と正確性を向上 |
CLOUZA |
シンプル操作で、低コスト勤怠管理 |
STAFF EXPRESS |
スマホで簡単！派遣管理を効率化 |
Jobs |
マイページで簡単勤怠報告 |
MatchinGood |
現場での使いやすさに配慮されたシステム設計 |
FC勤怠 |
要望に合わせた細かいカスタマイズに対応している |
ジョブカン勤怠管理 |
ICカードやGPSなど好みの手段での打刻が可能 |
プラスナビ |
「キャスティングナビ」との連携で派遣会社のお悩みを解決 |
DigiSheet
DigiSheetの概要
株式会社ヒューアップテクノロジーが提供しているDigiSheet（デジシート）は、人材派遣業に特化した、勤怠業務効率化システムです。
「省力化」「見える化」「高速化」の3つの導入メリットがあり、すでに5,000社以上が導入。クラウドサービスのため、インストール作業は一切不要で、ブラウザさえあれば、すぐに利用が開始できます。
導入も最短で1ヶ月で完了！現状システムからの移行はもちろん、導入後まで専任スタッフがしっかりサポートしてくれます。
DigiSheetを選ぶべき理由
派遣スタッフの管理業務を自動化し人的ミスを削減！
DigiSheetには、派遣スタッフと派遣先（承認者）が利用しやすい便利な機能が充実！勤怠管理業務の記入ミス、読み取りミス、集計ミスを削減します。
派遣スタッフの勤怠状況がリアルタイムで分かる！
スタッフの勤務状況や承認状況など、勤怠データをリアルタイムに把握。勤務状況の入力や承認から給与・請求計算に至るまで勤務管理関連のデータや処理も一元化し、担当者の業務負担を削減します。
導入後も安心！充実のサポート体制
導入時から運用後まで安心のサポート体制を整備。日々の運用における疑問点や緊急対トラブルに対応する「ヘルプデスクサポート」や、実際にシステムを利用する方向けにトレーニングセミナーも定期的に開催。
DigiSheetの主な機能
DigiSheetには、「派遣スタッフ」と「派遣先承認」用にそれぞれ以下の機能が備わっています。
派遣スタッフ用の主な入力機能
| 勤務報告 | 勤務実績の入力や休暇申請等の詳細な勤務入力を行います |
| 勤務報告表示形式 | 使用者の勤務報告の内容をタイムシートイメージで閲覧が可能 |
| 届出入力 | 勤務報告に必要な届出（有休・代休・遅刻早退・出張など）をセレクトボックスから選択。「届出事由入力」ダイアログが自動表示され、届出についてコメント入力が可能 |
| 勤務カレンダ設定 | 勤務カレンダ設定メニューの『実行』ボタンをクリックすると、契約期間のカレンダがデジタルタイムシート【DigiSheet】として作成され表示 |
派遣先の主な承認機能
| 勤務承認 | スタッフの勤務報告に対して、承認処理または否認処理を行う機能 |
| 否認事由入力 | 勤務報告を「否認」すると「否認事由入力」ダイアログが自動表示され、否認した理由についてコメントの入力が可能 |
| 勤務状況一覧 | 承認対象のスタッフの勤務状況（勤務日数、勤務時間、残業時間、休日勤務日数など）の情報を表示 |
| 利用状況一覧 | 承認対象のスタッフのDigiSheetの利用状況（勤務入力日数、承認済みの日数、 未報告の日数など）の情報を表示 |
DigiSheetの導入事例
タイムシートの集計のみに費やしていた時間が短縮
これまでタイムシートの集計のみに費やしていた時間が短縮したことで、請求業務や給与計算業務などが余裕をもって行えるようになり、締め処理業務全般におけるミスを防ぐことができるようになりました。
DigiSheet公式サイト「事例一覧」：(https://www.huapp.co.jp/case/107-blcase-list/）
安心が生み出す能率的な作業環境「勤怠管理ツール」以上の価値に
双方から同時に簡単にいつでも確認し合える、デジシートの『双方向性』というメリット。これにより、実際の業務が格段にスピーディになりました。紙のタイムシートという現物のやり取りが不要ですから、例えば、スタッフに入力の間違いを確認してもらう際にも、話がはやいですね。スタッフ、承認者そして我々管理側、三者が楽になるシステムだと思います。
DigiSheet公式サイト「事例一覧」：(https://www.huapp.co.jp/case/102-blcase-list/）
800時間の計算時間がデジシートの導入でゼロに
1枚のタイムシートを計算するのに、平均して5分程度かかりました。当社では確認のために別部署で一から計算し直すため、1枚あたりさらに3分ほど必要です。仮に500枚分の作業をするとなると、年間800時間も費やすことになります。
これはあくまでも単純な勤務形態の場合で、クリエイター独特の不規則な労働時間が絡むと、もっと手間がかかります。この計算時間がデジシートの導入で、ゼロになります。
また、自動集計されますので計算ミスもありません。さらに郵送代、電話、Faxの通信代、場合によってはバイク便を使うこともありましたので、その分のコスト削減ができました。
DigiSheet公式サイト「事例一覧」：(https://www.huapp.co.jp/case/104-blcase-list/）
DigiSheetの会社概要
| 会社名 | 株式会社ヒューアップテクノロジー |
|---|---|
| 設立年 | 2000年6月 |
| 会社住所 | 東京都豊島区南池袋1-13-23 JRE南池袋ビル4階（旧池袋YSビル） |
| URL | https://www.huapp.co.jp |
派遣社員の勤怠管理における課題
派遣社員の勤怠は「派遣元」と「派遣先」両方で管理を行う
派遣社員の勤怠管理は「派遣元」と「派遣先」の2か所での対応が必要という特徴があります。ただし、派遣元と派遣先では、勤怠に関して管理する項目が異なります。
まず派遣元は派遣社員と雇用契約を結ぶことから、業務に応じた賃金の支払い・有給休暇の付与義務が発生しますが、派遣社員は派遣元には出勤せずに派遣先に直接出勤するため、労働時間や休暇の取得についての管理は項目に含まれないことになります。
派遣先は派遣社員と雇用契約の締結は行いません。そのため、賃金の支払いや有給付与についての管理は必要ありませんが、出退勤時間の記録は基本的に派遣先で管理を行います。
派遣元ではリアルタイムで派遣社員の労働時間把握が難しい
以上のように派遣社員の出退勤時間の管理は基本的に派遣先で行うため、派遣元では派遣社員の労働時間をリアルタイムで把握することが難しくなります。例えば「派遣社員が定時で出勤しているのか」「残業をしていないか」といった点は派遣先や派遣社員からの報告がないと把握ができません。
派遣社員がより良い環境で働いていくには、派遣先・派遣元の両方がしっかりと労働管理を管理することが必要となってきますが、派遣元は報告を待っているだけではなく、リアルタイムで労働時間を把握するための工夫が大切といえます。
派遣社員に対応した勤怠管理システム導入メリット
派遣社員に対応した勤怠管理システムとは？
派遣社員に対応した勤怠管理システムとは、上記で「課題」として解説した、「派遣社員のリアルタイムでの勤怠管理を可能にする」システムです。このようなシステムでは、勤怠の管理を行えるほか、派遣社員の契約情報や稼働状況、また派遣先との契約書や法定帳票の管理や更新を行えます。
派遣社員に対応した勤怠管理システムを導入するメリット
派遣社員に対応した勤怠管理システムの導入により、さまざまなメリットが考えられます。
例えば、「派遣元」と「派遣先」の双方で派遣社員の勤怠状況を一括で管理できるようになる点がメリットです。そのため両者での情報共有がスムーズになって報告書作成などに関する手間も削減できますし、勤怠管理における人的ミスの防止に繋げられるといった面もあります。
さらに労働基準法や労働者派遣法への対応も可能。人の手で勤務管理を行う場合、派遣社員の労働時間が36協定を超過してしまう、年次有給休暇が取得できなかったという状況になる可能性もありますが、システムの導入により労働時間の超過などが起きそうな場合は派遣元・派遣先への通知が行えます。
このように通知が前もって送られて来れば対応ができますし、勤怠管理システムを導入しておけばアップデートにより法改正への対応も可能となります。
派遣会社向け勤怠管理システムの選び方5つのポイント
派遣社員の管理に必要な機能は揃っているか？
まずは、自社で管理を行うために必要な機能が揃っているかといった点の確認が大切です。例えば、GPS打刻機能があれば不正な打刻を防げますし、給与計算のシステムとの連携ができれば派遣社員の給与計算を効率的に行えるようになります。
シフト管理機能は利用できるか？
派遣社員や派遣先からの要望をシステムに入力するとシステム側でシフト表を作成する「シフト管理機能」が搭載されているか、という点もチェックしておきたいポイントです。派遣会社は多くの派遣社員のシフト管理を行う必要があるため、この機能があることにより業務効率の大幅な向上が期待できます。
操作性に優れているか？
システムを選択する際には「使いやすいシステムかどうか」という点も重要です。いくら機能が揃っていたとしても使いにくいシステムだと業務の効率化は図れません。トレーニングや研修を行わなくても直感的に操作できるシステムを選ぶことがポイントです。
自社の勤務形態に対応できるか？
「一般派遣」「正社員型派遣」「常用型派遣」「日雇い」「無期雇用派遣」といったように、派遣社員にはさまざまな勤務形態があります。このようにさまざまな勤務形態がある中で、導入しようとしているシステムは自社の勤務形態に対応しているかどうかも重要なポイントといえます。
サポート体制は充実しているか？
勤怠管理システムを導入する際には、どのようなサポートが受けられるのかといった点も確認しておくことにより、導入後も不安なく運用していけるかどうか、という判断ができます。また、法改正があった場合にも迅速に対応してくれるか、といった点を確認しておくことも大切です。
人材派遣の勤怠管理システム成功事例
勤怠管理に関する業務時間を30％削減した事例
とある人材派遣会社では、これまで勤怠管理・労務管理・給与計算システムそれぞれの異なるシステムを使用しており連携ができていない状況であったため、データ集計に時間がかかっていました。
そこで、ワンクリックで勤怠・労務・給与に関する情報を連携できる新たな勤怠管理システムを導入。その結果、勤怠管理に関わる業務時間の30％削減に成功しました。
参照元：システム幹事「（https://system-kanji.com/posts/attendance-management-system-detachment）
派遣社員の打刻漏れを防止できる
施設の照明器具に関するプランニングから施工まで行っている企業において、施工担当者が直行直帰するため正確な勤怠記録の取得が難しいという課題を抱えていたことから、勤怠管理システムを導入しました。
導入の結果、スマホ打刻が可能となったことで勤怠情報の管理が容易となり、打刻漏れを防止できたという効果が挙げられています。
参照元：システム幹事（https://system-kanji.com/posts/attendance-management-system-detachment）
人材派遣の勤怠管理システム導入でよくある質問
Q1.人材派遣の勤怠管理システムを導入するとどんなメリットがありますか？
勤怠管理システムを導入すると、「派遣元・派遣先において派遣社員の勤怠情報が一括管理できる」というメリットがあり、より良い職場環境に繋げられようになります。
また勤怠管理は非常に煩雑な作業となり、派遣社員が多ければ多いほど担当者への負荷が大きくなります。システムの導入により人の手で作業を行う場合に比べてミスを防止でき、さらに業務の効率化が図れるといった点もメリットです。
Q2.人材派遣の勤怠管理システム導入を検討中ですが選び方について教えてください
まずは、自社が派遣社員の勤怠管理を行う上で必要な機能が揃っているか、シフト管理機能に対応しているかどうか、自社の勤務形態に対応しているかといった点などについて確認した上でシステムの選択が必要となってきます。
そのほか、実際に現場で使用する社員が使いやすいと感じられるシステムかどうかという点、サポート面が充実しているかといった点について確認しておくことにより、導入後の運用もスムーズに進められるようになります。
人材派遣勤務管理システムは各社から提供されており、さまざまな種類があります。どのようなシステムがあるのかという点について知りたい方は、「派遣会社向け勤怠管理システム早見表」をご覧ください。
人材派遣勤怠管理システムまとめ
こちらの記事では、人材派遣勤務管理システムについて紹介してきました。派遣会社の業務効率化などのメリットが得られるシステムとなっているため、現在派遣社員の勤怠管理などについて課題を抱えている場合には、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
- 免責事項
- 本記事は、2023年6月時点の情報をもとに作成しています。掲載各社の情報・事例をはじめコンテンツ内容は、現時点で削除および変更されている可能性があります。あらかじめご了承ください。
