ビットキャンパス（BIT CAMPUS EX）とは？塾経営管理システムの料金、評判、使い方を紹介

ビットキャンパスの特徴

ビットキャンパス（BIT CAMPUS EX）の特徴や強みを紹介します。

手軽に導入できるシステム

ビットキャンパスは「手軽に導入できる」という点が大きな特徴となっています。現在塾にあるパソコンやタブレット、スマホを利用でき、難しいシステムの知識は不要です。インターネットにつながる環境があればすぐに導入が可能です。

塾の業務を効率化するためのシステムを導入したいものの、システム構築は経験がないといった場合でも問題ありません。運用にあたって導入研修や運営サポートも用意されているため、わからない部分があれば相談しながら導入・運用を進めていくこともできます。

また、ビットキャンパスはクラウド型のアプリで提供されていることからお客さま側でのメンテナンスも必要ありません。そのため、「いつの間にかバージョンが古くなってしまうのではないか」といったような心配も不要です。

導入前に無料体験も可能

ビットキャンパスを導入したい、という場合には電話やメールでの問い合わせを行った後、営業担当から商品に関する説明を実施。導入事例なども紹介しつつ、どのような面で困っているのかなどについてヒアリングを行いながら、それぞれに合った運用方法などについて提案が行われます。

導入が決定した場合、サービス提供のために塾ページの解説や管理者IDの発行、各種マスタの登録、運用フローの決定など導入の準備を実施。運用をスタートした後も、導入研修や個人支援など運用に必要なサポートの提供も行っていますので、不明点がある場合には営業担当に相談できます。

また、導入前に無料体験版を利用したり、機能紹介セミナーに参加することによってサービスの事前確認を行った上で導入を検討することも可能です。無料体験版の申し込みやセミナーの受講を希望する場合には、公式ホームページから問い合わせや予約が行えます。

高水準のセキュリティを確保できる

塾は多くの情報を扱います。生徒の情報や成績情報など、非常に取り扱いに慎重にならなければならない情報も多く扱っているため、セキュリティについても万全の体制を取る必要があります。

ビッドキャンパスでは高度なセキュリティシステムを用意することによって、塾で扱っている機密情報をしっかりとガードできる点も特徴のひとつです。単体の企業では用意できない、高い水準のセキュリティを確保できる点も同システムを導入するメリットといえます。

情報の一元管理が可能になる

塾では受講情報や成績情報、問い合わせ情報、請求情報、入退館情報など、さまざまな情報を取り扱っています。これらの情報をバラバラに管理していた場合、扱うツールやファイルが膨大な数になってしまい、管理が煩雑になると考えられますし、対応漏れなどが発生する可能性もあります。

しかしビットキャンパスの導入よって、さまざまな情報の一元管理が可能となります。このようにひとつのシステムで管理できれば、転記を行う際にミスが生じることもなくなりますし、必要な情報をすぐに取り出すことも可能。塾内で共有する場合にもスムーズに対応できるなどのメリットがあります。

さらに、さまざまな情報の管理に伴う時間的なコストも削減できるため、それぞれのスタッフへの負担軽減にもつながり、サービス品質の向上も期待できます。

業務品質のばらつきを防げる

ビットキャンパスを導入することにより、それぞれの生徒の授業進捗や弱点の把握、業務のタスク管理などさまざまな面において塾内での共有が可能になります。そのため、業務に関して品質のばらつきを防げる、といったメリットがあります。

この点は属人的な業務を減らすことにもつながるため、特定の人材にのみ業務が偏ってしまうといった状況も防げます。スタッフの負担軽減によって労働環境の改善も期待できるといった面もあります。

煩雑な業務をサポート

ビットキャンパスでは、学習塾を運営する上で発生する事務業務をシステム上でサポートすることが可能です。例えば時間割やコマ割りを運用するといったような煩雑な業務には時間を取られがちになりますが、このような業務をサポートしてくれるため、本来の業務に集中できるようになります。

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ビットキャンパスの主な機能

「生徒情報管理」「入塾営業管理」「時間割管理」「授業報告・入退館メール」「請求・収納管理」「Web学習機能」「アプリ機能」をそれぞれ解説します。

生徒情報管理

生徒に紐づいている情報を一元管理できる機能です。基本情報や保護者情報、受講情報の他にも成績に関する情報や入塾・受講の申し込み、請求情報などさまざまな情報の管理が可能。保護者からの問い合わせがあった場合にもすぐに情報を閲覧できるほか、成績資料を作成する際の時間短縮にもつながります。

入塾営業管理

入塾に関する営業情報などを管理し、入塾見込み者への営業やフォローなどをしっかりと行えるようにするための機能です。入塾見込み客に対する営業進捗状況を確認したり、その場でのフィードバックを可能にします。

また、問い合わせへの対応履歴を登録することもできるため、前回対応したスタッフが不在の場合でも内容を引き継いだ上での対応が可能となりますし、注意しなければならない対応についてもトップ画面に表示するといったこともできます。

時間割管理

時間割を講師や生徒、教室で管理できるようにする機能です。一斉指導にも個別指導にも対応している点も特徴のひとつとなっています。

こちらの機能では、時間割を登録することができます。さらに生徒や担当講師のスケジュールに対して授業の情報が自動で反映されるため、変更があっても容易に情報共有が可能です。また、管理が難しい個別指導の管理も可能。講師の割り当てや座席配当、欠席振替なども管理が行えます。

そのほか、講師情報の登録機能やスケジュール管理機能も搭載しています。

授業報告・入退館メール

メールを利用して授業の内容や入退館状況を保護者に配信することが可能です。また、一斉指導の授業報告を作成して塾内で共有できるほか、生徒や保護者にも送信でき、欠席者への連絡としても有効に活用できます。

また、個別指導の授業内容の作成・共有も行えます。授業内容を保護者に送ることにより、どのような授業を行っているかといった「見える化」ができ、満足度の向上にも繋がります。

請求・収納管理

ビットキャンパスでは、オプションとして収納管理機能も用意しています。「ビットキャンパス＋収納管理システム」の利用によって、ビットキャンパスで入力した受講データとの連携が可能となり、効率的に収納業務を進められます。

銀行からの引き落としデータやコンビニ払いのデータの取り込みを行うことも可能となるため、請求作業はもちろん非常に煩雑になりがちな入金管理の業務負担も軽減できます。

また生徒に送付する請求書の発行機能やコンビニ払込用紙の出力機能も備えています。

Web学習機能

家庭学習をサポートするWeb学習機能も用意されています。こちらの機能を利用することで家庭での学習を見える化できます。Webテストの受講指示を出し、受講状況や成績の確認を行うといった活用も可能です。

さらに、テーマ単位で学習を行っていけるため、それぞれの生徒の弱点を早期に見つけられるといった面もあります。

アプリ機能

ビットキャンパスでは、スマートフォンアプリも用意しています。このスマホアプリではメールの送受信や掲示板、回覧板、スケジュール機能が利用可能です。

授業や保護者会の案内を確認するほか、災害時の緊急連絡や不審者情報の確認も可能。アプリを活用することによって、生徒・保護者と塾のコミュニケーションをよりスムーズに進められます。

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5分で分かる！ビットキャンパスの特徴

ビットキャンパスはこんな企業におすすめ

• 生徒がどの程度授業を理解できているのかを細かく把握できていない
• 営業の進捗が管理できず見込み客を逃してしまう、入塾率が低い
• 塾内や保護者とのコミュニケーションをスムーズに行えていない

ビットキャンパスを選ぶべき理由

ビットキャンパスの大きな特徴として、「学習塾が開発した塾専用のシステムである」という点が挙げられます。学習塾の現場を把握した上で設計が行われ、何年も自社で運用する中で現場の声をさらに反映させて改良を重ねてきたシステムである、という点が非常に大きな強みとなっています。

学習塾の経営にはさまざまな業務が発生しますが、システム化ができる業務の多くがビットキャンパスを導入することにより対応が可能となります。

ひとつのシステムに多彩な機能を搭載しており、学習塾の経営から無駄をなくして効率アップにつなげていける、という点が選ばれる理由のひとつとなっています。

塾の運営を行っていく上では、問い合わせや説明会など入塾につながる営業や販促企画、イベントなども大切な要素です。営業やイベントを行う場合、それぞれの管理表を用いて見込み客などを管理する、となると営業やフォローが行き届かないといった状況になる可能性もあります。

ビットキャンパスでは、このような課題を解決するために営業の進捗を見える化できる機能を搭載しています。例えば問い合わせのあった生徒の情報を登録して、進捗を確認できる機能や営業ステータスを管理する機能など、営業進捗状況をすぐに確認し、フィードバックを行えるようになります。

このようにツールを活用してそれぞれの見込み客に対してしっかりとフォローや営業を行うことによって、入塾につながる可能性を高められます。これまでのように、アプローチ漏れにより見込み客を逃してしまう、といった状況を防ぐことに繋げられます。

塾の仕事を進める中では、塾内だけではなく保護者とのコミュニケーションも非常に重要なポイントとなってきます。中には、コミュニケーションにおいて問題を抱えている、といったケースもあるのではないでしょうか。

ビットキャンパスでは、コミュニケーションを支援する機能も備えています。例えば生徒が入館・退館した際に保護者にメールを送信したり、一斉指導の授業報告を塾内で共有するとともに生徒・保護者への連絡ができる機能なども用意。欠席者への連絡もスムーズに行えます。

また、スマートフォンアプリを活用することによって、生徒・保護者と塾の接点を増やせるといった点もメリット。掲示板やスケジュール、メール、回覧板機能などを用意しているほか、授業報告などもスマートフォンに届けられます。このような機能を活用することで、コミュニケーションをスムーズに進められるようになります。

ビットキャンパスの導入実績

ビットキャンパス（BIT CAMPUS EX）の導入事例を紹介します。

ビットキャンパス導入で情報共有がスムーズに

生徒情報の一元管理機能を使って受講情報～請求情報まで一括で管理できるところが便利だ。
授業報告をノートからメールへ変更したことで、携帯から気軽に見てもらえるようになった。密に生徒の状況を共有できるようになった。
講師・スタッフ間の連絡も回覧板やメールを使うことで各々の空き時間にスムーズに行えるようになった。引用元：ビットキャンパス公式HP(https://www.bitcampus.net/ex/#case）

塾内イベントの映像公開で生徒保護者の満足度が大幅に向上

生徒のスケジュールを色づけして登録することで、自己管理ができるようになった。面談時もスケジュールを見ながら進捗を確認し、一緒に計画を立てることでより具体的なアドバイスを行っている。
説明会、ガイダンスの内容を動画で生徒・保護者へ配信している。また、説明会、研修を講師へ動画で配信することで非常勤講師も含めて塾内で共有できるようになった。
保護者面談予定のメール送信や生徒面談の対応履歴の登録機能も活用している。引用元：ビットキャンパス公式HP(https://www.bitcampus.net/ex/#case）

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ビットキャンパスの料金プラン

• 月額利用料：生徒への発行ID数（最少10名から）で決定
• 初期導入費用：110,000円（税込）
• オプション利用料：サーバー使用料100MBまで無料（100MB超：1GBにつき月額1,100円（税込）

ビットキャンパスの運営会社概要

本記事のまとめ

ビットキャンパスは、塾によって開発された塾のための経営支援システムです。さまざまな情報を一元管理できる機能や塾の授業をサポートする機能、塾内部だけではなく生徒や保護者とのコミュニケーションをスムーズにする機能など多彩な機能が搭載されている点が特徴です。

塾の運営において課題を抱えている企業は、ぜひビットキャンパスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。まずは無料体験で機能や使い勝手を確認し、その上で導入を検討するのもひとつの方法です。

興味のある場合にはぜひ詳細をチェックしてみてはいかがでしょうか。